Ako na pro­duk­tív­ny mee­ting

Martin Ondruš / 12. novembra 2015 / Business

Pre väč­ši­nu z nás a urči­te aj pre väč­ši­nu váš­ho tímu, sú stret­nu­tia naj­me­nej pro­duk­tív­nou čas­ťou dňa. Napriek tomu si prí­liš veľa ľudí kaž­do­den­ne doha­du­je množ­stvo mee­tin­gov. Naša kul­tú­ra si vyža­du­je stret­nu­tia a to ochro­mu­je pro­duk­ti­vi­tu a drví psy­chi­ku. Bez stret­nu­tí, sa ale biz­nis robiť nedá, pre­čo ich teda neuro­biť efek­tív­ni­my?

Ken Nor­ton, býva­lý pro­dukt mana­žér pre Goog­le Calen­dar, zís­kal veľa skú­se­nos­tí o tom, ako ľudia zvlá­da­jú stret­nu­tia. Ako par­tner v Goog­le Ven­tu­res, tiež pra­co­val pria­mo s viac ako 100 star­tup­mi. Dokon­ca mal works­hop, ako pro­duk­tív­ne pri­stu­po­vať k mee­tin­gom. Videl dob­ré i zlé, pre­to zozbie­ral pár tipov, ako uro­biť svet mee­tin­gov lep­ším. Tu sú jeho odpo­rú­ča­nia.

Znič­te sta­tus stret­nu­tia

naj­pod­lej­šou vymo­že­nos­ťou kalen­dá­ra je tíž­den­ný stav ale­bo „check-in“ stret­nu­tí. Vieš, ako to cho­dí. Sad­ni­me si oko­lo sto­la a kaž­dý povie svoj návrh. Je to stra­ta času a pris­pie­va to k tomu, že mana­žé­ri iba sle­du­jú, či a ako si zamest­nan­ci odvied­li svo­ju prá­cič­ku. Väč­ši­na návrhov pla­tí len pre zopár osôb a ostat­ní pre­ko­ná­va­jú neko­neč­né muky čaka­nia, kým sa na nich dosta­ne rad. Vymeň­te toto všet­ko za cha­to­va­ciu app­ku, ale­bo men­šie tímo­vé roko­va­nia. Pop­rí­pa­de sa na to všet­ko vykaš­li­te a vytvor­te iba mai­ling list.

Posvät­né stret­nu­tia „jeden na jed­né­ho“

Je pozo­ru­hod­né, koľ­ko mana­žé­rov je tak zanep­ráz­dne­ných, že pre­kla­da­jú ale­bo rušia osob­né stret­nu­tia s ich pod­ria­de­ný­mi. Pod­stat­né je si uve­do­miť, že stret­nu­tia „jeden na jed­né­ho“ sú naj­dô­le­ži­tej­šie. Nie pre vás, ale pre zamest­nan­ca. Ako mana­žér ste povin­ný ich nakop­núť, pod­po­riť a povzbu­diť do ďal­ších pro­jek­tov. Držat sa dohod­nu­tých stret­nu­tí s pod­ria­de­ný­mi je znak rešpek­tu a dôve­ry v nich. Pamä­taj­te šťast­ný zames­ta­nec je pro­duk­tív­ny zames­ta­nec.

