Mee­tingy a porady sú na nič, zmeňte to!

Brandon Turner / Marek Lavčák / 16. jún 2015 / Tools a produktivita

Mee­tingy a porady môžu Vašu firmu buď zni­čiť alebo ju zachrá­niť. Tieto dve tvr­de­nia si navzá­jom odpo­rujú, no bohu­žiaľ také je pod­ni­ka­nie. Ako pod­ni­ka­teľ žijete podľa iných pra­vi­diel ako zvy­šok spo­loč­nosti. Zvyk­nite si na to, ale skon­čite kým môžete. 

Ale späť k veci. Mee­tingy – sú na nič.

Ako pove­dal David Barry : „Ak by ste mali iden­ti­fi­ko­vať jedno slovo, ktoré vystihne dôvod prečo ľud­stvo dote­raz nedo­siahlo svoj plný poten­ciál, to slovo by bolo „mee­tingy.“

Mee­tingy požie­rajú naj­cen­nejší zdroj, ktorý Váš tým má: ČAS.

Hodi­nová porada s pia­timi členmi Vášho tímu je v sku­toč­nosti 5 hodín stra­te­nej pro­duk­ti­vity. Nemu­sím ani hovo­riť o 30 minú­tach pred a po porade, kým sa ľudia dajú zase do práce, neho­vo­riac o tisí­coch eur, o ktoré týmto mrha­ním času pri­chá­dzate. Slávny pod­ni­ka­teľ Peter Druc­ker raz pove­dal, “Mee­tingy sú uka­zo­va­te­ľom zlej orga­ni­zá­cie vo firme, čím menej ich je, tým lep­šie.”

Nemô­žem s tým viac než súhla­siť. Porady alebo mee­tingy sú väč­ši­nou len pries­tor na to aby sa šéf cítil pro­duk­tívne, zatiaľ čo v sku­toč­nosti zabíja pro­duk­ti­vitu u všet­kých ostat­ných. Šéf odtiaľ odchá­dza z poci­tom koneč­ného pocho­pe­nia a nabu­de­nia celej firmy, kým ostatní väč­ši­nou odchá­dzajú viac zmä­tení a zne­chu­tení.

Možno som dote­raz tro­chu pre­há­ňal no uznajte, že mee­tingy sú nutné zlo. Veci sa dokon­čujú, sta­no­via sa plány, zadajú úlohy. Biz­nis sa potom hýbe.

Takže, ako pod­ni­ka­teľ alebo iný mana­žér, ako sa dá nájsť balans medzi týmito dvomi postojmi? Ako dosiah­nuť aby boli mee­tingy naozaj uži­točné a neza­bí­jali pro­duk­ti­vitu v tíme?

Základné pra­vidlo znie : MEE­TINGY MUSIA MAŤ ÚČEL!

Vo firme kde som pra­co­val nie­koľko rokov sme si sta­no­vili nasle­du­jú­cich 5 pra­vi­diel pre porady a videli sme, že to nesku­točne vplý­valo na pro­duk­ti­vitu v tíme. Možno nemu­sia fun­go­vať všade, no skúste sa zamys­lieť nad týmito otáz­kami:

1. Má porada, ktorú sa chys­táte zvo­lať prog­ram?

Porady bez prog­ramu sú len pre­stávky na kávu, a tie Vám nepo­môžu vybu­do­vať mili­ó­novú firmu.

Každý mee­ting by mal mať detailne popí­saný prog­ram, ktorý by mal mini­málne obsa­ho­vať:

  • Kto poradu vedie
  • Čo je cie­ľom porady
  • Ako budeme vedieť, že mee­ting skon­čil ( Nie kedy! )

Prog­ram by ste mali pred pora­dou rozo­slať všet­kým, ak to neuro­bíte – mee­ting sa pova­žuje za zru­šený.

2. Dá sa prob­lém, kvôli kto­rému zvo­lá­vate poradu rie­šiť cez email?

Väč­šina porád je zby­točná, nie pre ich obsah ale kvôli médiu, cez ktoré sa usku­toč­ňujú.

Verím, že väč­šina porád by mohla pokojne pre­bie­hať aj emai­lom. Naprí­klad, ak chcete skon­tro­lo­vať ako člen vášho tímu pokro­čil a chcete mu zadať úlohy, nemu­síte byť v jed­nej miest­nosti. Pošlite mu proste email s úlo­hami a pop­roste ho nech napíše v akom stave sú pre­došlé úlohy.

