10 rád, ako byť výkon­ný v prá­ci

Visibility: Júlia Micháleková / 13. septembra 2014 / Lifehacking

Pokiaľ chcem (vo svo­jom oko­lí) nie­čo zme­niť, mala by som začať od seba. To isté pla­tí pri zvy­šo­va­ní výkon­nos­ti v onli­ne mar­ke­tin­gu. V prvom rade musím byť výkon­ný ja sám a efek­tív­ne využí­vať svoj čas. Pre­to sa v tom­to člán­ku budem veno­vať téme na prvý pohľad nesú­vi­sia­cej s onli­ne mar­ke­tin­gom: Ako byť výkon­ný pri prá­ci.

1. Život v rov­no­vá­he

Napriek tomu, že súčas­ný trend stá­le viac sme­ru­je k pro­pa­gá­cii zdra­vé­ho život­né­ho štý­lu a stá­le viac sa hovo­rí o vyrov­na­nom pra­cov­no-súkrom­nom živo­te, mno­hí pova­žu­jú wor­ko­ho­liz­mus za nie­čo pozi­tív­ne.

Ľudí, kto­rí robia „od nevi­dím do nevi­dím,” obdi­vu­je­me. Na kole­gov, kto­rí odiš­li z kan­ce­lá­rie pred šies­tou, poze­rá­me kri­vo. Pri­tom, ak chce­me byť naozaj výkon­ní pri svo­jej prá­ci a sústre­diť sa na ňu, potre­bu­je­me občas aj vypnúť. Načer­pať ener­giu pre ďal­šiu prá­cu so svo­jou rodi­nou, kama­rát­mi ale­bo pri inej voľ­no­ča­so­vej akti­vi­te.

2. Vedieť si určiť pri­ori­ty

Jed­na z naj­väč­ších výziev v rám­ci time-manaž­men­tu je naučiť sa pra­co­vať na tom, čo je naj­dô­le­ži­tej­šie, nie na tom, čo „naj­viac horí.” Hlav­ne, keď vám na chr­bát dýcha ner­vóz­ny šéf ale­bo kole­ga, kto­rý tie pod­kla­dy potre­bu­je teraz hneď.

  • Na to, aby ste vede­li, čo je dôle­ži­té, si v prvom rade musí­te vedieť určiť cie­le. V súla­de s bodom čís­lo 1 by ste si pri určo­va­ní cie­ľov mali, okrem otáz­ky „Aké sú moje pro­fe­sij­né cie­le?” odpo­ve­dať aj na otáz­ky:
  • Aké sú moje dušev­né cie­le? (aké schop­nos­ti sa chcem naučiť, čo chcem vedieť/ovládať)
  • Aké sú moje rodin­né a sociál­ne cie­le?
  • Aké sú moje finanč­né cie­le?
  • Aké sú moje ostat­né osob­né cie­le? (napr. zabe­hnúť mara­tón, ces­to­vať do Číny a pod.)

Cie­le si sta­no­vu­je­me, aby sme jed­not­li­vým úlo­hám vede­li pri plá­no­va­ní určiť pri­ori­tu. Ich dosia­hnu­tie nás však záro­veň moti­vu­je a dodá­va nám ener­giu k dosa­ho­va­niu ďal­ších, mož­no ešte väč­ších cie­ľov.

Nejas­né (žiad­ne) urče­nie cie­ľov môže byť nebez­peč­né. Dostá­va­te sa totiž do kolo­be­hu bez­cieľ­nos­ti:

img01

Pri určo­va­ní cie­ľov by ste sa mali držať nasle­dov­ných zásad:

  • Cie­le by mali byť SMART.
  • For­mu­luj­te ich pozi­tív­ne a moti­vu­jú­co. Vyhý­baj­te sa zápo­rom a nega­tí­vam. Namies­to „Už nikdy nech­cem prí­sť do prá­ce nesko­ro,” napí­šem „Chcem kaž­dý deň prí­sť do prá­ce na čas.”
  • Všet­ky si zapíš­te. Ide­ál­ne na vidi­teľ­né mies­to, kde sa s nimi bude­te pra­vi­del­ne stre­tá­vať, ale­bo sa vám budú pri­po­mí­nať (upo­zor­ne­nia v kalen­dá­ri).

Pri vytvá­ra­ní a rea­li­zá­cii akých­koľ­vek plá­nov sa vždy pýtaj­te: „Pomô­že mi táto čin­nosť k dosia­hnu­tiu mojich cie­ľov?” Ak nie, nie je pre vás pri­orit­ná.

