Revolučná pomoc pri chaose s papiermi – ďalší dôkaz, že Slováci dokážu kráčať s dobou!

Jarka Fabriová / 24. augusta 2017 / Rozhovory

zdroj: Zdroj: DOCKitIN

Pred­stav si, že za­da­ním kľú­čo­vého slova do ap­li­ká­cie v smart­fóne by si mo­hol za zlo­mok se­kundy nájsť tie do­klady spred nie­koľ­kých ro­kov, ktoré po­tre­bu­ješ. A všetko by bolo zo­ra­dené podľa dá­tumu a te­ma­tiky. A bez ša­nó­nov. Pravé o ta­kéto kúzla di­gi­ta­li­zá­cie a ar­chi­vá­cie sa stará slo­ven­ská firma DOC­Ki­tIN.

Ahoj, na va­šej web­stránke v ka­te­gó­rii “O nás” ho­vo­ríte, že práve tie me­nej prí­jemné skú­se­nosti vás in­špi­ro­vali k vý­voju va­šej služby. O akých skú­se­nos­tiach je reč a čo bolo fi­nál­nym na­kop­nu­tím k tomu, aby ste za­čali po­má­hať ľu­ďom v boji s ťaž­kými ša­nónmi a ki­lami pa­pie­rov?

Na­kop­nu­tím pre celý pro­jekt bol osobná skú­se­nosť so stra­tou dô­le­ži­tého do­ku­mentu, nie moja, ale môjho ka­ma­ráta. Vtedy ho to za­blo­ko­valo na x dní pri stavbe domu, z čoho bol dosť ner­vózny, a tak mi po­ve­dal, že by bolo fajn, ak by exis­to­vala taká apka, kde by mal na­ske­no­vané všetky dô­le­žité do­ku­menty –  a už sa to spus­tilo… do­stala som za úlohu celé to do­mys­lieť, za­stre­šiť, nájsť ľudí a on sa stal in­ves­to­rom.

foto: doc­ki­tin

Čím všet­kým sa od­li­šuje dnešná di­gi­ta­li­zá­cia od sta­rého zná­meho ske­no­va­nia?

Bu­dem ho­vo­riť o tom, ako to ro­bíme my – do­ku­menty nie­len na­ske­nu­jeme, ale aj vy­ťa­žíme – čiže vy­tiah­neme z do­ku­mentu tie ob­sa­hovo naj­dô­le­ži­tej­šie dáta a ulo­žíme ich do ex­tra sú­boru k do­ku­mentu – ide o tzv. de­tail do­ku­mentu. Oproti dávno zná­memu ske­no­va­niu sa ok­rem to­hoto asi nič vý­znamné ne­zme­nilo, ino­va­tívne sú skôr tie pro­cesy, ktoré sa dajú ro­biť po na­ske­no­vaní do­ku­mentu.

Naj­väč­ším prí­no­som pre kli­enta, ok­rem spo­mí­na­ného vy­ťa­že­nia, je mo­bilná ap­li­ká­cia. Nie len, že mu všetko zdi­gi­ta­li­zu­jeme a on si to od­ne­sie na ne­ja­kom pa­mä­ťo­vom mé­diu, alebo mu to na­hráme kde­koľ­vek na cloud, ako to bý­valo bežné ke­dysi. My sme vy­vi­nuli kom­plexnú ap­li­ká­ciu, bez­pečný pries­tor na kli­en­tove do­ku­menty, ktorá uľah­čuje kli­en­tovi kaž­do­denný ži­vot a najmä mu šetrí čas.

Ak správne chá­pem za­me­ra­nie a čin­nosť va­šej spo­loč­nosti, po­dobné služby po­núka na­prí­klad Go­ogle Docs, ktorý je na­vyše za­darmo. O čo vy­ma­ka­nej­šia je práve vaša firma a za čo sa oplatí si pri­pla­tiť?

