Zmena pre 700-tisíc Slovákov už o pár dní: Týchto 5 mýtov o e-faktúrach ťa môže stáť peniaze

Posledné týždne pred spustením povinných e-faktúr ukazujú, že veľká časť slovenských firiem a živnostníkov na novú povinnosť stále nie je pripravená. Firmy sa boja neplánovaných výdavkov na softvér a IT riešenia, zatiaľ čo mnohí živnostníci ani netušia, že sa ich zmena bude týkať. 

Podnikatelia si často zamieňajú povinnosť e-faktúry odosielať s povinnosťou ich prijímať a obávajú sa nutnosti výmeny softvéru. „Účtovné a daňové pravidlá sa nemenia, mení sa len kanál a formát, ktorým k vám faktúra prichádza,“ zdôrazňuje Peter Jakubík, CEO spoločnosti Flowis.

PDF a Excel sú minulosťou

Obavy, že PDF či Excel zaniknú, sú zbytočné – tieto formáty jednoducho nespĺňajú definíciu štruktúrovanej e-faktúry. Od roku 2027 síce zákon ukladá platiteľom DPH povinnosť vystavovať pri vybraných transakciách faktúry v elektronickom formáte podľa predpisu, ale tam, kde sa táto povinnosť nevzťahuje, alebo ako prehľadná verzia pre partnerov, PDF zostáva v hre.

„PDF zostáva ako čitateľná vrstva, no samotné dáta tečú v štruktúrovanom formáte rýchlo a bezchybne,“ uvádza Peter Jakubík. S digitálnym poštárom môžete prijímať, odosielať a spravovať e-faktúry v jednoduchej aplikácii alebo ho prepojiť so svojím systémom. V oboch prípadoch bezpečne a s garanciou doručenia bez rizika podvodu.

Treba meniť celý účtovný systém

Žiadna veľká investícia do novej IT infraštruktúry nie je potrebná. Celý systém stojí na medzinárodnej sieti Peppol, ku ktorej sa firmy napájajú cez digitálneho poštára – službu zabezpečujúcu šifrovaný a bezpečný prenos dát. Táto služba, či už ako nadstavba existujúceho systému alebo samostatná aplikácia, sa dá nastaviť presne podľa potrieb konkrétnej firmy.

„Fakturačný softvér sa nemení. Technológia k nemu len pridá kanál na bezpečný prenos e-faktúr,“ dopĺňa Jakubík. Firmy aj živnostníci tak získajú presne to, čo potrebujú: od bezplatného Peppol Boxu na príjem dokladov až po automatizáciu schvaľovania pre väčšie spoločnosti.

zdroj: AI

Hrozí pokuta za neokamžité spracovanie

Prijatie e-faktúry neznamená, že ju treba hneď aj uhradiť alebo schváliť. Príjem dokladu je oddelený od jeho kontroly – tá prebieha podľa doterajších interných firemných procesov: faktúra sa overí, schváli a uhradí v stanovenej lehote tak, ako doteraz.

Podľa expertov e-faktúra zrýchľuje iba samotné doručenie dokladu, pričom tempo kontroly aj termín platby si firma určuje sama. Celý proces navyše môže ešte viac sprehľadniť a zjednodušiť automatizácia.

Na odosielanie aj prijímanie potrebuješ jedného poštára

Poskytovateľ pre odosielanie faktúr nemusí byť totožný s tým, ktorý zabezpečuje ich prijímanie. Postačuje overiť, akého digitálneho poštára podporuje fakturačný softvér na vystavovanie dokladov – na prijímanie si možno vybrať iného poskytovateľa, napríklad s výhodnejšími podmienkami alebo širšou automatizáciou.

„Trh je otvorený. Podnikateľ si môže vybrať najvýhodnejší kanál na príjem bez zmeny dodávateľa fakturačného softvéru,“ spresňuje.

Od roku 2027 čaká slovenských podnikateľov veľká zmena. Pripraviť sa na ňu môžu už dnes

Mýtus č. 5: Živnostníkov a neplatiteľov DPH sa to netýka

Neplatitelia DPH môžu svoje faktúry ďalej vystavovať v PDF, no povinnosť prijímať e-faktúry od dodávateľov – napríklad mobilných operátorov či energetických spoločností – platí aj pre nich. Pre menších podnikateľov na tento účel existujú bezplatné nástroje.

„Živnostníci nepotrebujú drahé softvéry. Stačí im jednoduchá bezplatná schránka, fungujúca podobne ako e-mail, do ktorej im doklady bezpečne dorazia,“ vysvetľuje Jakubík.

Zavedenie e-fakturácie je súčasťou širšej európskej reformy, ktorej cieľom je zjednodušiť výber DPH a posunúť podnikanie bližšie k modernej dobe. Bežný podnikateľ sa pritom nemusí hĺbkovo zaoberať legislatívou – stačí mu prehľad o tom, aké faktúry vystavuje a prijíma, overenie vlastného softvéru a výber vhodnej schránky na príjem nových dokladov.

„E-faktúra je šanca, ako zrýchliť a zjednodušiť procesy a odbremeniť ľudí od rutinnej práce,“ uzatvára odborník.