Ako správne meetingovať s vašim tímom?

Michal Sorkovský / 17. marca 2015 / Business

Porady dnes prichádzajú o svoj význam a slovo meeting sa stáva synonymom pre stratu času. To je samozrejme veľká chyba. Ak sa pri zvolaní takéhoto stretnutia miestnosťou ozýva kolektívny povzdych, viete, že niečo treba zmeniť. Musíte meeting zefektívniť, využiť jeho potenciál, aby ste z neho vyťažili maximum, no a v tom vám môže pomôcť tento článok.

 

Ak ste na vedúcej pozícií v nejakej spoločnosti a zvolávate poradu, skúste ju využiť naplno. Nedovoľte, aby sa z takýchto stretnutí kolektívu stala len strata času, energie a peňazí. Tu je päť pravidiel, ktorých sa držte a vyťažte tak z meetingu maximum.

 

1. Odôvodnite prečo je meeting potrebný, ešte predtým, ako ho zvoláte

Myslíte si, že sú vaše porady produktívne, ale čo ak v skutočnosti nie sú? Pravdou je, že väčšina takýchto stretnutí je stratou času a porady sa môžu stať produktívnymi iba pod istými podmienkami. Tou prvou je konkrétny dôvod, pre ktorý poradu zvolávate. Spýtajte sa sami seba, čo by ste chceli meetingom dosiahnuť, aký by mal byť jeho výsledok a prečo potrebujete zhromaždiť celý tím v jednej miestnosti. Ak nedokážete konkretizovať dôvod porady, nezvolávajte ju.

 

 

2. Zavolajte hráčov, nie divákov

Robíte chybu, ak pri zvolávaní porady radšej zavoláte všetkých, radšej než by ste mali niekoho vynechať. Čím viac ľudí sa stretnutia zúčastňuje, tým menej každý z nich cíti potrebu s niečím do neho prispieť. Avšak, keď sa každý cíti byť na porade potrebným, budú všetci usilovnejšie rozoberať jednotlivé diskusné body. Keď z meetingu vynecháte členov tímu, ktorí k danej téme nemôžu prispieť a boli by len dívakmi, zvyšujete tým šancu, že tí, ktorí majú v diskusií čo povedať, naozaj naplnia plány celého stretnutia. A to sa tak tiež stáva kratším, ale aj výrazne efektívnejším.

 

3. Neprispôsobujte meeting vám, prispôsobte sa vy jemu

Sme zvyknutí plánovať porady podľa toho, kedy si na ne nájdeme v kalendári čas. To je ale chyba. Ak vám na stretnutí naozaj záleží, neprispôsobujte ho vášmu programu, ale prispôsobte váš program jemu. Nájdite si naň čas. Dôležité tiež je, aby porady netrvali zbytočne dlhú dobu, pokiaľ to nie je potrebné. Mali by trvať iba toľko, koľko je nevyhnutné na naplnenie ich cieľu. Tím ľudí, ktorý sa porady zúčastňuje nevyužíva čas dostatočne efektívne, keď ho má až zbytočne veľa. Ukážte svojim kolegom, že rešpektujete ich nabitý program a naplánujte meeting len na takú dobu, akú naozaj vyžaduje. Neplytvajte časom!    

 

 

4. Ak ste zvolali meeting, musíte sa postarať o jeho priebeh

Ten kto meeting zvolal sa musí aj postarať o jeho program a body, ktoré sa na ňom budú rozoberať. Zmätok na takomto stretnutí vniká, keď jeden človek diskusiu začína a iný ju ukončuje, poprípade nasmeruje iným smerom, než bola pôvodne naplánovaná. Samozrejme, že všetci zúčastnení majú právo prispieť do diskusie, ale musí existovať osoba, ktorá sa stará o jej priebeh. Tá je nesmierne potrebná, ak má byť meeting produktívny.

 

5. Podniknite kroky, na ktorých ste sa na stretnutí dohodli

Počas stretnutia s vašim tímom vznikol priestor na diskusiu. Tá je ale zbytočná, ak si z nej nezoberiete to dobré a nevyužijete to v akcii. Na konci každej porady by mali byť oznámené kroky, ktoré na jej základe podniknete. Následne by ste mali tieto kroky zhodnotiť na začiatku ďalšej porady. Budete tak môcť sledovať, výsledky vašich rozhodnutí a následne veci zlepšovať.

zdroj: entrepreneur.com   

Pridať komentár (0)