Ako firmy v roku 2026 odbúravajú zbytočnú administratívu

Podnikanie dnes nie je len o získavaní zákazníkov, predaji produktov alebo poskytovaní služieb. Stále väčšiu časť pracovného dňa totiž podnikateľom zaberá administratíva, ktorej s rastúcim počtom zákaziek len pribúda. Najväčšiu úsporu času pritom prináša automatizácia fakturácie, prepojenie účtovných a e-shopových systémov, využívanie umelej inteligencie alebo zjednodušenie pravidelného zásobovania kancelárie. Práve vďaka týmto krokom môžu firmy obmedziť ručné prepisovanie údajov, kontrolovanie dokladov aj ďalšie opakujúce sa činnosti.

Kde firmám berie najviac času fakturácia a účtovníctvo

Jednou z oblastí, v ktorých môžu podnikatelia strácať prekvapivo veľa času, je fakturácia a účtovníctvo. Hoci totiž vystavenie jednej faktúry zvyčajne zaberie len niekoľko minút, skutočná administratívna záťaž je oveľa väčšia. Je totiž potrebné kontrolovať prijaté platby, evidovať doklady, dohľadávať chýbajúce faktúry v e-mailoch alebo pripravovať podklady pre účtovníka.

S rastúcim počtom zákazníkov sa množstvo týchto úkonov prirodzene zvyšuje. Firmy preto čoraz častejšie využívajú nástroje, ktoré dokážu jednotlivé procesy automatizovať, prepojiť fakturáciu s účtovníctvom a obmedziť opakované prepisovanie tých istých údajov.

Čo prinesie rok 2027: povinná eFaktúra

Ďalším dôvodom, prečo sa automatizáciou začať zaoberať už teraz, sú pripravované zmeny v elektronickej fakturácii na Slovensku. Podľa informácií Finančnej správy SR totiž od 1. januára 2027 začne platiť povinnosť elektronickej fakturácie pre vybrané podnikateľské transakcie.

Ako upozorňuje Braňo Šimo, CEO spoločnosti SuperFaktúra, moderné fakturačné nástroje majú podnikateľom nielen uľahčiť plnenie nových povinností, ale predovšetkým dlhodobo šetriť čas.

„Administratíva pri podnikaní nie je len samotné vystavenie faktúry. Je to aj zbieranie dokladov, kontrolovanie úhrad, zháňanie faktúr po e-mailoch, príprava podkladov pre účtovníka a čoraz častejšie aj plnenie povinností voči štátu. Našim cieľom je, aby čo najväčšiu časť tejto práce zvládol softvér namiesto podnikateľa. SuperFaktúra preto uchováva doklady a údaje pokope, automatizuje opakované úkony a pripravuje dáta tak, aby ich účtovníčka nemusela znova prepisovať. A posúvame sa aj bližšie k administratíve spojenej priamo so štátom – od roku 2027 budú mať podnikatelia povinnosť prijímať a odosielať eFaktúru a SuperFaktúra je na to samozrejme pripravená. Ideálny výsledok je pre nás v podstate celkom nudný: podnikateľ splní, čo má, ale nemusí nad tým stráviť pol dňa.”

Braňo Šimo, CEO SuperFaktúra

Ako si administratívu zjednodušujú e-shopy

Podobné problémy riešia aj prevádzkovatelia internetových obchodov. Okrem bežného účtovníctva musia totiž spracovávať objednávky, aktualizovať skladové zásoby, komunikovať s prepravcami alebo spravovať produktové katalógy.

Významnou pomocou sú preto automatické prepojenia jednotlivých systémov a čoraz častejšie aj umelá inteligencia. Ako vysvetľuje Juraj Bystrický, CEO spoločnosti BiznisWeb.sk, moderné nástroje dokážu prevziať nielen rutinnú administratívu, ale aj časť práce súvisiacej s rozvojom e-shopu.

„Najviac času v e-commerce zožerie manuálne prepisovanie dát a rutinná administratíva. V BiznisWeb.sk ju odbúravame vďaka API prepojeniam na účtovníctvo či kuriérske spoločnosti. Zapojenie umelej inteligencie do prekladov a úprav popisov produktov v e-shope zase šetrí stovky hodín pri expanzii na zahraničné trhy. AI e-shopárom sama navrhuje kroky pre lepšie podnikanie, napríklad upozorní na dlhodobo nepredajný tovar na sklade či neaktívnych VIP zákazníkov.”

Juraj Bystrický, CEO BiznisWeb.sk

Aj ambulancie môžu vďaka digitalizácii ušetriť čas

Administratíva však nezaberá čas len podnikateľom, účtovníkom či prevádzkovateľom e-shopov. Podobné problémy riešia aj zdravotnícke zariadenia, kde personál denne vybavuje telefonáty, objednávanie pacientov a organizáciu poradia v čakárni. Aj tieto činnosti pritom dokážu výrazne zjednodušiť digitálne nástroje.

