Revolučná pomoc pri chaose s papiermi – ďalší dôkaz, že Slováci dokážu kráčať s dobou!

  • Predstav si, že zadaním kľúčového slova do aplikácie v smartfóne by si mohol za zlomok sekundy nájsť tie doklady spred niekoľkých rokov, ktoré potrebuješ. A všetko by bolo zoradené podľa dátumu a tematiky. A bez šanónov. Pravé o takéto kúzla digitalizácie a archivácie sa stará slovenská firma DOCKitIN.
zdroj: Zdroj: DOCKitIN
  • Predstav si, že zadaním kľúčového slova do aplikácie v smartfóne by si mohol za zlomok sekundy nájsť tie doklady spred niekoľkých rokov, ktoré potrebuješ. A všetko by bolo zoradené podľa dátumu a tematiky. A bez šanónov. Pravé o takéto kúzla digitalizácie a archivácie sa stará slovenská firma DOCKitIN.

Ahoj, na vašej webstránke v kategórii “O nás” hovoríte, že práve tie menej príjemné skúsenosti vás inšpirovali k vývoju vašej služby. O akých skúsenostiach je reč a čo bolo finálnym nakopnutím k tomu, aby ste začali pomáhať ľuďom v boji s ťažkými šanónmi a kilami papierov?

Nakopnutím pre celý projekt bol osobná skúsenosť so stratou dôležitého dokumentu, nie moja, ale môjho kamaráta. Vtedy ho to zablokovalo na x dní pri stavbe domu, z čoho bol dosť nervózny, a tak mi povedal, že by bolo fajn, ak by existovala taká apka, kde by mal naskenované všetky dôležité dokumenty –  a už sa to spustilo… dostala som za úlohu celé to domyslieť, zastrešiť, nájsť ľudí a on sa stal investorom.

foto: dockitin

Čím všetkým sa odlišuje dnešná digitalizácia od starého známeho skenovania?

Budem hovoriť o tom, ako to robíme my – dokumenty nielen naskenujeme, ale aj vyťažíme – čiže vytiahneme z dokumentu tie obsahovo najdôležitejšie dáta a uložíme ich do extra súboru k dokumentu – ide o tzv. detail dokumentu. Oproti dávno známemu skenovaniu sa okrem tohoto asi nič významné nezmenilo, inovatívne sú skôr tie procesy, ktoré sa dajú robiť po naskenovaní dokumentu.

Najväčším prínosom pre klienta, okrem spomínaného vyťaženia, je mobilná aplikácia. Nie len, že mu všetko zdigitalizujeme a on si to odnesie na nejakom pamäťovom médiu, alebo mu to nahráme kdekoľvek na cloud, ako to bývalo bežné kedysi. My sme vyvinuli komplexnú aplikáciu, bezpečný priestor na klientove dokumenty, ktorá uľahčuje klientovi každodenný život a najmä mu šetrí čas.

Ak správne chápem zameranie a činnosť vašej spoločnosti, podobné služby ponúka napríklad Google Docs, ktorý je navyše zadarmo. O čo vymakanejšia je práve vaša firma a za čo sa oplatí si priplatiť?

Našou „špecialitkou“ je prepojenie online a offline služby. Neponúkame iba cloudové úložisko na dokumenty, ale aj služby klasického archívu. Klient má v bezpečí digitálne kópie, ako aj originálne dokumenty. Má ich všetky na jednom mieste, pod kontrolou, originál, či jeho notársky osvedčenú kópiu si vyžiada jedným kliknutím v aplikácii. A je toho oveľa viac, čo ponúkame…

Asi najvýraznejším rozdielom je však ochrana údajov a práv. Ľudia si vo väčšine prípadov nečítajú zmluvné podmienky online služieb, do ktorých si giganty ako Google, Dropbox ai. dávajú vety, ktoré ich oprávňujú zdieľať osobné údaje a informácie s tretími stranami a v prípade akejkoľvek udalosti nenesú žiadnu zodpovednosť. Pri nahrávaní študijných poznámok je to OK, ak však nahrávate citlivé dáta ako fotky, firemné dokumenty a pod. mali by ste byť obozretnejší. Opravím vás len v detaile, že Google Docs je síce zadarmo, ale len do určitého objemu dát. V DOCKitIN klientov vôbec neobmedzujeme.

foto: dockitin

Na vašom blogu si možno podrobnejšie prečítať o využívaní DOCKitIN. Ako sa však služba vyvíjala a čo sa vám podarilo vylepšiť?

V máji to bol rok, čo sme na trhu. Snažime sa stále pracovať na našej aplikácii, momentálne máme vonku verziu číslo 19 a každá priniesla nejaké uživateľské zlepšenie, či už to bol nový dizajn, nové funkcionality, …

Naposledy sme priniesli napr. prepojenie na účtovný softvér Profit365, čo účtovníkom, ktorí ho využívajú značne uľahčí a zrýchli prácu, pretože už nebudú musieť manuálne prepisovať údaje z účtovných dokladov. Celkovo, podnikateľom, prinesie prepojenie väčší prehľad o všetkých firemných dokumentoch a o ekonomickej stránke firmy.

foto: dockitin

Predstava potenciálneho klienta počas založenia firmy a reálni klienti teraz. Je medzi nimi rozdiel a ak áno, aký?

Áno, trochu je. Pri založení firmy sme mali ambíciu priniesť revolúciu do bežnej slovenskej domácnosti. Mysleli sme si, že pre podnikateľov je na trhu dosť riešení, ale nik nemyslí na jednotlivcov, ktorí tiež majú plné šuplíky papierov. Dnes vidíme, že jednotlivci nie sú revolúcii až tak naklonení, aby sa každá domácnosť hrnula do digitalizácie, a naopak malí podnikatelia, živnostníci javia o DOCKitIN záujem.

