Ako na produktívny meeting

  • Pre väčšinu z nás a určite aj pre väčšinu vášho tímu, sú stretnutia najmenej produktívnou časťou dňa. Napriek tomu si príliš veľa ľudí každodenne dohaduje množstvo meetingov. Naša kultúra si vyžaduje stretnutia a to ochromuje produktivitu a drví psychiku. Bez stretnutí, sa ale biznis robiť nedá, prečo ich teda neurobiť efektívnimy?
image_1447312599.jpeg
  • Pre väčšinu z nás a určite aj pre väčšinu vášho tímu, sú stretnutia najmenej produktívnou časťou dňa. Napriek tomu si príliš veľa ľudí každodenne dohaduje množstvo meetingov. Naša kultúra si vyžaduje stretnutia a to ochromuje produktivitu a drví psychiku. Bez stretnutí, sa ale biznis robiť nedá, prečo ich teda neurobiť efektívnimy?

 

Ken Norton, bývalý produkt manažér pre Google Calendar, získal veľa skúseností o tom, ako ľudia zvládajú stretnutia. Ako partner v Google Ventures, tiež pracoval priamo s viac ako 100 startupmi. Dokonca mal workshop, ako produktívne pristupovať k meetingom. Videl dobré i zlé, preto zozbieral pár tipov, ako urobiť svet meetingov lepším. Tu sú jeho odporúčania.

 

 

Zničte status stretnutia

najpodlejšou vymoženosťou kalendára je tíždenný stav alebo „check-in“ stretnutí. Vieš, ako to chodí. Sadnime si okolo stola a každý povie svoj návrh. Je to strata času a prispieva to k tomu, že manažéri iba sledujú, či a ako si zamestnanci odviedli svoju prácičku. Väčšina návrhov platí len pre zopár osôb a ostatní prekonávajú nekonečné muky čakania, kým sa na nich dostane rad. Vymeňte toto všetko za chatovaciu appku, alebo menšie tímové rokovania. Poprípade sa na to všetko vykašlite a vytvorte iba mailing list.

 

Posvätné stretnutia „jeden na jedného“

Je pozoruhodné, koľko manažérov je tak zaneprázdnených, že prekladajú alebo rušia osobné stretnutia s ich podriadenými. Podstatné je si uvedomiť, že stretnutia „jeden na jedného“ sú najdôležitejšie. Nie pre vás, ale pre zamestnanca. Ako manažér ste povinný ich nakopnúť, podporiť a povzbudiť do ďalších projektov. Držat sa dohodnutých stretnutí s podriadenými je znak rešpektu a dôvery v nich. Pamätajte šťastný zamestanec je produktívny zamestanec.

 

Každé stretnutie musí mať svojho vodcu

Tento človek by mal byť hlavou a mozgom. Zodpovedá za hladký priebeh, priamy cieľ, identifikuje rozhodujúce činitele a taktiež robí zápisnicu stretnutia. Nikto by sa nemal pýtať: „Koho je to stretnutie?“ Neplánujte schôdzu dovtedy, kým sa neurčí jej vodca. Najlepšie bude keď sa prihlásite na túto funkciu priamo vy. Prezentujte cieľ stretnutia dopredu. Aké rozhodnutie je potrebné urobiť, kto sa zúčastní? Nikto by nemal ani len vkročiť do zasadačky bez toho aby vedel, čo sa ide riešiť a prečo tam je. Spríjemnite atmosféru tým, že im dáte napríklad možnosť hlasovať ich nohami, alebo neprísť na schôdzu, ktorá nemá šéfa agendy.

 

 

Kalendár ťa nerobí dôležitím

Veľa manažérov si myslí, Že čím plnší kalendárik majú, tým sú dôležitejší. Presne takto vznikajú tí horenosi, čo sa pýšia iba tým, že: „Hmm počkajte musím sa pozrieť do diára!“ Vy si určujete dôležitosť daného stretnutia, zväčšuje to sústredenosť aj produktivitu. Ste manažér, nie profesionálny účastník stretnutia. Keď nie ste potrebný, nepríjmite pozvanie alebo odíďte. Neberte to osobne, keď ste nebol pozvaný, možno vás chcú zamestnanci iba odbremeniť od nepodstatného. Často je to znak silnej skupiny alebo tímu, ktorý vie pracovať aj bez vás. Ak máte nejaké pripomienky dajte ich vodcovi stretnutia, ten už vaše požiadavky spomenie

 

Kalendár by nemal odkladať rozhodnutia

Ak je rozhodnutie urgentné, urobte ho hneď a zaraz. Vytvorte si prostredie, kde budete dôležité rozhodnutia uzatvárať rýchlo a nedovoľte, aby sa na ne zabudlo. Ďalším typom je urobenie veľkého prehľadného kalendáru, kde budú všetci vidieť, koľko je na čo času, a tak si nájdete miesto pre rozhodnutia určite. Budete tak k dispozícií všetkým.