„eČakáreň mení klasickú čakáreň na digitálnu. Pacient sa môže prihlásiť do poradia aj z domu, v reálnom čase sledovať, ako sa poradie posúva, a do ambulancie prísť až po SMS privolaní. Cez eČakáreň môže zároveň riešiť objednanie či bežné požiadavky, napríklad predpis liekov, bez zbytočného telefonovania. Výsledkom je menej ľudí v čakárni, menej vyrušení a administratívy pre personál a ambulancia, ktorá funguje modernejšie a pohodlnejšie pre pacientov.“

Norbert Bende, zakladateľ eČakárne

Administratíva nie je len papierovanie. Patrí sem aj zásobovanie kancelárie

Keď sa povie firemná administratíva, väčšina ľudí si predstaví faktúry a účtovné doklady. Nemalé množstvo času však zaberá aj pravidelné dopĺňanie kancelárskych potrieb, napríklad papiera, tonerov či atramentových náplní.

Firmy totiž musia kontrolovať zásoby, opakovane objednávať spotrebný materiál a porovnávať dodávateľov. Riešením môže byť dlhodobá spolupráca s overeným B2B dodávateľom, ktorá obmedzuje nutnosť riešiť celý nákupný proces vždy od začiatku.

Napríklad predajca tlačového spotrebného materiálu Prinexa upozorňuje, že pri pravidelnej tlači je vhodné sledovať nielen dostupnosť spotrebného materiálu, ale aj jeho kompatibilitu s používanými tlačiarňami. Najmä pri vyšších objemoch tlače môžu byť vhodnou alternatívou kompatibilné náplne zodpovedajúce požiadavkám konkrétnych zariadení.

Čo by si firmy mali overiť pred výberom nástroja na automatizáciu?

Hoci automatizácia sľubuje úsporu času, nie každý nástroj musí byť vhodný pre každú firmu. Pred jeho výberom je preto dôležité zvážiť, aké činnosti má skutočne zjednodušiť a či ho bude možné prepojiť s existujúcimi systémami. Rozhodovať by pritom nemalo iba množstvo funkcií, ale aj jednoduchosť používania, bezpečnosť dát, dostupnosť podpory alebo možnosti ďalšieho rozvoja.

Najväčší prínos totiž nemá automaticky nástroj s najväčším počtom funkcií, ale ten, ktorý dokáže odstrániť konkrétne opakujúce sa úlohy a bez komplikácií zapadnúť do každodenného fungovania firmy.

Cieľom nie je menej papierov, ale menej strateného času

Čo teda povedať na záver? Automatizácia firemnej administratívy nie je len o nahrádzaní papierových dokumentov elektronickými. Jej hlavným zmyslom je predovšetkým obmedziť čas, ktorý podnikatelia a zamestnanci trávia činnosťami, ktoré za nich dokáže vyriešiť softvér. Či už ide o fakturáciu, správu e-shopu, organizáciu práce ambulancie alebo zásobovanie kancelárie, princíp zostáva rovnaký. Čím menej rutinných úkonov musí človek riešiť ručne, tým viac priestoru získava na dôležitejšiu prácu. Ideálnym výsledkom je tak administratíva, ktorá funguje spoľahlivo, ale podnikateľ o nej počas dňa takmer nevie.

Časté otázky o automatizácii firemnej administratívy

Ako môžu malé firmy znížiť množstvo administratívy?
Najjednoduchšou cestou je automatizovať fakturáciu, kontrolu platieb a odovzdávanie účtovných dokladov. Pomôcť môže aj prepojenie jednotlivých systémov, vďaka ktorému nie je potrebné opakovane prepisovať tie isté údaje.

Ktoré administratívne činnosti sa vyplatí automatizovať ako prvé?
Predovšetkým tie, ktoré sa pravidelne opakujú a zaberajú zamestnancom najviac času. Typicky ide o vystavovanie faktúr, evidenciu platieb, spracovanie objednávok alebo prípravu podkladov pre účtovníka.

Ako sa firmy môžu pripraviť na povinnú eFaktúru v roku 2027?
Slovenské firmy, na ktoré sa nové pravidlá vzťahujú, by si mali overiť, či ich fakturačný softvér podporuje požadované elektronické formáty a bude pripravený na nové povinnosti.

Posledná aktualizácia: október 2026

Autor článku: Jiří Filip

Dlhoročný šéfredaktor magazínov Letem světem Applem a Jablíčkář.cz, technický redaktor magazínu Zboží.cz, editor blogu TonerPartner, technologický nadšenec, hračkár a recenzent v jednej osobe. Okrem skúmania high-tech vychytávok dnešnej doby je však aj milovník varenia, výletov do prírody, rodiny a športu, najmä toho tímového. Viac informácií o ňom nájdete na jeho LinkedIn.