3. Áno, aj tu pla­tí Pare­tov prin­cíp

Pri fil­tro­va­ní toho, čo je sku­toč­ne dôle­ži­té, sa uplat­ňu­je zná­me pra­vid­lo 80/20. Pare­tov prin­cíp hovo­rí o tom, že 80 % náš­ho výsled­ku dosiah­ne­me za 20 % náš­ho času. Keď to oto­čí­me, zis­tí­me, že 80 % náš­ho času trá­vi­me prá­cou na veciach, kto­ré v koneč­nom dôsled­ku tvo­ria len 20 % našich výsled­kov.

Pre­to je dôle­ži­té túto zby­toč­nú prá­cu odfil­tro­vať a prejsť od účin­nos­ti (robím všet­ko, čo mám, čo naje­fek­tív­nej­šie) k účel­nos­ti (robím len dôle­ži­té veci čo naje­fek­tív­nej­šie).

Tu sa veľa ľudí zasta­ví prá­ve pri už spo­mí­na­nom prob­lé­me. Roz­lí­šiť, čo je sku­toč­ne dôle­ži­té a čo je len nalie­ha­vé. Pomôcť vám môže takz­va­ný Eisen­ho­we­rov prin­cíp. Pod­ľa neho si úlo­hy roz­čle­ní­te na nasle­dov­né kate­gó­rie:

  • Pri­ori­ta A – dôle­ži­té a nalie­ha­vé. Rie­šim okam­ži­te dnes (naprí­klad krí­za).
  • Pri­ori­ta B – dôle­ži­té pre dosa­ho­va­nie urče­ných cie­ľov.
  • Pri­ori­ra C – nalie­ha­vé. Zdan­li­vo pôso­bia dôle­ži­to, lebo sú nalie­ha­vé. Pokiaľ to ide, odmiet­ni­te ich ale­bo dele­guj­te na iných. Zís­ka­te tým čas na A a B úlo­hy.
  • Pri­ori­ta D – ani jed­no. Zaho­dím do koša, odmiet­nem, dele­gu­jem na iných.

4. Nauč­te sa hovo­riť NIE

Základ­né pra­vid­lo manaž­men­tu: Hovor­te NIE vždy, keď je to mož­né a hovor­te ÁNO, len keď je to nut­né.
Jed­ným z naj­čas­tej­ších dôvo­dov, pre­čo vám pri­bú­da­jú prá­ve tas­ky zapa­da­jú­ce do sku­pi­ny D je, že od vás vaši kole­go­via, nad­ria­de­ní, pod­ria­de­ní ale­bo kama­rá­ti stá­le nie­čo chcú. Neho­vo­rím, že odte­raz niko­mu s ničím nepo­mô­že­te. Tre­ba však zvá­žiť, či vás dané tas­ky len neobe­ra­jú o čas a ener­giu a či je sku­toč­ne nevy­hnut­né ich vyko­nať.

5. Plá­no­va­nie je základ

Odpor­co­via pod­rob­né­ho plá­no­va­nia sú pre­sved­če­ní, že zabe­rá prí­liš veľa času, kto­rý by ste moh­li pou­žiť na prá­cu. Tiež pod­ľa nich brá­ni spon­tán­nos­ti a kre­a­ti­vi­te.
Ak ste však zava­le­ný prá­cou a tas­ka­mi, kto­ré len ope­ra­tív­ne rie­ši­te, nie­len­že vám neos­ta­ne žiad­ny čas na kre­a­ti­vi­tu a spon­tán­nosť, ale hlav­ne vám neos­ta­ne žiad­na ener­gia.

img02

Pri akom­koľ­vek plá­no­va­ní by ste sa mali držať nasle­dov­ných zásad:

  • Plá­no­va­nie nemô­že byť bez ter­mí­nu.
  • Hlav­nou zása­dou plá­no­va­nia je všet­ko si písom­ne zazna­me­ná­vať.
  • Všet­ky svo­je úlo­hy, akti­vi­ty a ter­mí­ny si okam­ži­te zapi­suj­te do diá­ra ale­bo kalen­dá­ra. Fun­gu­je to podob­ne ako robe­nie pozná­mok, kto­ré som rie­ši­la v tom­to člán­ku. Zabud­ni­te na vetu „To si zapa­mä­tám” ale­bo „To si zapí­šem neskôr.” Ver­te mi, 80 % si neza­pa­mä­tá­te a neza­pí­še­te neskôr.

