Pre­staň mul­ti­tas­ko­vať a spra­víš toho viac

Michaela Líšková / 29. marec 2016 / Tools a produktivita

Nie­kedy sa určite aj tebe zdá, že deň skrátka nemá dosta­točný počet hodín na to , aby si sti­hol uro­biť všetko potrebné. Aj to je dôvod, prečo sa čoraz viac ľudí obra­cia na mul­ti­tas­king, s cie­ľom spl­niť čo naj­viac úloh. Ale vyzerá to tak, že veci nie sú tak, ako sme si dote­raz mys­leli.

Odbor­níci zis­tili, že multi­tas­king nie je taký efek­tívny, ako sa o ňom dote­raz tvr­dilo, pre­tože limi­tuje tvoju pro­duk­ti­vitu a cel­kovo má dopad aj na tvoje zdra­vie. Podľa atlétky a spí­kerky Katie Brauer nastáva vyš­šia pro­duk­ti­vita vtedy, keď eli­mi­nu­ješ mul­ti­tas­king a sústre­díš sa na dokon­če­nie jed­nej veci. Štú­die uka­zujú, že vďaka mul­ti­tas­kingu sme o 40% menej pro­duk­tívni a dokonca zvy­šuje stres. O-ou.

man-1191845_1280

foto: pixabay.com

Na tomto tvr­dení sa zho­dujú via­cerí ľudia, medzi kto­rými je aj Danielle Dietz-LiVolsi, zakla­da­teľka a pre­zi­dentka spo­loč­nosti NuttZo, ktorá sa špe­cia­li­zuje na zdravú stravu. Pre ňu je dôle­žitá aj ranná príp­rava na celý deň, kedy sa treba naj­viac sústre­diť. Sústre­diť sa podľa jej názoru môžeš aj tak, že si nebu­deš ako prvú vec každé ráno kon­tro­lo­vať tele­fón.

Nekon­tro­lujte si mobilné tele­fóny alebo emaily hneď po pre­bu­dení“, hovorí Danielle. „Počkajte aspoň 60 minút, aby ste nesko­čili hneď do reak­tív­nej časti mysle.“ Danielle verí, že je možné sa do dňa dostať postupne, nená­silne. Odpo­rúča začať deň roz­cvič­kou, pohá­rom limo­nády a medi­tá­ciou. „Všim­nete si pokoj a veľa vecí sa vám vyjasní. Ďalej začnite ráno tým, že si vytvo­ríte zoznam pia­tich osôb, kto­rým v ten deň potre­bu­jete zavo­lať alebo poslať mail. Začnite svoj deň tým, že vyba­víte veci s týmito pia­timi oso­bami. Ja osobne dosiah­nem poslednú osobu na zozname do desia­tej hodiny ráno. Je to môj naj­pro­duk­tív­nejší čas dňa.“

standing-meeting

foto: acceler8.ph

Emaily sa vo veľ­kom obja­vujú aj v prí­pade Car­son Tate, autorky Work Sim­ply. Navrhuje, že by sme mali zosta­vo­vať efek­tív­nej­šie emaily, aby sme mohli byť pro­duk­tív­nejší. Hovorí, že ak samému sebe polo­žíš otázky ‘kto, čo, kedy, kde a ako‘ pred­tým, ako klik­neš na “Odo­slať”, môžeš eli­mi­no­vať nekon­čené vysvet­ľu­júce a objas­ňu­júce emaily. Tate hovorí, že takéto emaily pomôžu ušet­riť množ­stvo času a záro­veň pri­kladá nie­koľko tipov efek­tív­nej mai­lo­vej komu­ni­ká­cie:

  • KTO? Roz­lož mail na dve podo­tázky: Kto potre­buje odpo­ve­dať, rea­go­vať, alebo roz­hod­núť o tejto infor­má­cií? Toto meno alebo mená napíš do časti „komu“. Na rad pri­chá­dza otázka číslo dva: Kto potre­buje o tejto infor­má­cií tiež vedieť? A toto meno pri­píš ku kópií mailu.

  • PREČO? Pozri sa opäť na mená, ktoré si napí­sal. Pri kaž­dom z mien si polož otázku, prečo je táto kon­krétna osoba zain­te­re­so­vaná do pro­jektu, prečo tejto osobe píšeš, prečo to potre­buje vedieť, prečo je táto infor­má­cia vôbec pod­statná a prečo je pod­statná pre toľko ľudí?