 

Udržujte malé stretnutia

Menej ako päť ľudí na schôdzi je ideálne. Výskumy ukázali, že účinnosť klesá, keď je viac ako sedem ľudí v miestnosti. Tímy by mali vyslať zástupcu, nie celú skupinu. Ak nemôžete prísť na to, ako držať stretnutie s menšou skupinou, prehodnoťte svoje ciele, alebo jednoducho „rozdeľ a panuj“.

Samozrejme, pre veľké tímy alebo firmy sú all-hand a tíždenné oslavy vylúčené (spoločnosti ako je Google TGIF alebo Twitter, Tea Time). Pri tých, treba identifikovať prednášajúcich vopred a uistiť sa, aby mali dostatok času pre otvorené Q & A.

 

 

Zhodnoťte dôležitosť každej schôdze

Koľko bude stáť tvoju spoločnosť toto zasadanie? Napríklad: 2-hodinový meeting s 16 účastníkmi je skoro 32 pracovných hodín. To je priam celý pracovný tíždeň. Je schôdza ozaj tak potrebná, aby v podstate nahradila pracovný týždeň jedného zamestnanca? Pripomínajte všetkým hodnotu stretnutia tím, že niekde bude časovač alebo digitálne hodiny.

 

Starajte sa o diáre druhých

Buďte ohľaduplní, pri tom koľko času ste zobrali vášmu tímu. Požičať si niekoho na hodinu je ako požičať si susedov rebrík. Pýtajte sa zdvorilo, len tak dlho, ako ho budete potrebovať, vráťte ho rýchlo k svojmu pánovi a povedzte „ďakujem“.

Nikdy neplánujte schôdzku dlhšie ako 60 minút, ale zamerajte sa na 30 minút. Budete prekvapení, koľko toho môžete spraviť. Skončiť na čas a hneď odísť z miestnosti, aby ďalšia skupina nemusela čakať na miestnosť. Rešpektujte, že čas ide oboma smermi: Ak ste účastník, nebuďte na notebooku alebo smartphone, musíte byť prítomný.

 

Stupňujte, nepodkopávajte

V mnohých spoločnostiach, „eskalácia“ je nevhodné slovo. Prečo? Manažéri existujú, aby vyriešili nezhody. Nesúhlas vedie k nehybnosti. Ak sa ľudia nemôžu zhodnúť, mali by rýchlo a zdvorilo postupovať k niekomu, kto môže urobiť rozhodnutie. Zdravý tím „nesúhlasí, ale dopustí“ v prípade, že rozhodnutie nie je ísť svojou cestou.

 

 

Keď je schôdza u konca, skončite ju

Na koľkých stretnutiach odznie: „Máme ešte 20 minút, čo by sme mali ešte prediskutovať?“ Toto je blbosť. Keď prídete domov o 15 minút skôr, tak pre istotu zostanem dlhšie v zápche, aby som mal kde stráviť zvyšný čas? Keď ste dosiahli ciel stretnutia skôr, výborne, skončite schôdzu a doprajte ostatným viac času.

 

Vyhláste bankrot kalendáru

Niekedy je najlepší spôsob, ako sa dostať z množstva stretnutí jednoducho všetky zrušiť. Ken Norton pracoval na jednom startupe, pri ktorom spravili presne toto. 1. januára, zrušili každú naplánovanú schôdzku vo firme. Vrátili ich späť, len ak boli potrebné a mali vodcu a správnych účastníkov. Výsledky boli ohromné. Zostavenie programu stretnutí na jeden tíždeň, ktorý zvyčajne trval tri hodiny, bol úplne odstránený. Niektoré schôdze boli obnovené, ale s menším zoznamom účastníkov a na kratšiu dobu trvania. Spoločnosť získala späť tisíce hodín času zamestnancov. Čas, ktorý možno teraz využiť na prácu.

 

Najnovšie video

Fontech

ĎALŠIE ČLÁNKY Z FONTECH.SK

Fontech