6. Nechaj­te si rezer­vu

Nikdy by ste si nema­li plá­no­vať 100 % svoj­ho pra­cov­né­ho času. Je potreb­né si nechá­vať rezer­vu na tzv. požie­ra­če času a rie­še­nie neča­ka­ných situ­ácií. Pokiaľ si túto rezer­vu nene­chá­te, čo i len malé vyru­še­nie vám úpl­ne nabú­ra váš kalen­dár.
Odpo­rú­ča­né je plá­no­vať 60 % svoj­ho času a 40 % si nechať ako rezer­vu. Ak vám osta­ne voľ­ný čas, jed­no­du­cho pre­su­nie­te task z nasle­du­jú­ce­ho dňa.

7. Ako sa vyspo­ria­dať so žrút­mi času

Pred tým, ako bude­te čítať ďalej, sa skús­te zamys­lieť. Čo je v pra­cov­nom živo­te naj­väč­ší žrút času? Väč­ši­na z vás urči­te odpo­ve­da­la vyba­vo­va­nie emai­lov (prí­pad­ne tele­fo­ná­tov ale­bo koreš­pon­den­cie).
Ako však s tým­to prob­lé­mom bojo­vať? Igno­ro­vať emai­ly, keď sa nám nepá­či ich obsah ale­bo množ­stvo, asi nie je naj­lep­ší nápad ;).
Prvá zása­da znie: nerie­šiť emai­ly prie­bež­ne počas celé­ho dňa. Vyhraď­te si časo­vé úse­ky, kedy bude­te svo­je sprá­vy vyba­vo­vať. Ja osob­ne rie­šim mai­ly ráno, poobe­de a večer. Inak mail box ani neot­vá­ram.
Záro­veň však vždy, keď z mai­lu odchá­dzam, zatvá­ram ho s nulo­vým počtom nepre­čí­ta­ných správ. Kaž­dý mail buď:

  • okam­ži­te vyba­vím, ak ma to nesto­jí veľa času a náma­hy,
  • ale­bo si naplá­nu­jem jeho vyba­ve­nie do kalen­dá­ra (v prí­pa­de, že mi jeho rie­še­nie zabe­rie viac ako pol hodi­ny) a odo­sie­la­te­ľo­vi odpí­šem, kedy sa budem jeho požia­dav­ke veno­vať,
  • mail pre­čí­tam a neod­po­ve­dám (ak som len na kópii a email nebol pria­mo adre­so­va­ný mne),
  • mail vyma­žem (spam, nepod­stat­né veci).

8. Naplá­nuj­te si dobu, kedy sa nene­chá­te vyru­šo­vať

Kedy­koľ­vek je to mož­né, vyhraď­te si den­ne mini­mál­ne jed­nu (ide­ál­ne 3 :)) hodi­ny, kedy bude­te môcť neru­še­ne pra­co­vať. Zavri­te mail, vypni­te tele­fón, zariaď­te, aby vás kole­go­via „neot­ra­vo­va­li” a potom sa v poko­ji bude­te môcť veno­vať úlo­hám, na kto­ré sa potre­bu­je­te sústre­diť.
Vyru­šo­va­nie je naj­väč­ší nepria­teľ efek­ti­vi­ty. Moh­lo by sa zdať, že tá minút­ka, kým odpo­vie­te nie­ko­mu na otáz­ku je zaned­ba­teľ­ná. Keď sa člo­vek dosta­ne do urči­té­ho flow-u (napr. pri písa­ní člán­ku) a nie­kto ho z toho vytrh­ne, trvá ďal­šie desiat­ky minút, kým sa do toho sta­vu opäť dosta­ne.

9. Nauč­te sa dele­go­vať

Mno­hí mana­žé­ri na pop­red­ných pozí­ciách majú zásad­ný prob­lém s dele­go­va­ním úloh. Buď to neve­dia, nena­pad­ne im to ale­bo si pove­dia, že si to rad­šej spra­via sami a dob­re. Ani jeden z tých­to prí­stu­pov nie je správ­ny.
Kaž­dý lea­der by mal ako prvú vec pri obdŕ­ža­ní úlo­hy mys­lieť na to, či neexis­tu­je nie­kto kom­pe­tent­ný, na koho môže úlo­hu dele­go­vať. Ak nemá­te ako mana­žér pod sebou spo­ľah­li­vých ľudí, chy­ba bude asi nie­ke­dy inde, nie v time-manaž­men­te.
Avšak aj dele­go­va­nie úloh musí pre­bie­hať takým spô­so­bom, aby bolo efek­tív­ne (výkon­né, správ­ne, pros­te super :)):
Dele­go­va­nie by sa malo plá­no­vať pod­ľa nasle­dov­né­ho mode­lu:

