Ako na pro­duk­tívny mee­ting

Martin Ondruš / 12. november 2015 / Business

Pre väč­šinu z nás a určite aj pre väč­šinu vášho tímu, sú stret­nu­tia naj­me­nej pro­duk­tív­nou čas­ťou dňa. Napriek tomu si prí­liš veľa ľudí kaž­do­denne doha­duje množ­stvo mee­tin­gov. Naša kul­túra si vyža­duje stret­nu­tia a to ochro­muje pro­duk­ti­vitu a drví psy­chiku. Bez stret­nutí, sa ale biz­nis robiť nedá, prečo ich teda neuro­biť efek­tív­nimy?

Ken Nor­ton, bývalý pro­dukt mana­žér pre Google Calen­dar, zís­kal veľa skú­se­ností o tom, ako ľudia zvlá­dajú stret­nu­tia. Ako par­tner v Google Ven­tu­res, tiež pra­co­val priamo s viac ako 100 star­tupmi. Dokonca mal works­hop, ako pro­duk­tívne pri­stu­po­vať k mee­tin­gom. Videl dobré i zlé, preto zozbie­ral pár tipov, ako uro­biť svet mee­tin­gov lep­ším. Tu sú jeho odpo­rú­ča­nia.

Zničte sta­tus stret­nu­tia

naj­pod­lej­šou vymo­že­nos­ťou kalen­dára je tíž­denný stav alebo „check-in“ stret­nutí. Vieš, ako to chodí. Sad­nime si okolo stola a každý povie svoj návrh. Je to strata času a pris­pieva to k tomu, že mana­žéri iba sle­dujú, či a ako si zamest­nanci odviedli svoju prá­cičku. Väč­šina návrhov platí len pre zopár osôb a ostatní pre­ko­ná­vajú neko­nečné muky čaka­nia, kým sa na nich dostane rad. Vymeňte toto všetko za cha­to­va­ciu appku, alebo men­šie tímové roko­va­nia. Pop­rí­pade sa na to všetko vykaš­lite a vytvorte iba mai­ling list.

Posvätné stret­nu­tia „jeden na jed­ného“

Je pozo­ru­hodné, koľko mana­žé­rov je tak zanep­ráz­dne­ných, že pre­kla­dajú alebo rušia osobné stret­nu­tia s ich pod­ria­de­nými. Pod­statné je si uve­do­miť, že stret­nu­tia „jeden na jed­ného“ sú naj­dô­le­ži­tej­šie. Nie pre vás, ale pre zamest­nanca. Ako mana­žér ste povinný ich nakop­núť, pod­po­riť a povzbu­diť do ďal­ších pro­jek­tov. Držat sa dohod­nu­tých stret­nutí s pod­ria­de­nými je znak rešpektu a dôvery v nich. Pamä­tajte šťastný zames­ta­nec je pro­duk­tívny zames­ta­nec.

Každé stret­nu­tie musí mať svojho vodcu

Tento člo­vek by mal byť hla­vou a moz­gom. Zod­po­vedá za hladký prie­beh, priamy cieľ, iden­ti­fi­kuje roz­ho­du­júce čini­tele a tak­tiež robí zápis­nicu stret­nu­tia. Nikto by sa nemal pýtať: „Koho je to stret­nu­tie?“ Neplá­nujte schô­dzu dovtedy, kým sa neurčí jej vodca. Naj­lep­šie bude keď sa pri­hlá­site na túto fun­kciu priamo vy. Pre­zen­tujte cieľ stret­nu­tia dopredu. Aké roz­hod­nu­tie je potrebné uro­biť, kto sa zúčastní? Nikto by nemal ani len vkro­čiť do zasa­dačky bez toho aby vedel, čo sa ide rie­šiť a prečo tam je. Sprí­jem­nite atmo­sféru tým, že im dáte naprí­klad mož­nosť hla­so­vať ich nohami, alebo neprísť na schô­dzu, ktorá nemá šéfa agendy.

Kalen­dár ťa nerobí dôle­ži­tím

Veľa mana­žé­rov si myslí, Že čím plnší kalen­dá­rik majú, tým sú dôle­ži­tejší. Presne takto vzni­kajú tí hore­nosi, čo sa pýšia iba tým, že: „Hmm počkajte musím sa pozrieť do diára!“ Vy si urču­jete dôle­ži­tosť daného stret­nu­tia, zväč­šuje to sústre­de­nosť aj pro­duk­ti­vitu. Ste mana­žér, nie pro­fe­si­onálny účast­ník stret­nu­tia. Keď nie ste potrebný, nepríj­mite pozva­nie alebo odíďte. Neberte to osobne, keď ste nebol pozvaný, možno vás chcú zamest­nanci iba odbre­me­niť od nepod­stat­ného. Často je to znak sil­nej sku­piny alebo tímu, ktorý vie pra­co­vať aj bez vás. Ak máte nejaké pri­po­mienky dajte ich vod­covi stret­nu­tia, ten už vaše požia­davky spo­me­nie

Kalen­dár by nemal odkla­dať roz­hod­nu­tia

Ak je roz­hod­nu­tie urgentné, urobte ho hneď a zaraz. Vytvorte si pro­stre­die, kde budete dôle­žité roz­hod­nu­tia uzat­vá­rať rýchlo a nedo­voľte, aby sa na ne zabudlo. Ďal­ším typom je uro­be­nie veľ­kého pre­hľad­ného kalen­dáru, kde budú všetci vidieť, koľko je na čo času, a tak si náj­dete miesto pre roz­hod­nu­tia určite. Budete tak k dis­po­zí­cií všet­kým.