Ďal­ším spô­so­bom ako sa vyhnúť zby­toč­ným pora­dám je pou­ží­va­nie sku­pi­no­vého chatu, ako naprí­klad Hip­Chat alebo Slack. Tieto cha­to­va­cie apli­ká­cie dovo­lia tímu spo­lu­pra­co­vať , zdie­ľať nápady a aj súbory bez toho aby ste nevy­hnutne potre­bo­vali mee­ting. Len samotný Hip­Chat dokáže prav­de­po­dobne ušet­riť 100 hodín mesačne vo vašej firme, ktoré by ste inak obe­to­vali mee­tin­gom.

Ak to nejde inak a musíte sa stret­núť osobne alebo pro­stred­níc­tvom video kon­fe­ren­cie, nech sa páči… Ale dám vám jednu uži­točnú radu: Robte všetky mee­tingy posto­jačky.

Nežar­tu­jem!

Všetci budú musieť stáť na nohách celý čas. Vyskú­šajte túto fintu ako rýchlo a efek­tívne budú vaše porady pre­bie­hať (okrem toho je to zdrav­šie pre chrb­ticu).

3. Musí byť na tomto mee­tingu každý?

Bež­nou chy­bou, ktorú veľa šéfov robí je, že ak na poradu pozvú viac ľudí z ich tímu bude to niečo v zmysle : Viac hláv- viac roz­umu…

Ale nebude…

Čím viac ľudí na porade je, tým dlh­šie sa vle­čie a o menej veciach sa roz­hodne. Namiesto toho pozvite len nevy­hnut­ných ľudí na pri­ja­tie roz­hod­nutí, ostat­ných infor­mujte emai­lom.

4. Pri­nie­sol tento mee­ting kon­krétne akčné roz­hod­nu­tia?

Na to, aby ste zme­nili Vaše porady z požie­ra­čov času na pros­trie­dok k rastu firmy, musí každý mee­ting nevy­hnutne kon­čiť jasne defi­no­va­nými akč­nými krokmi. Ak nie­kto odchá­dza bez jasne sta­no­ve­nej úlohy, nemal tam čo robiť.

Ani nedo­ká­žem spo­čí­tať, koľko mee­tin­gov som v živote absol­vo­val s kon­com: „Jasné, znie to fajn. Stret­nime sa budúci týž­deň v rov­na­kom čase.“ Nebol sta­no­vený žia­den následný postup, žiadne roz­hod­nu­tie nepadlo. Vač­ši­nou to boli stret­nu­tia, kde jeden člo­vek pred­nie­sol report o prog­rese v rámci urči­tého obdo­bia a ostatní ležali v kres­lách ako tulene na vyhria­tych ska­lách. Reporty sa posie­lajú mai­lom! Mee­tingy sú na roz­ho­do­va­nie a sta­no­ve­nie kon­krét­nych kro­kov.

Uis­tite sa, že každý odchá­dza z porady s úlo­hou do tej nasle­du­jú­cej. A uis­tite sa, že je to veľká úloha – nie na deň-dva, ale na týž­deň a viac. Žiadna porada nemá kon­čiť slo­vami: „Dobre stret­nime sa zaj­tra a uvi­díme ako sme pokro­čili.“

Dajte ľuďom väč­šie úlohy a čas na prácu, nesnažte sa ria­diť ich čas a ich prácu denne zadá­va­nými úlo­hami a zby­toč­nými pora­dami – zabí­jajú vo vašich ľuďoch kre­a­ti­vitu.

5. Ako viete, že mee­ting sa skon­čil?

Ako ste už zod­po­ve­dali na všetky pre­došlé otázky, číslo 5 bude pre Vás jed­no­du­ché: skon­čite poradu úspešne a stručne.

Aby ste to spra­vili, musíte ukon­čiť mee­ting v ten pravý čas – to je vtedy, keď ste vyrie­šili otázky a sta­no­vili ciele uve­dené vo vopred rozo­sla­nej agende (ani minútu skôr, ani minútu neskôr). Keď skon­číte poradu, vráťte sa späť k reál­nej práci – tú potre­buje vaša firma viac ako porady.

Zdroj: www.entrepreneur.com

Pridať komentár (0)