  • Výsled­ky – Aké sú poža­do­va­né výsled­ky?
  • Moti­vá­cia – Aký prí­nos pri­ne­sie dele­go­va­nie kon­krét­nej úlo­hy mne a aký kole­go­vi, kto­ré­mu ho dele­gu­jem?
  • Oso­ba – Aké (mimo)profesijné skú­se­nos­ti má kole­ga a sú tie­to zdro­je využí­va­né?
  • Poria­dok – Na čo tre­ba dávať pozor? Postup, roz­sah, nákla­dy, dôle­ži­té detai­ly.
  • Nástro­je a pomôc­ky – Aké pra­cov­né nástro­je a pomôc­ky budú potreb­né? Sú k dis­po­zí­cii?
  • Vyba­ve­nie.

10. Sprá­va kalen­dá­ra

Ja osob­ne pou­ží­vam Goog­le kalen­dár, kde mám napí­sa­né všet­ky čin­nos­ti, kto­ré zabe­ra­jú viac ako pol hodi­ny. Na men­šie úlo­hy pou­ží­vam Wun­der­list.
Nech už pou­ží­va­te aký­koľ­vek nástroj, exis­tu­je pár vše­obec­ných zásad:

  • V kalen­dá­ri mám okrem pra­cov­ných povin­nos­tí aj súkrom­né uda­los­ti ale­bo čas na ces­to­va­nie.
  • Veľa času tiež ušet­rí­te, ak si do kalen­dá­ra nasta­ví­te opa­ku­jú­ce sa úlo­hy. Naprí­klad vždy ráno od 8:00 do 9:00 vyba­vo­va­nie mai­lov ale­bo 3-krát do týžd­ňa beha­nie.
  • Roz­li­šuj­te čin­nos­ti v kalen­dá­ri fareb­ne. Môže­te zvo­liť prí­stup, kedy bude­te roz­li­šo­vať mee­tin­gy, prá­cu na pro­jek­toch či voľ­no­ča­so­vé akti­vi­ty. Okrem toh­to fareb­né­ho roz­lí­še­nia pou­ží­vam ešte jed­no. Fareb­ne odli­šu­jem úlo­hy, kto­ré ešte môžem pre­lo­žiť, v prí­pa­de, že mi do toho nie­čo prí­de. A úlo­hy, kto­ré už pre­lo­žiť nemô­žem lebo nestih­nem dead­li­ne.
  • Zabud­ni­te na mul­ti­tas­king. Vždy si naplá­nuj­te len jed­nu čin­nosť a men­šie úlo­hy nechaj­te na blok urče­ný pre emai­ly a admi­ni­stra­tí­vu.
  • Tre­ba mys­lieť na to, že po tak­mer kaž­dom mee­tin­gu budú nasle­do­vať neja­ké úlo­hy: Odpo­veď a suma­ri­zá­cia, Príp­ra­va ponu­ky ale­bo špe­ci­fi­ká­cie, Vypra­co­va­nie doku­men­tu.
  • Podob­né tas­ky si plá­nuj­te hneď po sebe (zadá­va­nie nových pro­jek­tov a pod.).
  • Snaž­te sa kon­cen­tro­vať viac stret­nu­tí v rov­na­ký čas a na rov­na­kom mies­te (ušet­rí­te čas na ces­to­va­ní).

Rada na záver

Ak chce­te byť výkon­ní vo svo­jej prá­ci, musí­te mať dob­re nasta­ve­ný time-manaž­ment. Správ­ne nasta­ve­ný time-manaž­ment si násled­ne vyža­du­je seba­dis­cip­lí­nu pri jeho dodr­žia­va­ní. K seba­dis­cip­lí­ne sa dopra­cu­je­te (donú­ti­te), ak ste dosta­toč­ne moti­vo­va­ní. Túto moti­vá­ciu musí v sebe nájsť kaž­dý sám. Pre mňa je dôle­ži­té to, že stih­nem v prá­ci všet­ko, čo chcem, potre­bu­jem, musím a záro­veň sa stí­ham veno­vať beha­niu, tan­co­va­niu, kama­rá­tom a rodi­ne :). Tých pár „ťaž­kých chvíľ” pri plá­no­va­ní a pre­ko­ná­va­ní sa v dodr­žia­va­ní plá­nu, mi za to roz­hod­ne sto­ja.

Zdroj: visi­bi­li­ty

Pridať komentár (0)