  • ČO? Polož sám sebe pár otá­zok typu „čo“: čo je pod­stata emailu, čo sú hlavné body, ktoré chceš mai­lom komu­ni­ko­vať, čo sú kľú­čové fakty, čo potre­buje každý vedieť, čo tam potre­bu­ješ zahr­núť, aké refe­ren­cie alebo výskumy? Neodo­sie­laj nič, pokiaľ si do správy neza­hr­nul každý z potreb­ných detai­lov.

  • AKO? Spý­taj sa sám seba, ako chceš, aby prí­jem­co­via správy odpo­ve­dali. Ak sa dá, zahrň to do správy, nech nedos­ta­neš odpo­veď na niečo iné. Ak si zadal dead­line, oznám to. Ak oča­ká­vaš odpo­veď mai­lom, povedz aj to. Ak potre­bu­ješ ter­míny stret­nutí, mená mož­ných par­tne­rov na pro­jekt, zoznam otá­zok alebo kľú­čoví návrhy, ktoré treba vziať do úvahy, alebo čokoľ­vek iné, opíš to. Nikdy nepred­po­kla­daj, že ľudia pocho­pia všetko, čo chceš. Vždy im to povedz tak jasne, ako len môžeš.

Ako posledná podáva svoje návrhy Eli­sette Carl­son, zakla­da­teľka Smack! Media. Carl­so­nová opí­sala uni­kátny spô­sob, ako môžeš redu­ko­vať to, čo ťa rozp­ty­ľuje, aby si bol pro­duk­tív­nejší. „Pred­stav si, že si v lie­tadle. V lie­tadle ťa nič nerozp­ty­ľuje a máš sta­no­vený čas na to, aby si niečo dokon­čil. Nie­kedy sa toto pro­stre­die sna­žím vytvo­riť v kan­ce­lá­rií tak, že si tele­fón polo­žím na miesto, kde o ňom neviem a skrátka ma neruší.“

shutterstock_292925033

foto: despegar.com 

Carl­so­nová odpo­rúča tento malý trik skú­siť aspoň na 60 až 90 minút a možno budeš sám prek­va­pený, koľko práce sa ti poda­rilo dokon­čiť. Tiež hovorí, že hod­notu určite vidí aj v krat­ších dead­line-och. Odpo­rúča skrá­tiť hovory na polo­vicu. Predsa nech­ceš tvr­diť, že sa potre­bu­ješ s kole­gom alebo kli­en­tom roz­prá­vať 30 minút. Rad­šej spo­meň len to pod­statné a dostaň sa priamo k veci. Sta­nov si o polo­vicu alebo tre­tinu menej času na pre­zen­tá­ciu a vyne­chaj vtipnú his­torku. Ak nemu­li­tas­ku­ješ, zmák­neš to.

Tieto tipy majú jednu spo­ločnú vlast­nosť: sna­žia sa dohnať jed­not­liv­cov k väč­šej orga­ni­zo­va­nosti, a to najmä tej men­tál­nej. Brau­e­rová tiež radí vypnúť zvuky a noti­fi­ká­cie, pokiaľ pra­cu­ješ na pro­jekte, aby ťa zby­točne nevy­ru­šo­vali, spra­viť si zoznam a postu­po­vať po jed­not­li­vých zlož­kách podľa vopred sta­no­ve­ného času. Prvý krok je vziať si tro­chu voľna, ísť von, zba­viť sa aspoň na chvíľu všet­kých elek­tro­nic­kých hra­čiek a strá­viť nejaký čas s pria­teľmi a rodi­nou.

Ak aj ty obľu­bu­ješ mul­ti­tas­king, ale uve­do­mu­ješ si, že si menej pro­duk­tívny, ako si oča­ká­val, asi je naj­vyšší čas skú­siť niečo nové. Dúfam, že ti týchto pár tri­kov pomôže. Za pokus nič nedáš, treba to len skú­siť.

handsome hipster modern man designer working home using laptop at home

foto: lifehack.org

Zdroj: entrepreneur.com, zdroj titul­nej foto­gra­fie: theregister.co.uk

Pridať komentár (0)