Je pre nich finančne menej nákladný a praktickejší, ako zamestnať asistentku na administratívu alebo využívať komplexné CMR systémy pre veľké firmy v kombinácii s klasickými archívmi. Dnes to teda už nerozlišujeme a sme tu pre všetkých, ktorí potrebujú pomôcť s papierovačkami.

Zdroj: DOCKitIN

Čo považujete za najväčšie miľníky vo vývoji svojej mladej firmy?

Určite je to dátum 16.5.2016, kedy sme svetu dali vedieť, že sme tu, na Slovenskom trhu, potom koniec septembra 2016, keď sme začali komunikovať, že okrem slovenských domácnosti, vieme pomôcť aj slovenským podnikateľom. A určite aj október 2016, keď sme získali prvého platiaceho klienta.

Hovorí sa, že ten, kto nevie prehrávať, nie je pripravený na skutočný úspech. Stala sa aj vám nejaká prehra v priebehu týchto dvoch rokov a ako ste sa z nej poučili?

Neviem, či by sme mali hovoriť o prehre v tomto rpípade, ale poučenie určite – zistili sme, že priemerná domácnosť nemá doma toľko dokumentov a papierov, ako sme si pôvodne mysleli a dokonca, že veľa z nich má už aj doma zavedený aký-taký systém a poriadok. Museli sme sa posunúť v definícii našej cieľovej skupiny a ich potrieb.

Zdroj: DOCKitIN

Slovo “dokumenty”, či už v digitálnej alebo papierovej forme, sa pre mnohých ľudí spája s mierne negatívnym významom, byrokraciou a väčšina z nás sa stráca v nie najbežnejších slovách. Pomáhate svojim klientom aj inak ako digitalizáciou ich papierovačiek?

Chceme ponúkať a už aj ponúkame našim klientom komplexné služby v oblasti administratívy. Okrem našej ťažiskovej služby – spracovania dokumentov a ich úschovy v archíve ponúkame aj ďalšie možnosti pre zjednodušenie života, ako vyžiadanie notársky overenej kópie priamo v aplikácii, ktorú klientovi doručíme do 48 hodín, kam si povie.

Pre podnikateľov ponúkame správu registratúry –  od vypracovania smerníc, až po celkovú spoluprácu v jej správe. Aktuálne sme priniesli už spomínané prepojenie s online ekonomickým softvérom Profit365. V blízkej budúcnosti pripravujeme pre klientov možnosť zriadiť si v DOCKitIN externú poštovú schránku a všetku ich poštu budeme digitalizovať a následne archivovať, preposielať, alebo skartovať. Snažíme sa neustále napredovať.

foto: dockitin

Keďže vám klienti zverujú kopec dôverných informácií, musíte myslieť aj na bezpečnostné zabezpečenie. Akým spôsobom zaručujete ochranu osobných údajov?

Ochrane osobných údajov, ale aj zabezpečeniu našej aplikácie, serverov a archívu sme venovali už pri vzniku služby množstvo času, aby sme vedeli klientovi zaručiť nie len bezpečnosť dát, ale aj papierových dokumentov a nepoľavujeme ani teraz. Oproti iným cloudovým službám máme jasné všeobecné obchodné podmienky – klient sa nevzdáva žiadneho práva na dokument.

Keď si ho z aplikácie zmaže, je nadobro zmazaný. Všetci zamestnanci DOCKitIN sú odborne školení v zmysle právnych noriem o ochrane osobných údajov a majú podpísanú mlčanlivosť. Servery si prenajímame od expertov v odbore, spoločnosti Vnet, ktorá ich má zabezpečené najmodernejšími spôsobmi. Našu aplikáciu pravidelne aktualizujeme a podrobujeme bezpečnostným auditom a penetračným testom.

Náš archív je nepretržite monitorovaný a napojený na SBS. Myslíme si, že viac už ani robiť nemôžme.

Zdroj: DOCKitIN

Ktoré zabezpečenie je pre vás náročnejšie na realizáciu – fyzická ochrana archívu alebo zabezpečenie digitálnych dát?

Zabezpečenie realizujeme cez partnerov, ktorým 100-percetne dôverujeme, lebo sú to profesionáli vo svojom odbore. Jednoduchšie bolo určite zrealizovať zabezpečenie archívu. Systémy na fyzickú ochranu priestorov sú na trhu už dlho a sú na vysokej technologickej úrovni.

Komplikovanejšie je to vždy so zabezpečením dát, kde je nutné každý deň kontrolovať aktuálnosť zabezpečenia. Všetky dáta sú uložené v modernom dátovom centre, ktoré spĺňa najvyššie štandardy bezpečnosti. Tok dát je šifrovaný.

Na záver – aké su vaše plány do najbližšej budúcnosti? Chystáte vylepšenie či rozšírenie vašich služieb?

Našim cieľom je hlavne akvizícia nových klientov zo segmentu malých a stredných firiem. Chceli by sme im ponúkať služby šité na mieru.

Ako som už vravela, v blízkej budúcnosti chystáme pre klientov možnosť zriadiť si u nás poštovú schránku a budeme poskytovať spracovanie došlej pošty, pripadne aj preberanie doporučených zásielok. Pripravujeme aj ďalšie rozšírenia služieb, ktoré sú však ešte len v štádiu projektov, preto ich zatiaľ nebudeme prezrádzať. ☺

Článok vznikol v spolupráci so spoločnosťou DockitIN.