Ako vybrať mzdový a personálny softvér pre malé a stredné podniky

Podnikaniu sa darí a vy prijímate nové posily? Čoskoro zistíte, že musíte riešiť nielen výplaty, ale aj evidenciu zmlúv, školenia bezpečnosti, lekárske prehliadky a ďalšiu agendu. S tým vám pomôže mzdový a personálny systém – čítajte, na čo si dať pozor pri jeho výbere.

1. Ujasnite si, čo od systému očakávate

Ak váhate, ako vybrať mzdový a personálny systém, najskôr si premyslite, aký robustný nástroj potrebujete:

• Potrebujete naozaj plnohodnotný mzdový a personálny systém? Na spracovanie miezd vám pravdepodobne postačí účtovný systém. Plnohodnotný personálny systém využijete až vtedy, keď potrebujete napríklad plánovať nábor, školenia a lekárske prehliadky alebo vystavovať prevodné príkazy.
• Spíšte si, aké funkcie od mzdového systému vyžadujete. Potom svoj výber porovnajte s ponukou mzdových a personálnych systémov na internete – aby ste zbytočne neplatili za funkcie, ktoré nepotrebujete. A nezabudnite preskúmať aj ponuku mzdových a personálnych modulov pre účtovné programy – možno vám budú stačiť a nebudete musieť kupovať robustnejší systém.
• Ujasnite si, koľko ľudí bude v systéme pracovať. Niektoré programy sa platia podľa počtu licencií, preto si spočítajte, koľko ľudí skutočne potrebuje prístup. Pripravte sa aj na to, že sa firma rozrastie a budete dokupovať ďalšie licencie – voľte ideálne program, pri ktorom môžete licenciu dokúpiť obratom.

2. Ako sa v programe pracuje 

Ovládanie personálneho a mzdového systému by malo byť jednoduché, aby sa v ňom účtovníci či personalisti mohli ľahko orientovať. Preto dbajte na intuitívne ovládanie – napríklad aby sa účtovník z karty zamestnanca jednoducho preklikol k odpracovaným hodinám alebo absolvovaným školeniam.

Uistite sa, že zamestnancom (personalistom a mzdovým účtovníkom) program vyhovuje – najskôr ich nechajte vyskúšať demoverziu alebo skúšobnú verziu, a až potom program záväzne kupujte.

3. Možnosti prepojenia

Ak si zaobstaráte samostatný mzdový a personálny program, budete ho zrejme potrebovať prepojiť s ďalšími firemnými nástrojmi, ako je ERP alebo účtovný systém. Preto sa pred nákupom uistite, ktoré integrácie váš dodávateľ podporuje – a či vám s nastavením pomôže.

Pamätajte tiež, že nákupom systému spolupráca s dodávateľom nekončí. V prípade ťažkostí by mala byť k dispozícii zákaznícka podpora – či už na chate, e-maile alebo telefóne. Aj skúsení používatelia totiž občas potrebujú poradiť alebo vysvetliť novú funkciu.

Bežnou praxou býva, že základná technická podpora je k dispozícii bezplatne a platí sa až za prednostné vybavenie problémov či náročnejšie servisné zásahy.

Samozrejmosťou by mali byť aj pravidelné aktualizácie, ktoré okrem nových funkcií na základe spätnej väzby používateľov zohľadňujú legislatívne zmeny týkajúce sa miezd, komunikácie s úradmi a ďalšej zamestnaneckej agendy.

4. Koľko zaplatíte

Skôr než sa rozhodnete pre konkrétny systém, zisťujte nielen cenu základného balíka, ale aj náklady na doplnkové moduly, ročnú podporu a aktualizácie či prípadné rozšírenie licencií. Až súčet vám ukáže skutočnú cenu – a „lacné“ riešenie môže napokon vyjsť oveľa drahšie, než ste si mysleli.

Ak si vystačíte iba s modulom pre účtovný program, vyskúšajte modul Mzdy a Personalistika pre účtovný systém Money S3. Bezplatnú verziu programu môžete bez obmedzení testovať až 3 mesiace – a potom sa rozhodnete, či prejdete na platenú verziu.

Čítaj viac z kategórie: PR