Udr­žujte malé stret­nu­tia

Menej ako päť ľudí na schô­dzi je ide­álne. Výskumy uká­zali, že účin­nosť klesá, keď je viac ako sedem ľudí v miest­nosti. Tímy by mali vyslať zástupcu, nie celú sku­pinu. Ak nemô­žete prísť na to, ako držať stret­nu­tie s men­šou sku­pi­nou, pre­hod­noťte svoje ciele, alebo jed­no­du­cho „roz­deľ a panuj“.

Samoz­rejme, pre veľké tímy alebo firmy sú all-hand a tíž­denné oslavy vylú­čené (spo­loč­nosti ako je Google TGIF alebo Twit­ter, Tea Time). Pri tých, treba iden­ti­fi­ko­vať pred­ná­ša­jú­cich vopred a uis­tiť sa, aby mali dosta­tok času pre otvo­rené Q & A.

Zhod­noťte dôle­ži­tosť kaž­dej schô­dze

Koľko bude stáť tvoju spo­loč­nosť toto zasa­da­nie? Naprí­klad: 2-hodi­nový mee­ting s 16 účast­níkmi je skoro 32 pra­cov­ných hodín. To je priam celý pra­covný tíž­deň. Je schô­dza ozaj tak potrebná, aby v pod­state nahra­dila pra­covný týž­deň jed­ného zamest­nanca? Pri­po­mí­najte všet­kým hod­notu stret­nu­tia tím, že nie­kde bude časo­vač alebo digi­tálne hodiny.

Sta­rajte sa o diáre dru­hých

Buďte ohľa­du­plní, pri tom koľko času ste zobrali vášmu tímu. Poži­čať si nie­koho na hodinu je ako poži­čať si suse­dov reb­rík. Pýtajte sa zdvo­rilo, len tak dlho, ako ho budete potre­bo­vať, vráťte ho rýchlo k svojmu pánovi a pove­dzte “ďaku­jem”.

Nikdy neplá­nujte schôdzku dlh­šie ako 60 minút, ale zame­rajte sa na 30 minút. Budete prek­va­pení, koľko toho môžete spra­viť. Skon­čiť na čas a hneď odísť z miest­nosti, aby ďal­šia sku­pina nemu­sela čakať na miest­nosť. Rešpek­tujte, že čas ide oboma smermi: Ak ste účast­ník, nebuďte na note­bo­oku alebo smartp­hone, musíte byť prí­tomný.

Stup­ňujte, nepod­ko­pá­vajte

V mno­hých spo­loč­nos­tiach, “eska­lá­cia” je nevhodné slovo. Prečo? Mana­žéri exis­tujú, aby vyrie­šili nez­hody. Nesú­hlas vedie k nehyb­nosti. Ak sa ľudia nemôžu zhod­núť, mali by rýchlo a zdvo­rilo postu­po­vať k nie­komu, kto môže uro­biť roz­hod­nu­tie. Zdravý tím “nesú­hlasí, ale dopustí” v prí­pade, že roz­hod­nu­tie nie je ísť svo­jou ces­tou.

Keď je schô­dza u konca, skon­čite ju

Na koľ­kých stret­nu­tiach odznie: „Máme ešte 20 minút, čo by sme mali ešte pre­d­is­ku­to­vať?“ Toto je blbosť. Keď prí­dete domov o 15 minút skôr, tak pre istotu zosta­nem dlh­šie v záp­che, aby som mal kde strá­viť zvyšný čas? Keď ste dosiahli ciel stret­nu­tia skôr, výborne, skon­čite schô­dzu a doprajte ostat­ným viac času.

Vyhláste ban­krot kalen­dáru

Nie­kedy je naj­lepší spô­sob, ako sa dostať z množ­stva stret­nutí jed­no­du­cho všetky zru­šiť. Ken Nor­ton pra­co­val na jed­nom star­tupe, pri kto­rom spra­vili presne toto. 1. janu­ára, zru­šili každú naplá­no­vanú schôdzku vo firme. Vrá­tili ich späť, len ak boli potrebné a mali vodcu a správ­nych účast­ní­kov. Výsledky boli ohromné. Zosta­ve­nie prog­ramu stret­nutí na jeden tíž­deň, ktorý zvy­čajne trval tri hodiny, bol úplne odstrá­nený. Nie­ktoré schô­dze boli obno­vené, ale s men­ším zozna­mom účast­ní­kov a na krat­šiu dobu trva­nia. Spo­loč­nosť zís­kala späť tisíce hodín času zamest­nan­cov. Čas, ktorý možno teraz využiť na prácu.

Pridať komentár (0)