10 rád, ako byť výkonný v práci

Visibility: Júlia Micháleková / 13. september 2014 / Tools a produktivita

Pokiaľ chcem (vo svo­jom okolí) niečo zme­niť, mala by som začať od seba. To isté platí pri zvy­šo­vaní výkon­nosti v online mar­ke­tingu. V prvom rade musím byť výkonný ja sám a efek­tívne využí­vať svoj čas. Preto sa v tomto článku budem veno­vať téme na prvý pohľad nesú­vi­sia­cej s online mar­ke­tin­gom: Ako byť výkonný pri práci.

1. Život v rov­no­váhe

Napriek tomu, že súčasný trend stále viac sme­ruje k pro­pa­gá­cii zdra­vého život­ného štýlu a stále viac sa hovorí o vyrov­na­nom pra­covno-súkrom­nom živote, mnohí pova­žujú wor­ko­ho­liz­mus za niečo pozi­tívne.

Ľudí, ktorí robia „od nevi­dím do nevi­dím,” obdi­vu­jeme. Na kole­gov, ktorí odišli z kan­ce­lá­rie pred šies­tou, poze­ráme krivo. Pri­tom, ak chceme byť naozaj výkonní pri svo­jej práci a sústre­diť sa na ňu, potre­bu­jeme občas aj vypnúť. Načer­pať ener­giu pre ďal­šiu prácu so svo­jou rodi­nou, kama­rátmi alebo pri inej voľ­no­ča­so­vej akti­vite.

2. Vedieť si určiť pri­ority

Jedna z naj­väč­ších výziev v rámci time-manaž­mentu je naučiť sa pra­co­vať na tom, čo je naj­dô­le­ži­tej­šie, nie na tom, čo „naj­viac horí.” Hlavne, keď vám na chr­bát dýcha ner­vózny šéf alebo kolega, ktorý tie pod­klady potre­buje teraz hneď.

  • Na to, aby ste vedeli, čo je dôle­žité, si v prvom rade musíte vedieť určiť ciele. V súlade s bodom číslo 1 by ste si pri určo­vaní cie­ľov mali, okrem otázky „Aké sú moje pro­fe­sijné ciele?” odpo­ve­dať aj na otázky:
  • Aké sú moje duševné ciele? (aké schop­nosti sa chcem naučiť, čo chcem vedieť/ovládať)
  • Aké sú moje rodinné a sociálne ciele?
  • Aké sú moje finančné ciele?
  • Aké sú moje ostatné osobné ciele? (napr. zabe­hnúť mara­tón, ces­to­vať do Číny a pod.)

Ciele si sta­no­vu­jeme, aby sme jed­not­li­vým úlo­hám vedeli pri plá­no­vaní určiť pri­oritu. Ich dosia­hnu­tie nás však záro­veň moti­vuje a dodáva nám ener­giu k dosa­ho­va­niu ďal­ších, možno ešte väč­ších cie­ľov.

Nejasné (žiadne) urče­nie cie­ľov môže byť nebez­pečné. Dostá­vate sa totiž do kolo­behu bez­cieľ­nosti:

img01

Pri určo­vaní cie­ľov by ste sa mali držať nasle­dov­ných zásad:

  • Ciele by mali byť SMART.
  • For­mu­lujte ich pozi­tívne a moti­vu­júco. Vyhý­bajte sa zápo­rom a nega­tí­vam. Namiesto „Už nikdy nech­cem prísť do práce neskoro,” napí­šem „Chcem každý deň prísť do práce na čas.”
  • Všetky si zapíšte. Ide­álne na vidi­teľné miesto, kde sa s nimi budete pra­vi­delne stre­tá­vať, alebo sa vám budú pri­po­mí­nať (upo­zor­ne­nia v kalen­dári).

Pri vytvá­raní a rea­li­zá­cii akých­koľ­vek plá­nov sa vždy pýtajte: „Pomôže mi táto čin­nosť k dosia­hnu­tiu mojich cie­ľov?” Ak nie, nie je pre vás pri­oritná.

