BB SK chce digitalizovať svoj úrad. Májový hackathon pomôže nájsť riešenia, ako spravovať dokumenty elektronicky

Banskobystrický samosprávny kraj plánuje digitalizovať. Pomôcť mu v tom má pripravovaný ôsmy hackathon z dielne Ministerstva investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie Slovenskej republiky. Ten sa uskutoční už 10. – 11. mája v Banskej Bystrici a jeho cieľom bude nájsť riešenie, ako vytvoriť digitalizovaný systém správy dokumentov.

Ôsmy hackathon už spustil prihlasovanie súťažných tímov, tých najšikovnejších motivuje finančnou odmenou za víťazné riešenie. Tému hackathonu “Digitálny a efektívny úrad bez papiera” navrhol Banskobystrický samosprávny kraj, ktorý vidí v digitalizácii správy dokumentov možnosť pracovať kvalitnejšie a efektívnejšie.

Výsledkom hackathonu by mal byť systém, ktorý prinesie rýchlejší a jednoduchší prístup k dokumentom samosprávy, ich efektívne schvaľovanie, či pripomienkovanie, možnosť zverejnenia pre občanov a podobne. Podstatné je vytvoriť aj užívateľsky priateľské prostredie pre interných zamestnancov organizácie, ktoré bude slúžiť aj na notifikáciu o finálnych dokumentoch a končiacich platnostiach zmlúv a dokumentov.

„Sme veľmi radi, že projekt Hacknime.to prináša na Slovensko inovácie. Ukazuje sa, že práve hackathony dávajú priestor množstvu mladých ľudí zapojiť svoju kreativitu a vymyslieť doteraz nepoznané riešenia pre štátnu správu,“ uviedol Viktor Štefaňák, Head of Partnerships v Campus Cowork.

Tvorba veľkého množstva dokumentov, ktoré na Úrade BBSK vzniká, nie je štandardizovaná, čo zamestnancov úradu núti tráviť veľa času nad celkovým pripomienkovaním, schvaľovaním a spracovaním jednotlivých dokumentov. Štandardizovaný systém má potenciál zamestnancov od rutinnej práce odbremeniť a tým skvalitniť ich služby.

Tento systém bude slúžiť viac ako 5 350 užívateľom z Úradu BBSK a súvisiacich zriaďovateľských organizácií. Zadávateľ témy zároveň očakáva také riešenie, ktoré bude vytvorené za pomoci low-code alebo no-code prístupu, čo bude znamenať jednoduchšiu administráciu a správu systému v budúcnosti.

“Teší ma, že Banskobystrický samosprávny kraj je jedným z piatich úspešných uchádzačov, ktorí sa tento rok zapoja do projektu Hacknime.to. Práve inovácie sú to, čo v kraji dlhodobo podporujeme a preto ma teší, že podporu na hľadanie inovatívneho riešenia sme dostali aj z MIRRI. Cieľom májového hackathonu je vytvoriť digitalizovaný systém správy dokumentov, ktorý bude šitý na mieru práve nášmu úradu. Preto verím, že medzi prihlásenými budú aj študenti z nášho kraja, pretože hackathon je skvelou príležitosťou ukázať svoj potenciál a načerpať množstvo nových skúseností,” dodal predseda BBSK, Ondrej Lunter.

Cieľom hackathonu, financovaného z Plánu obnovy a odolnosti SR, je teda navrhnúť inovatívne riešenie, ktoré zefektívni procesy súvisiace s tvorbou dokumentov, procesy súvisiace s ich pripomienkovaním, schvaľovaním, vyhľadávaním v nich a s ich zverejňovaním smerom k občanom.

Na implementáciu víťazného riešenia sú vyhradené finančné prostriedky vo výške až 100 000 eur bez DPH. Prihlásiť na hackathon sa môžu jednotlivci a tímy zložené z tech špecialistov, odborníkov na tému a mladých inovatívnych ľudí skrz vyplnenie online prihlášky na webstránke hacknime.to.

Spoločne budú vyvíjať riešenie na výzvu “Navrhni systém pre správu dokumentov (DMS) na tvorbu, správu a sledovanie životného cyklu dokumentov s rešpektovaním procesov a zákonov v prostredí samosprávneho kraja”, pričom je v hre aj odmena 3 000 eur pre víťazné riešenie. Prihlasovanie je otvorené do 8. mája 2024, alebo do naplnenia kapacity