17 zlých e-mai­lo­vých návy­kov, za ktoré ťa budú ľudia nená­vi­dieť

Ľubica Mervová / 27. apríl 2016 / Business

E-mai­lov všetci denne dostá­vame a odo­sie­lame množ­stvo. Nie­kedy si pri­tom ani neuve­do­mu­jeme svoje zlé návyky v rámci e-mai­lo­vej komu­ni­ká­cie, ktoré však môžu ostat­ných odra­diť. Platí to hlavne pri ofi­ciál­nych e-mai­loch, či news­lett­roch. Pokiaľ sa zba­víš nasle­dov­ných návy­kov, si na dob­rej ceste k vyš­šej číta­nosti tvo­jich správ.

  1. Posie­la­nie urgent­ných e-mai­lov, ktoré nie sú urgentné

V pred­mete – POZOR! Dôle­žité!, prí­padne niečo podobné, čo núti člo­veka otvo­riť e-mail. A v tele správy sa dozvieme, že zase iba pre­dá­vaš nový pro­dukt, pop­rí­pade musíme poslať správu ďal­ším 10 kama­rát­kam, lebo inak nás v noci zože­rie ružový jed­no­ro­žec a podobne. Keď neskôr budeš naozaj posie­lať dôle­žitú správu, nikto ju už otvá­rať nebude.

  1. Byť prí­liš ležérny

Tón tvo­jej správy vypo­vedá o vzťahu s prí­jem­com, keďže sa nevi­díte, tón je možné vyčí­tať z jed­not­li­vých prv­kov. Pri veľ­kej snahe pôso­biť uvoľ­nene však môžeš pre­kro­čiť hra­nicu a pôso­biť nese­ri­ózne. Vyva­ruj sa teda výkrič­ní­kom, smaj­lí­kom, fareb­nému písmu a rôz­nym skrat­kám. Hlavne pri komu­ni­ká­cii so star­šou gene­rá­ciou. Písať naprí­klad for­mál­nejší e-mail star­šej osobe neod­po­rú­čame v štýle: “Zdra­vím :D, vaša objed­návka bola dnes expe­do­vaná a dorazí k vám asap. :P Btw, ak by bol nejaký prob­lém, kľudne sa ozvite!!!”

sunglasses-hand-smartphone-desk

foto: businessinsider.com

  1. Byť prí­liš str­nulý

Na dru­hej strane nech­ceš pôso­biť ako robot. Občas je fajn pri­dať tro­chu nad­še­nia do správy a neod­pi­so­vať “OK”, “v poriadku” alebo inak sucho a jed­nou vetou. Tak isto, keď si vymie­ňate už piaty e-mail v jeden deň, nie je nutné každý začí­nať slo­vami Dobrý deň a kon­čiť S pozdra­vom. Môže to potom pôso­biť, že tvoje e-maily sú auto­ma­ticky gene­ro­vané.

  1. Odpo­ve­dať sku­pi­novo

Ak si dostal sku­pi­nový e-mail, naprí­klad od nie­koho kto orga­ni­zuje nejakú akciu, skús neod­po­ve­dať sku­pi­novo všet­kým, ale iba samot­nému orga­ni­zá­to­rovi. Nikoho nezau­jíma, že sa dosta­víš o pol hodinu neskôr, alebo chceš zobrať so sebou aj fra­jerku, či podobné veci.

000912

foto: abc.net.au

  1. Odo­sie­lať kópie bez súhlasu

Kvôli zdie­ľa­niu infor­má­cií bez súhlasu autora si môžeš naro­biť aj prob­lémy. Ak naprí­klad pre­poš­leš e-mail s osob­nými infor­má­ciami od tvojho šéfa svo­jim kole­gom, prí­padne e-mail, kde nie­kto niečo o nie­kom hovo­ril a ty to nutne musíš poslať ďalej, lebo bez kle­biet nevieš žiť. Nediv sa potom prí­pad­ným prob­lé­mom z oboch strán.

  1. Odo­sie­la­ním skry­tej kópie

Ak posie­laš hro­madný e-mail a odoš­leš skrytú kópiu nie­komu, kto na tvo­jom zozname ofi­ciálne nemá figu­ro­vať, nevz­bu­dzuje to veľkú dôveru. Rad­šej mu e-mail odošli zvlášť a nebude sa zamýš­ľať, prečo si ho vyra­dil z ofi­ciál­neho zoznamu.

  1. Pou­ží­vať neur­čitý pred­met správy

Pred­met typu „Ahoj”, „To som ja“, „Ozý­vam sa“ prí­padne e-mail bez pred­metu nena­po­vie nič o tom, čo potre­bu­ješ rie­šiť. O to menej je prav­de­po­dobné, že dosta­neš odpo­veď. Najmä keď nie­kto dostáva stovky e-mai­lov denne a otvára si len tie pri­oritné. Pred­met správy slúži na to, aby si v skratke naz­na­čil o čom píšeš a aby si zau­jal prí­jemcu.

inbox-003-2040.0.0

foto: theverge.com

  1. Posie­la­nie prí­liš veľa osob­ných e-mai­lov

Stále sa nájdu ľudia, ktorí hro­madne rozo­sie­lajú kole­gom a zná­mym vtipy, moti­vačné obrázky a dojemné prí­behy. Dúfame, že ty medzi nich nepat­ríš. Ak máš potrebu rozo­sie­lať tento typ e-mai­lov, posie­laj ho naozaj len blíz­kym oso­bám, u kto­rých vieš, že padnú na úrodnú pôdu. Pre ostat­ných to môže byť otravné, hlavne, keď je tých správ denne nie­koľko.