3. Áno, aj tu platí Pare­tov prin­cíp

Pri fil­tro­vaní toho, čo je sku­točne dôle­žité, sa uplat­ňuje známe pra­vidlo 80/20. Pare­tov prin­cíp hovorí o tom, že 80 % nášho výsledku dosiah­neme za 20 % nášho času. Keď to oto­číme, zis­tíme, že 80 % nášho času trá­vime prá­cou na veciach, ktoré v koneč­nom dôsledku tvo­ria len 20 % našich výsled­kov.

Preto je dôle­žité túto zby­točnú prácu odfil­tro­vať a prejsť od účin­nosti (robím všetko, čo mám, čo naje­fek­tív­nej­šie) k účel­nosti (robím len dôle­žité veci čo naje­fek­tív­nej­šie).

Tu sa veľa ľudí zastaví práve pri už spo­mí­na­nom prob­léme. Roz­lí­šiť, čo je sku­točne dôle­žité a čo je len nalie­havé. Pomôcť vám môže takz­vaný Eisen­ho­we­rov prin­cíp. Podľa neho si úlohy roz­čle­níte na nasle­dovné kate­gó­rie:

  • Pri­orita A – dôle­žité a nalie­havé. Rie­šim okam­žite dnes (naprí­klad kríza).
  • Pri­orita B – dôle­žité pre dosa­ho­va­nie urče­ných cie­ľov.
  • Pri­orira C – nalie­havé. Zdan­livo pôso­bia dôle­žito, lebo sú nalie­havé. Pokiaľ to ide, odmiet­nite ich alebo dele­gujte na iných. Zís­kate tým čas na A a B úlohy.
  • Pri­orita D – ani jedno. Zaho­dím do koša, odmiet­nem, dele­gu­jem na iných.

4. Naučte sa hovo­riť NIE

Základné pra­vidlo manaž­mentu: Hovorte NIE vždy, keď je to možné a hovorte ÁNO, len keď je to nutné.
Jed­ným z naj­čas­tej­ších dôvo­dov, prečo vám pri­bú­dajú práve tasky zapa­da­júce do sku­piny D je, že od vás vaši kole­go­via, nad­ria­dení, pod­ria­dení alebo kama­ráti stále niečo chcú. Neho­vo­rím, že odte­raz nikomu s ničím nepo­mô­žete. Treba však zvá­žiť, či vás dané tasky len neobe­rajú o čas a ener­giu a či je sku­točne nevy­hnutné ich vyko­nať.

5. Plá­no­va­nie je základ

Odpor­co­via pod­rob­ného plá­no­va­nia sú pre­sved­čení, že zaberá prí­liš veľa času, ktorý by ste mohli pou­žiť na prácu. Tiež podľa nich bráni spon­tán­nosti a kre­a­ti­vite.
Ak ste však zava­lený prá­cou a tas­kami, ktoré len ope­ra­tívne rie­šite, nie­lenže vám neos­tane žiadny čas na kre­a­ti­vitu a spon­tán­nosť, ale hlavne vám neos­tane žiadna ener­gia.

img02

Pri akom­koľ­vek plá­no­vaní by ste sa mali držať nasle­dov­ných zásad:

  • Plá­no­va­nie nemôže byť bez ter­mínu.
  • Hlav­nou zása­dou plá­no­va­nia je všetko si písomne zazna­me­ná­vať.
  • Všetky svoje úlohy, akti­vity a ter­míny si okam­žite zapi­sujte do diára alebo kalen­dára. Fun­guje to podobne ako robe­nie pozná­mok, ktoré som rie­šila v tomto článku. Zabud­nite na vetu „To si zapa­mä­tám” alebo „To si zapí­šem neskôr.” Verte mi, 80 % si neza­pa­mä­táte a neza­pí­šete neskôr.