Na­šou „špe­cia­lit­kou“ je pre­po­je­nie on­line a off­line služby. Ne­po­nú­kame iba clou­dové úlo­žisko na do­ku­menty, ale aj služby kla­sic­kého ar­chívu. Kli­ent má v bez­pečí di­gi­tálne kó­pie, ako aj ori­gi­nálne do­ku­menty. Má ich všetky na jed­nom mieste, pod kon­tro­lou, ori­gi­nál, či jeho no­tár­sky osved­čenú kó­piu si vy­žiada jed­ným klik­nu­tím v ap­li­ká­cii. A je toho oveľa viac, čo po­nú­kame…

Asi naj­vý­raz­nej­ším roz­die­lom je však ochrana úda­jov a práv. Ľu­dia si vo väč­šine prí­pa­dov ne­čí­tajú zmluvné pod­mienky on­line slu­žieb, do kto­rých si gi­ganty ako Go­ogle, Drop­box ai. dá­vajú vety, ktoré ich opráv­ňujú zdie­ľať osobné údaje a in­for­má­cie s tre­tími stra­nami a v prí­pade akej­koľ­vek uda­losti ne­nesú žiadnu zod­po­ved­nosť. Pri na­hrá­vaní štu­dij­ných po­zná­mok je to OK, ak však na­hrá­vate cit­livé dáta ako fotky, fi­remné do­ku­menty a pod. mali by ste byť obo­zret­nejší. Opra­vím vás len v de­taile, že Go­ogle Docs je síce za­darmo, ale len do ur­či­tého ob­jemu dát. V DOC­Ki­tIN kli­en­tov vô­bec ne­ob­me­dzu­jeme.

foto: doc­ki­tin

Na va­šom blogu si možno pod­rob­nej­šie pre­čí­tať o vy­uží­vaní DOC­Ki­tIN. Ako sa však služba vy­ví­jala a čo sa vám po­da­rilo vy­lep­šiť?

V máji to bol rok, čo sme na trhu. Sna­žime sa stále pra­co­vať na na­šej ap­li­ká­cii, mo­men­tálne máme vonku ver­ziu číslo 19 a každá pri­niesla ne­jaké uži­va­teľ­ské zlep­še­nie, či už to bol nový di­zajn, nové fun­kci­ona­lity, …

Na­po­sledy sme pri­niesli napr. pre­po­je­nie na úč­tovný soft­vér Pro­fit365, čo úč­tov­ní­kom, ktorí ho vy­uží­vajú značne uľahčí a zrýchli prácu, pre­tože už ne­budú mu­sieť ma­nu­álne pre­pi­so­vať údaje z úč­tov­ných do­kla­dov. Cel­kovo, pod­ni­ka­te­ľom, pri­ne­sie pre­po­je­nie väčší pre­hľad o všet­kých fi­rem­ných do­ku­men­toch a o eko­no­mic­kej stránke firmy.

foto: doc­ki­tin

Pred­stava po­ten­ciál­neho kli­enta po­čas za­lo­že­nia firmy a re­álni kli­enti te­raz. Je me­dzi nimi roz­diel a ak áno, aký?

Áno, tro­chu je. Pri za­lo­žení firmy sme mali am­bí­ciu pri­niesť re­vo­lú­ciu do bež­nej slo­ven­skej do­mác­nosti. Mys­leli sme si, že pre pod­ni­ka­te­ľov je na trhu dosť rie­šení, ale nik ne­myslí na jed­not­liv­cov, ktorí tiež majú plné šup­líky pa­pie­rov. Dnes vi­díme, že jed­not­livci nie sú re­vo­lú­cii až tak na­klo­není, aby sa každá do­mác­nosť hr­nula do di­gi­ta­li­zá­cie, a na­opak malí pod­ni­ka­te­lia, živ­nost­níci ja­via o DOC­Ki­tIN zá­u­jem.

