Ako získať z pracovného dňa viac: Pozri si 5 spôsobov, ako vo firme zvýšiť produktivitu

Produktivita v kancelárskom prostredí už nie je len o tom, že človek pracuje viac. Ide o to, že pracuje múdrejšie – so správnymi nástrojmi, v prostredí, ktoré mu dáva stabilitu, technológiu a komfort.

Pre lídrov to znamená vytvoriť podmienky: menej zbytočných stretnutí, jasné priority, spoľahlivý digitálny základ, zdravé prostredie a bezpečné technológie. Zamestnanci získajú priestor sústrediť sa na hodnotné úlohy, firma získa výhodu v konkurencii.

Efektivita, digitalizácia a bezpečnosť predstavujú základné predpoklady pre udržanie konkurencieschopnosti firiem. Firmy preto čoraz viac hľadajú spôsoby, ako nastaviť procesy tak, aby sa technológie, ľudia aj pracovné prostredie dopĺňali v jednom funkčnom celku.

Moderné digitálne riešenia dnes dokážu odstrániť zbytočné prekážky, zefektívniť komunikáciu a priniesť do každodennej práce viac prehľadu aj istoty. V Startitup sme pripravili 5 riešení, ako zvýšiť produktivitu v každom office.

Digitálna infraštruktúra ako základ firemnej produktivity

Za výkonnosťou dnešných firiem nestojí len tím, ale aj kvalita digitálneho zázemia. Stabilné pripojenie, bezpečné úložiská a spoľahlivé cloudové riešenia rozhodujú o tom, či tím pracuje efektívne alebo stráca čas na technických problémoch.

Práve preto sa čoraz viac firiem obracia na lokálnych partnerov, ktorí rozumejú ich špecifickým potrebám. Napríklad Slovanet patrí medzi poskytovateľov, ktorí kombinujú globálne technológie so znalosťou slovenského trhu.

Vďaka dlhoročným skúsenostiam dokáže navrhovať riešenia prispôsobené veľkým aj menším spoločnostiam – od stabilného pripojenia a cloudových služieb až po komplexné systémy kybernetickej ochrany. Pozri si viac →

zdroj: Slovanet

1. Optimalizácia meetingov – menej je viac

Porady patria medzi najčastejšie pracovné aktivity, no zároveň aj medzi tie, ktoré najviac ovplyvňujú plynulosť práce. V mnohých firmách sa z neformálnych diskusií stávajú dlhé a neštruktúrované stretnutia, ktoré berú energiu aj čas.

Výsledkom býva strata pozornosti, oneskorené rozhodnutia či znížená výkonnosť celého tímu. Efektívne stretnutie by pritom malo mať jasný cieľ, vopred určených účastníkov a konkrétny výstup.

Moderné spoločnosti preto prehodnocujú spôsob, akým porady organizujú – či už ide o hybridné prostredie, pravidelné operatívne meetingy alebo strategické brainstormingy. Cieľom nie je mať menej stretnutí, ale dosiahnuť, aby každé z nich prinášalo zmysluplný posun.

Tip na vylepšenie: Každé stretnutie by malo mať jasne stanovený cieľ a očakávaný výstup. Pomáha aj limitovanie času – napríklad na 25 alebo 45 minút namiesto tradičných 60.

Užitočné je rozoslať agendu s časovými blokmi a zvážiť formát: pri rýchlych rozhodnutiach postačí krátky stand-up alebo online call. Lídri by mali pravidelne vyhodnocovať, ktoré porady sú skutočne potrebné a ktoré možno nahradiť iným spôsobom spolupráce. 

zdroj: Canva – Efektívne meetingy sú kľúšové pre maximalizovanie pracovného výkonu.

2. Lepšie plánovanie práce a jasné priority

Bez jasných priorít a prehľadného plánu sa aj dobre fungujúci tím ľahko stratí v množstve úloh. Nejasné rozdelenie zodpovedností vedie k zbytočnému rozhodovaniu, čo spraviť skôr a k strate sústredenia.

Efektívne plánovanie preto patrí medzi základné piliere produktivity – prináša poriadok, znižuje stres a umožňuje lepšie reagovať na zmeny v pracovnom prostredí.

Tip na vylepšenie: Pomáha pravidelný ranný alebo týždenný check-in s tromi hlavnými prioritami tímu. Metóda „najdôležitejšej úlohy dňa“ eliminuje prepínanie medzi menšími úlohami.