Kaž­dé stret­nu­tie musí mať svoj­ho vod­cu

Ten­to člo­vek by mal byť hla­vou a moz­gom. Zod­po­ve­dá za hlad­ký prie­beh, pria­my cieľ, iden­ti­fi­ku­je roz­ho­du­jú­ce čini­te­le a tak­tiež robí zápis­ni­cu stret­nu­tia. Nikto by sa nemal pýtať: „Koho je to stret­nu­tie?“ Neplá­nuj­te schô­dzu dovte­dy, kým sa neur­čí jej vod­ca. Naj­lep­šie bude keď sa pri­hlá­si­te na túto fun­kciu pria­mo vy. Pre­zen­tuj­te cieľ stret­nu­tia dopre­du. Aké roz­hod­nu­tie je potreb­né uro­biť, kto sa zúčast­ní? Nikto by nemal ani len vkro­čiť do zasa­dač­ky bez toho aby vedel, čo sa ide rie­šiť a pre­čo tam je. Sprí­jem­ni­te atmo­sfé­ru tým, že im dáte naprí­klad mož­nosť hla­so­vať ich noha­mi, ale­bo neprísť na schô­dzu, kto­rá nemá šéfa agen­dy.

Kalen­dár ťa nero­bí dôle­ži­tím

Veľa mana­žé­rov si mys­lí, Že čím pln­ší kalen­dá­rik majú, tým sú dôle­ži­tej­ší. Pres­ne tak­to vzni­ka­jú tí hore­no­si, čo sa pýšia iba tým, že: „Hmm počkaj­te musím sa pozrieť do diá­ra!“ Vy si urču­je­te dôle­ži­tosť dané­ho stret­nu­tia, zväč­šu­je to sústre­de­nosť aj pro­duk­ti­vi­tu. Ste mana­žér, nie pro­fe­si­onál­ny účast­ník stret­nu­tia. Keď nie ste potreb­ný, nepríj­mi­te pozva­nie ale­bo odíď­te. Neber­te to osob­ne, keď ste nebol pozva­ný, mož­no vás chcú zamest­nan­ci iba odbre­me­niť od nepod­stat­né­ho. Čas­to je to znak sil­nej sku­pi­ny ale­bo tímu, kto­rý vie pra­co­vať aj bez vás. Ak máte neja­ké pri­po­mien­ky daj­te ich vod­co­vi stret­nu­tia, ten už vaše požia­dav­ky spo­me­nie

Kalen­dár by nemal odkla­dať roz­hod­nu­tia

Ak je roz­hod­nu­tie urgent­né, urob­te ho hneď a zaraz. Vytvor­te si pro­stre­die, kde bude­te dôle­ži­té roz­hod­nu­tia uzat­vá­rať rých­lo a nedo­voľ­te, aby sa na ne zabud­lo. Ďal­ším typom je uro­be­nie veľ­ké­ho pre­hľad­né­ho kalen­dá­ru, kde budú všet­ci vidieť, koľ­ko je na čo času, a tak si náj­de­te mies­to pre roz­hod­nu­tia urči­te. Bude­te tak k dis­po­zí­cií všet­kým.

Udr­žuj­te malé stret­nu­tia

Menej ako päť ľudí na schô­dzi je ide­ál­ne. Výsku­my uká­za­li, že účin­nosť kle­sá, keď je viac ako sedem ľudí v miest­nos­ti. Tímy by mali vyslať zástup­cu, nie celú sku­pi­nu. Ak nemô­že­te prí­sť na to, ako držať stret­nu­tie s men­šou sku­pi­nou, pre­hod­noť­te svo­je cie­le, ale­bo jed­no­du­cho „roz­deľ a panuj“.

Samoz­rej­me, pre veľ­ké tímy ale­bo fir­my sú all-hand a tíž­den­né osla­vy vylú­če­né (spo­loč­nos­ti ako je Goog­le TGIF ale­bo Twit­ter, Tea Time). Pri tých, tre­ba iden­ti­fi­ko­vať pred­ná­ša­jú­cich vopred a uis­tiť sa, aby mali dosta­tok času pre otvo­re­né Q & A.

Zhod­noť­te dôle­ži­tosť kaž­dej schô­dze

Koľ­ko bude stáť tvo­ju spo­loč­nosť toto zasa­da­nie? Naprí­klad: 2-hodi­no­vý mee­ting s 16 účast­ník­mi je sko­ro 32 pra­cov­ných hodín. To je priam celý pra­cov­ný tíž­deň. Je schô­dza ozaj tak potreb­ná, aby v pod­sta­te nahra­di­la pra­cov­ný týž­deň jed­né­ho zamest­nan­ca? Pri­po­mí­naj­te všet­kým hod­no­tu stret­nu­tia tím, že nie­kde bude časo­vač ale­bo digi­tál­ne hodi­ny.