Je pre nich fi­nančne me­nej ná­kladný a prak­tic­kejší, ako za­mest­nať asis­tentku na ad­mi­ni­stra­tívu alebo vy­uží­vať kom­plexné CMR sys­témy pre veľké firmy v kom­bi­ná­cii s kla­sic­kými ar­chívmi. Dnes to teda už ne­roz­li­šu­jeme a sme tu pre všet­kých, ktorí po­tre­bujú po­môcť s pa­pie­ro­vač­kami.

Zdroj: DOC­Ki­tIN

Čo po­va­žu­jete za naj­väč­šie miľ­níky vo vý­voji svo­jej mla­dej firmy?

Ur­čite je to dá­tum 16.5.2016, kedy sme svetu dali ve­dieť, že sme tu, na Slo­ven­skom trhu, po­tom ko­niec sep­tem­bra 2016, keď sme za­čali ko­mu­ni­ko­vať, že ok­rem slo­ven­ských do­mác­nosti, vieme po­môcť aj slo­ven­ským pod­ni­ka­te­ľom. A ur­čite aj ok­tó­ber 2016, keď sme zís­kali pr­vého pla­tia­ceho kli­enta.

Ho­vorí sa, že ten, kto ne­vie pre­hrá­vať, nie je pri­pra­vený na sku­točný úspech. Stala sa aj vám ne­jaká pre­hra v prie­behu týchto dvoch ro­kov a ako ste sa z nej po­u­čili?

Ne­viem, či by sme mali ho­vo­riť o pre­hre v tomto rpí­pade, ale po­u­če­nie ur­čite – zis­tili sme, že prie­merná do­mác­nosť nemá doma toľko do­ku­men­tov a pa­pie­rov, ako sme si pô­vodne mys­leli a do­konca, že veľa z nich má už aj doma za­ve­dený aký-taký sys­tém a po­ria­dok. Mu­seli sme sa po­su­núť v de­fi­ní­cii na­šej cie­ľo­vej sku­piny a ich po­trieb.

Zdroj: DOC­Ki­tIN

Slovo “do­ku­menty”, či už v di­gi­tál­nej alebo pa­pie­ro­vej forme, sa pre mno­hých ľudí spája s mierne ne­ga­tív­nym vý­zna­mom, by­rok­ra­ciou a väč­šina z nás sa stráca v nie naj­bež­nej­ších slo­vách. Po­má­hate svo­jim kli­en­tom aj inak ako di­gi­ta­li­zá­ciou ich pa­pie­ro­va­čiek?

Chceme po­nú­kať a už aj po­nú­kame na­šim kli­en­tom kom­plexné služby v ob­lasti ad­mi­ni­stra­tívy. Ok­rem na­šej ťa­žis­ko­vej služby – spra­co­va­nia do­ku­men­tov a ich úschovy v ar­chíve po­nú­kame aj ďal­šie mož­nosti pre zjed­no­du­še­nie ži­vota, ako vy­žia­da­nie no­tár­sky ove­re­nej kó­pie priamo v ap­li­ká­cii, ktorú kli­en­tovi do­ru­číme do 48 ho­dín, kam si po­vie.

Pre pod­ni­ka­te­ľov po­nú­kame správu re­gi­stra­túry –  od vy­pra­co­va­nia smer­níc, až po cel­kovú spo­lu­prácu v jej správe. Ak­tu­álne sme pri­niesli už spo­mí­nané pre­po­je­nie s on­line eko­no­mic­kým soft­vé­rom Pro­fit365. V blíz­kej bu­dúc­nosti pri­pra­vu­jeme pre kli­en­tov mož­nosť zria­diť si v DOC­Ki­tIN ex­ternú poš­tovú schránku a všetku ich po­štu bu­deme di­gi­ta­li­zo­vať a ná­sledne ar­chi­vo­vať, pre­po­sie­lať, alebo skar­to­vať. Sna­žíme sa ne­us­tále na­pre­do­vať.

foto: doc­ki­tin

Keďže vám kli­enti zve­rujú ko­pec dô­ver­ných in­for­má­cií, mu­síte mys­lieť aj na bez­peč­nostné za­bez­pe­če­nie. Akým spô­so­bom za­ru­ču­jete ochranu osob­ných úda­jov?