  1. Byť neprí­jemný

Pre nie­kto­rých môže byť lákavé tak­mer ano­nymne si vyliať zlosť, byť iro­nický, či aro­gantný, naprí­klad, keď čakáš na dôle­žité infor­má­cie, ktoré necho­dia, alebo rie­šiš nejaký prob­lém. Všetko sa vždy dá rie­šiť aj s tro­chou dip­lo­ma­cie, hlavne vtedy, ak nevieš s urči­tos­ťou pove­dať, kde nastala chyba. Člo­veku na dru­hej strane sa mohlo niečo stať, mohol ocho­rieť a preto ti neod­po­vedá. Za chybu mohol byť zod­po­vedný jeho kolega, nemu­síš byť hneď neprí­jemný.

outlookwebmailfinal_1020.0

foto: vox-cdn.com

  1. Byť odme­raný

Ak píšeš nie­komu koho poznáš, tak sa vyjad­ruj ako chceš, ale pri ofi­ciál­nej komu­ni­ká­cii s kole­gami, či kli­entmi pou­ží­vaj slová ako ďaku­jem, pro­sím, pra­jem pekný deň a podobne. Budeš pôso­biť prí­ve­ti­vej­šie.

  1. Smiešna e-mai­lová adresa

Ak pou­ží­vaš e-mail aj na iné veci, než písa­nie kama­rá­tom či rodine a teda vyba­vu­ješ nie­len pra­covné veci, ale aj súkromné s cudzími ľuďmi, názov adresy typu s3xycica245@azet.sk nebude pôso­biť dobre.

  1. Početné pre­klepy

Odo­slané z môjho smart­fónu“ neo­spra­vedl­ňuje správu plnú pre­kle­pov, na ktoré druhá strana potre­buje tri­krát viac času, aby ich roz­lúš­tila a možno ich v koneč­nom dôsledku aj tak nepo­chopí. Chá­peme, že si nevieš vypnúť auto­cor­rect, aj to, že sa ponáh­ľaš, ale pokiaľ nepí­šeš kamoške, tak si skús správu, pred­tým než ju odoš­leš, po sebe aspoň raz pre­čí­tať .

17612230684_8b80334288_b
  1. Odo­sie­la­nie e-mai­lov o 3:00 v noci

Odo­sie­la­nia e-mai­lov v noci môže v pri­jí­ma­te­ľovi vzbu­dzo­vať rôzne teórie o tvo­jej osob­nosti. Naprí­klad, že si wor­ko­ho­lik, ktorý nemá život, soci­opat, čo fun­guje iba v noci, aby sa nemu­sel stre­tá­vať s ľuďmi alebo, že si vtie­ravý. Navyše, ak má nie­kto zapnuté noti­fi­ká­cie e-mai­lov na tele­fóne, môžeš ho zobu­diť. Tiež ti určite poďa­kuje. Ak ťa teda v noci chytí inšpi­rá­cia, ulož si ten e-mail do kon­cep­tov a pošli ho rad­šej ráno.

  1. Otravná inter­pun­kcia

Výkrič­níky pou­ží­vaj opatrne, keďže vo väč­šej miere môžu byť otravné a môžeš pôso­biť prí­liš emo­tívne. Často pou­ží­vané výkrič­níky sú vraj aj pre­ja­vom nevyz­re­tej osob­nosti. Takisto tri bodky za kaž­dou vetou… Treba si asi osvie­žiť pamäť a pri­po­me­núť si, čo tri bodky za vetou zna­me­najú a kedy je vhodné ich pou­ží­vať.

  1. Nepro­fe­si­onálne fonty

Verím, že si veľký estét a chceš, aby aj tvoje e-maily boli krásne. Ružový Comic Sans však nie je to pravé, čím by si ho mal skráš­liť. Vše­obecne by si mal pou­ží­vať veľ­kosť písma 10 – 12fonty ako Arial, Calibri, alebo Times New Roman, farbu kla­sicky čiernu. Ak potre­bu­ješ vyz­dvi­hnúť nie­ktoré infor­má­cie, použi bold. Tým nič nepo­ka­zíš a nebu­deš pôso­biť ako nevyz­retá teenka.

b2696cff46c7624074681ec426588886

foto: pinterest.com

  1. Prí­liš dlhé e-maily

Väč­šina ľudí trávi číta­ním e-mailu pár sekúnd. Nikomu sa nechce čítať tvoje výlevy na celú A4. Navyše,dlhý ‚súvislý text je ťažko čita­teľný. Ak nutne musíš napí­sať dlhý e-mail, skús infor­má­cie čle­niť do odse­kov, prí­padne do čísel­ného zoznamu, či odrá­žok a dôle­žité infor­má­cie vyz­dvihni bol­dom alebo kur­zí­vou.

  1. Posie­la­nie nevy­žia­da­ných e-mai­lov

Ak budeš nie­komu každý týž­deň posie­lať nevy­žia­daný news­let­ter o úžas­nej hyd­ro­izo­lá­cii, ktorú ponú­kaš a budeš mu ho posie­lať napriek tomu, že sa z news­lettra už tri­krát odhlá­sil, jediné čo môžeš oča­ká­vať je najb­liž­šia náv­števa SOI.

email_spam

foto: mautic.com

zdroj: businessinsider.com, zdroj titul­nej foto­gra­fie: concourse.io

Pridať komentár (0)