Sta­raj­te sa o diá­re dru­hých

Buď­te ohľa­du­pl­ní, pri tom koľ­ko času ste zobra­li váš­mu tímu. Poži­čať si nie­ko­ho na hodi­nu je ako poži­čať si suse­dov reb­rík. Pýtaj­te sa zdvo­ri­lo, len tak dlho, ako ho bude­te potre­bo­vať, vráť­te ho rých­lo k svoj­mu páno­vi a pove­dz­te “ďaku­jem”.

Nikdy neplá­nuj­te schôdz­ku dlh­šie ako 60 minút, ale zame­raj­te sa na 30 minút. Bude­te prek­va­pe­ní, koľ­ko toho môže­te spra­viť. Skon­čiť na čas a hneď odísť z miest­nos­ti, aby ďal­šia sku­pi­na nemu­se­la čakať na miest­nosť. Rešpek­tuj­te, že čas ide obo­ma smer­mi: Ak ste účast­ník, nebuď­te na note­bo­oku ale­bo smartp­ho­ne, musí­te byť prí­tom­ný.

Stup­ňuj­te, nepod­ko­pá­vaj­te

V mno­hých spo­loč­nos­tiach, “eska­lá­cia” je nevhod­né slo­vo. Pre­čo? Mana­žé­ri exis­tu­jú, aby vyrie­ši­li nez­ho­dy. Nesú­hlas vedie k nehyb­nos­ti. Ak sa ľudia nemô­žu zhod­núť, mali by rých­lo a zdvo­ri­lo postu­po­vať k nie­ko­mu, kto môže uro­biť roz­hod­nu­tie. Zdra­vý tím “nesú­hla­sí, ale dopus­tí” v prí­pa­de, že roz­hod­nu­tie nie je ísť svo­jou ces­tou.

Keď je schô­dza u kon­ca, skon­či­te ju

Na koľ­kých stret­nu­tiach odznie: „Máme ešte 20 minút, čo by sme mali ešte pre­d­is­ku­to­vať?“ Toto je blbosť. Keď prí­de­te domov o 15 minút skôr, tak pre isto­tu zosta­nem dlh­šie v záp­che, aby som mal kde strá­viť zvyš­ný čas? Keď ste dosiah­li ciel stret­nu­tia skôr, výbor­ne, skon­či­te schô­dzu a dopraj­te ostat­ným viac času.

Vyhlás­te ban­krot kalen­dá­ru

Nie­ke­dy je naj­lep­ší spô­sob, ako sa dostať z množ­stva stret­nu­tí jed­no­du­cho všet­ky zru­šiť. Ken Nor­ton pra­co­val na jed­nom star­tu­pe, pri kto­rom spra­vi­li pres­ne toto. 1. janu­ára, zru­ši­li kaž­dú naplá­no­va­nú schôdz­ku vo fir­me. Vrá­ti­li ich späť, len ak boli potreb­né a mali vod­cu a správ­nych účast­ní­kov. Výsled­ky boli ohrom­né. Zosta­ve­nie prog­ra­mu stret­nu­tí na jeden tíž­deň, kto­rý zvy­čaj­ne trval tri hodi­ny, bol úpl­ne odstrá­ne­ný. Nie­kto­ré schô­dze boli obno­ve­né, ale s men­ším zozna­mom účast­ní­kov a na krat­šiu dobu trva­nia. Spo­loč­nosť zís­ka­la späť tisí­ce hodín času zamest­nan­cov. Čas, kto­rý mož­no teraz využiť na prá­cu.

Pridať komentár (0)