Väčšie projekty je vhodné rozdeliť na menšie kroky s termínmi a priebežne sledovať čas strávený na menej produktívnych činnostiach. Pri plánovaní podporujú efektivitu aj digitálne nástroje – napríklad riešenie IceWarp od Slovanetu, ktoré spája prácu s dokumentmi, komunikáciu a synchronizáciu tímu.

zdroj: Canva – Dôleźité je mať jasný plán s prioritnými úlohami.

3. Digitalizácia a využívanie technológií

Hybridný a vzdialený spôsob práce mení požiadavky na technickú infraštruktúru firiem. Spoľahlivé pripojenie, dostatočne výkonný cloud a prehľadné kolaboračné prostredie sa stali základom každodennej efektivity.

Každý výpadok internetu, pomalý prenos dát či nejasné pravidlá zdieľania dokumentov dokážu spomaliť tím a znížiť jeho výkon. Dobre nastavené digitálne prostredie preto rozhoduje o plynulosti práce aj o tom, ako rýchlo sa podarí reagovať na nové úlohy.

Tip na vylepšenie: Stabilný internet a vhodne zvolené cloudové riešenie patria medzi najdôležitejšie prvky produktivity v hybridných tímoch.

Pomáha zaviesť jednotné úložiská, formáty dokumentov a verzovanie súborov, ktoré minimalizujú chaos v spolupráci. Napríklad virtuálne dátové centrum od Slovanet ponúka možnosť okamžitého navýšenia výkonu bez potreby investícií do hardvéru. Pozri si všetky služby → 

zdroj: Slovanet

4. Kvalita ovzdušia je tiež podstatná

Produktivitu ovplyvňuje nielen spôsob práce, ale aj samotné prostredie, v ktorom vzniká. Kvalita ovzdušia, intenzita svetla či rozloženie pracovných miest majú priamy vplyv na sústredenie, energiu a celkovú pohodu tímu.

Nevhodné osvetlenie alebo vydýchaný vzduch môžu znížiť výkonnosť rovnako ako preťažený kalendár. Firmy preto čoraz častejšie investujú do modernizácie pracovných priestorov, ktoré podporujú nielen komfort, ale aj zdravie zamestnancov.

Tip na vylepšenie: Pravidelné monitorovanie kvality ovzdušia, teploty a vlhkosti pomáha udržať optimálne podmienky pre prácu. Krátke prestávky počas dňa, napríklad päťminútový strečing či krátka prechádzka, zvyšujú koncentráciu a znižujú únavu.

Pri osvetlení má mať prednosť prirodzené svetlo, zatiaľ čo umelé by malo byť rovnomerné a bez odleskov. Praktickým riešením v tejto oblasti je napríklad aj OxyPoint od Slovanetu – inteligentný systém na meranie kvality ovzdušia, ktorý v reálnom čase vyhodnocuje údaje a pomáha vytvárať zdravšie pracovné prostredie. 

5. Kyberbezpečnosť má priamy vplyv na produktivitu

Kybernetická bezpečnosť sa čoraz viac spája nielen s ochranou dát, ale aj so samotnou efektivitou práce. Akékoľvek narušenie systémov – od výpadku siete po únik informácií – dokáže zastaviť bežný chod firmy a oslabiť dôveru tímu v digitálne prostredie.

V prostredí, kde je väčšina pracovných procesov závislá od technológií, sa spoľahlivá ochrana dát stáva základom plynulej produktivity.

Prevencia, správne nastavené procesy a pravidelné školenia zamestnancov sú dnes rovnako dôležité ako samotné pracovné nástroje.

Tip na vylepšenie: Každé zariadenie, ktoré pristupuje k firemným dátam – od notebookov po smartfóny – musí byť adekvátne zabezpečené. Dôležité je tiež pravidelné hodnotenie rizík, ako sú phishing, strata zariadenia či používanie neoverených cloudov.

Efektívnym riešením je zavedenie procesov pre prácu mimo kancelárie, vrátane VPN pripojenia, šifrovania a viacfaktorovej autentifikácie. Významnú úlohu zohráva aj vzdelávanie – keďže práve ľudský faktor býva najzraniteľnejší článok. 

zdroj: Canva – Kyberbezpečnosť je jedným z hlavných prvkov, ktoré by mala mať zabezpečené každá firma.

Čítaj viac z kategórie: Technológie a internet