Ako správne mee­tin­go­vať s vašim tímom?

Michal Sorkovský / 17. marec 2015 / Business

Porady dnes pri­chá­dzajú o svoj význam a slovo mee­ting sa stáva syno­ny­mom pre stratu času. To je samoz­rejme veľká chyba. Ak sa pri zvo­laní také­hoto stret­nu­tia miest­nos­ťou ozýva kolek­tívny povzdych, viete, že niečo treba zme­niť. Musíte mee­ting zefek­tív­niť, využiť jeho poten­ciál, aby ste z neho vyťa­žili maxi­mum, no a v tom vám môže pomôcť tento člá­nok.

Ak ste na vedú­cej pozí­cií v neja­kej spo­loč­nosti a zvo­lá­vate poradu, skúste ju využiť naplno. Nedo­voľte, aby sa z takýchto stret­nutí kolek­tívu stala len strata času, ener­gie a peňazí. Tu je päť pra­vi­diel, kto­rých sa držte a vyťažte tak z mee­tingu maxi­mum.

1. Odô­vod­nite prečo je mee­ting potrebný, ešte pred­tým, ako ho zvo­láte

Mys­líte si, že sú vaše porady pro­duk­tívne, ale čo ak v sku­toč­nosti nie sú? Prav­dou je, že väč­šina takýchto stret­nutí je stra­tou času a porady sa môžu stať pro­duk­tív­nymi iba pod istými pod­mien­kami. Tou prvou je kon­krétny dôvod, pre ktorý poradu zvo­lá­vate. Spý­tajte sa sami seba, čo by ste chceli mee­tin­gom dosiah­nuť, aký by mal byť jeho výsle­dok a prečo potre­bu­jete zhro­maž­diť celý tím v jed­nej miest­nosti. Ak nedo­ká­žete kon­kre­ti­zo­vať dôvod porady, nezvo­lá­vajte ju.

2. Zavo­lajte hrá­čov, nie divá­kov

Robíte chybu, ak pri zvo­lá­vaní porady rad­šej zavo­láte všet­kých, rad­šej než by ste mali nie­koho vyne­chať. Čím viac ľudí sa stret­nu­tia zúčast­ňuje, tým menej každý z nich cíti potrebu s nie­čím do neho pris­pieť. Avšak, keď sa každý cíti byť na porade potreb­ným, budú všetci usi­lov­nej­šie rozo­be­rať jed­not­livé dis­kusné body. Keď z mee­tingu vyne­cháte čle­nov tímu, ktorí k danej téme nemôžu pris­pieť a boli by len dívakmi, zvy­šu­jete tým šancu, že tí, ktorí majú v dis­ku­sií čo pove­dať, naozaj napl­nia plány celého stret­nu­tia. A to sa tak tiež stáva krat­ším, ale aj výrazne efek­tív­nej­ším.

3. Nepris­pô­so­bujte mee­ting vám, pris­pô­sobte sa vy jemu

Sme zvyk­nutí plá­no­vať porady podľa toho, kedy si na ne náj­deme v kalen­dári čas. To je ale chyba. Ak vám na stret­nutí naozaj záleží, nepris­pô­so­bujte ho vášmu prog­ramu, ale pris­pô­sobte váš prog­ram jemu. Náj­dite si naň čas. Dôle­žité tiež je, aby porady netrvali zby­točne dlhú dobu, pokiaľ to nie je potrebné. Mali by trvať iba toľko, koľko je nevy­hnutné na napl­ne­nie ich cieľu. Tím ľudí, ktorý sa porady zúčast­ňuje nevy­užíva čas dosta­točne efek­tívne, keď ho má až zby­točne veľa. Ukážte svo­jim kole­gom, že rešpek­tu­jete ich nabitý prog­ram a naplá­nujte mee­ting len na takú dobu, akú naozaj vyža­duje. Neplyt­vajte časom! 

4. Ak ste zvo­lali mee­ting, musíte sa posta­rať o jeho prie­beh

Ten kto mee­ting zvo­lal sa musí aj posta­rať o jeho prog­ram a body, ktoré sa na ňom budú rozo­be­rať. Zmä­tok na takomto stret­nutí vniká, keď jeden člo­vek dis­ku­siu začína a iný ju ukon­čuje, pop­rí­pade nasme­ruje iným sme­rom, než bola pôvodne naplá­no­vaná. Samoz­rejme, že všetci zúčast­není majú právo pris­pieť do dis­ku­sie, ale musí exis­to­vať osoba, ktorá sa stará o jej prie­beh. Tá je nesmierne potrebná, ak má byť mee­ting pro­duk­tívny.

5. Pod­nik­nite kroky, na kto­rých ste sa na stret­nutí dohodli

Počas stret­nu­tia s vašim tímom vzni­kol pries­tor na dis­ku­siu. Tá je ale zby­točná, ak si z nej nezo­be­riete to dobré a nevy­uži­jete to v akcii. Na konci kaž­dej porady by mali byť ozná­mené kroky, ktoré na jej základe pod­nik­nete. Následne by ste mali tieto kroky zhod­no­tiť na začiatku ďal­šej porady. Budete tak môcť sle­do­vať, výsledky vašich roz­hod­nutí a následne veci zlep­šo­vať.

zdroj: entrepreneur.com   

Pridať komentár (0)