Ochrane osob­ných úda­jov, ale aj za­bez­pe­če­niu na­šej ap­li­ká­cie, ser­ve­rov a ar­chívu sme ve­no­vali už pri vzniku služby množ­stvo času, aby sme ve­deli kli­en­tovi za­ru­čiť nie len bez­peč­nosť dát, ale aj pa­pie­ro­vých do­ku­men­tov a ne­po­ľa­vu­jeme ani te­raz. Oproti iným clou­do­vým služ­bám máme jasné vše­obecné ob­chodné pod­mienky – kli­ent sa ne­vzdáva žiad­neho práva na do­ku­ment.

Keď si ho z ap­li­ká­cie zmaže, je na­dobro zma­zaný. Všetci za­mest­nanci DOC­Ki­tIN sú od­borne ško­lení v zmysle práv­nych no­riem o ochrane osob­ných úda­jov a majú pod­pí­sanú ml­čan­li­vosť. Ser­very si pre­na­jí­mame od exper­tov v od­bore, spo­loč­nosti Vnet, ktorá ich má za­bez­pe­čené naj­mo­der­nej­šími spô­sobmi. Našu ap­li­ká­ciu pra­vi­delne ak­tu­ali­zu­jeme a pod­ro­bu­jeme bez­peč­nost­ným au­di­tom a pe­net­rač­ným tes­tom.

Náš ar­chív je ne­pretr­žite mo­ni­to­ro­vaný a na­po­jený na SBS. Mys­líme si, že viac už ani ro­biť ne­môžme.

Zdroj: DOC­Ki­tIN

Ktoré za­bez­pe­če­nie je pre vás ná­roč­nej­šie na re­a­li­zá­ciu – fy­zická ochrana ar­chívu alebo za­bez­pe­če­nie di­gi­tál­nych dát?

Za­bez­pe­če­nie re­a­li­zu­jeme cez par­tne­rov, kto­rým 100-per­cetne dô­ve­ru­jeme, lebo sú to pro­fe­si­onáli vo svo­jom od­bore. Jed­no­duch­šie bolo ur­čite zre­a­li­zo­vať za­bez­pe­če­nie ar­chívu. Sys­témy na fy­zickú ochranu pries­to­rov sú na trhu už dlho a sú na vy­so­kej tech­no­lo­gic­kej úrovni.

Kom­pli­ko­va­nej­šie je to vždy so za­bez­pe­če­ním dát, kde je nutné každý deň kon­tro­lo­vať ak­tu­ál­nosť za­bez­pe­če­nia. Všetky dáta sú ulo­žené v mo­der­nom dá­to­vom cen­tre, ktoré spĺňa naj­vyš­šie štan­dardy bez­peč­nosti. Tok dát je šif­ro­vaný.

Na zá­ver – aké su vaše plány do najb­liž­šej bu­dúc­nosti? Chys­táte vy­lep­še­nie či roz­ší­re­nie va­šich slu­žieb?

Na­šim cie­ľom je hlavne ak­vi­zí­cia no­vých kli­en­tov zo seg­mentu ma­lých a stred­ných fi­riem. Chceli by sme im po­nú­kať služby šité na mieru.

Ako som už vra­vela, v blíz­kej bu­dúc­nosti chys­táme pre kli­en­tov mož­nosť zria­diť si u nás poš­tovú schránku a bu­deme po­sky­to­vať spra­co­va­nie doš­lej po­šty, pri­padne aj pre­be­ra­nie do­po­ru­če­ných zá­sie­lok. Pri­pra­vu­jeme aj ďal­šie roz­ší­re­nia slu­žieb, ktoré sú však ešte len v štá­diu pro­jek­tov, preto ich za­tiaľ ne­bu­deme pre­zrá­dzať. ☺

Člá­nok vzni­kol v spo­lu­práci so spo­loč­nos­ťou Doc­ki­tIN.

 

Pridať komentár (0)