6. Nechajte si rezervu

Nikdy by ste si nemali plá­no­vať 100 % svojho pra­cov­ného času. Je potrebné si nechá­vať rezervu na tzv. požie­rače času a rie­še­nie neča­ka­ných situ­ácií. Pokiaľ si túto rezervu nene­cháte, čo i len malé vyru­še­nie vám úplne nabúra váš kalen­dár.
Odpo­rú­čané je plá­no­vať 60 % svojho času a 40 % si nechať ako rezervu. Ak vám ostane voľný čas, jed­no­du­cho pre­su­niete task z nasle­du­jú­ceho dňa.

7. Ako sa vyspo­ria­dať so žrútmi času

Pred tým, ako budete čítať ďalej, sa skúste zamys­lieť. Čo je v pra­cov­nom živote naj­väčší žrút času? Väč­šina z vás určite odpo­ve­dala vyba­vo­va­nie emai­lov (prí­padne tele­fo­ná­tov alebo koreš­pon­den­cie).
Ako však s týmto prob­lé­mom bojo­vať? Igno­ro­vať emaily, keď sa nám nepáči ich obsah alebo množ­stvo, asi nie je naj­lepší nápad ;).
Prvá zásada znie: nerie­šiť emaily prie­bežne počas celého dňa. Vyhraďte si časové úseky, kedy budete svoje správy vyba­vo­vať. Ja osobne rie­šim maily ráno, poobede a večer. Inak mail box ani neot­vá­ram.
Záro­veň však vždy, keď z mailu odchá­dzam, zatvá­ram ho s nulo­vým počtom nepre­čí­ta­ných správ. Každý mail buď:

  • okam­žite vyba­vím, ak ma to nestojí veľa času a námahy,
  • alebo si naplá­nu­jem jeho vyba­ve­nie do kalen­dára (v prí­pade, že mi jeho rie­še­nie zabe­rie viac ako pol hodiny) a odo­sie­la­te­ľovi odpí­šem, kedy sa budem jeho požia­davke veno­vať,
  • mail pre­čí­tam a neod­po­ve­dám (ak som len na kópii a email nebol priamo adre­so­vaný mne),
  • mail vyma­žem (spam, nepod­statné veci).

8. Naplá­nujte si dobu, kedy sa nene­cháte vyru­šo­vať

Kedy­koľ­vek je to možné, vyhraďte si denne mini­málne jednu (ide­álne 3 :)) hodiny, kedy budete môcť neru­šene pra­co­vať. Zavrite mail, vypnite tele­fón, zariaďte, aby vás kole­go­via „neot­ra­vo­vali” a potom sa v pokoji budete môcť veno­vať úlo­hám, na ktoré sa potre­bu­jete sústre­diť.
Vyru­šo­va­nie je naj­väčší nepria­teľ efek­ti­vity. Mohlo by sa zdať, že tá minútka, kým odpo­viete nie­komu na otázku je zaned­ba­teľná. Keď sa člo­vek dostane do urči­tého flow-u (napr. pri písaní článku) a nie­kto ho z toho vytrhne, trvá ďal­šie desiatky minút, kým sa do toho stavu opäť dostane.

9. Naučte sa dele­go­vať

Mnohí mana­žéri na pop­red­ných pozí­ciách majú zásadný prob­lém s dele­go­va­ním úloh. Buď to neve­dia, nena­padne im to alebo si pove­dia, že si to rad­šej spra­via sami a dobre. Ani jeden z týchto prí­stu­pov nie je správny.
Každý lea­der by mal ako prvú vec pri obdŕ­žaní úlohy mys­lieť na to, či neexis­tuje nie­kto kom­pe­tentný, na koho môže úlohu dele­go­vať. Ak nemáte ako mana­žér pod sebou spo­ľah­li­vých ľudí, chyba bude asi nie­kedy inde, nie v time-manaž­mente.
Avšak aj dele­go­va­nie úloh musí pre­bie­hať takým spô­so­bom, aby bolo efek­tívne (výkonné, správne, proste super :)):
Dele­go­va­nie by sa malo plá­no­vať podľa nasle­dov­ného modelu:

  • Výsledky – Aké sú poža­do­vané výsledky?
  • Moti­vá­cia – Aký prí­nos pri­ne­sie dele­go­va­nie kon­krét­nej úlohy mne a aký kole­govi, kto­rému ho dele­gu­jem?
  • Osoba – Aké (mimo)profesijné skú­se­nosti má kolega a sú tieto zdroje využí­vané?
  • Poria­dok – Na čo treba dávať pozor? Postup, roz­sah, náklady, dôle­žité detaily.
  • Nástroje a pomôcky – Aké pra­covné nástroje a pomôcky budú potrebné? Sú k dis­po­zí­cii?
  • Vyba­ve­nie.

10. Správa kalen­dára

Ja osobne pou­ží­vam Google kalen­dár, kde mám napí­sané všetky čin­nosti, ktoré zabe­rajú viac ako pol hodiny. Na men­šie úlohy pou­ží­vam Wun­der­list.
Nech už pou­ží­vate aký­koľ­vek nástroj, exis­tuje pár vše­obec­ných zásad:

  • V kalen­dári mám okrem pra­cov­ných povin­ností aj súkromné uda­losti alebo čas na ces­to­va­nie.
  • Veľa času tiež ušet­ríte, ak si do kalen­dára nasta­víte opa­ku­júce sa úlohy. Naprí­klad vždy ráno od 8:00 do 9:00 vyba­vo­va­nie mai­lov alebo 3-krát do týždňa beha­nie.
  • Roz­li­šujte čin­nosti v kalen­dári farebne. Môžete zvo­liť prí­stup, kedy budete roz­li­šo­vať mee­tingy, prácu na pro­jek­toch či voľ­no­ča­sové akti­vity. Okrem tohto fareb­ného roz­lí­še­nia pou­ží­vam ešte jedno. Farebne odli­šu­jem úlohy, ktoré ešte môžem pre­lo­žiť, v prí­pade, že mi do toho niečo príde. A úlohy, ktoré už pre­lo­žiť nemô­žem lebo nestih­nem dead­line.
  • Zabud­nite na mul­ti­tas­king. Vždy si naplá­nujte len jednu čin­nosť a men­šie úlohy nechajte na blok určený pre emaily a admi­ni­stra­tívu.
  • Treba mys­lieť na to, že po tak­mer kaž­dom mee­tingu budú nasle­do­vať nejaké úlohy: Odpo­veď a suma­ri­zá­cia, Príp­rava ponuky alebo špe­ci­fi­ká­cie, Vypra­co­va­nie doku­mentu.
  • Podobné tasky si plá­nujte hneď po sebe (zadá­va­nie nových pro­jek­tov a pod.).
  • Snažte sa kon­cen­tro­vať viac stret­nutí v rov­naký čas a na rov­na­kom mieste (ušet­ríte čas na ces­to­vaní).

Rada na záver

Ak chcete byť výkonní vo svo­jej práci, musíte mať dobre nasta­vený time-manaž­ment. Správne nasta­vený time-manaž­ment si následne vyža­duje seba­dis­cip­línu pri jeho dodr­žia­vaní. K seba­dis­cip­líne sa dopra­cu­jete (donú­tite), ak ste dosta­točne moti­vo­vaní. Túto moti­vá­ciu musí v sebe nájsť každý sám. Pre mňa je dôle­žité to, že stih­nem v práci všetko, čo chcem, potre­bu­jem, musím a záro­veň sa stí­ham veno­vať beha­niu, tan­co­va­niu, kama­rá­tom a rodine :). Tých pár „ťaž­kých chvíľ” pri plá­no­vaní a pre­ko­ná­vaní sa v dodr­žia­vaní plánu, mi za to roz­hodne stoja.

Zdroj: visi­bi­lity

Pridať komentár (0)