Prichádza veľká zmena k lepšiemu: Vláda chce firmy oslobodiť od absurdnej byrokracie

  • Ak vstúpi do platnosti novela zákona o účtovníctve, aj menší podnikatelia sa budú môcť rozlúčiť so zbytočnou byrokraciou
  • Elektronizáciu dokumentov za podnikateľov vyriešia firmy
  • Na rozpoznanie dokumentov sa používa umelá inteligencia vyvinutá na Slovensku
hegerideriesi
TASR
  • Ak vstúpi do platnosti novela zákona o účtovníctve, aj menší podnikatelia sa budú môcť rozlúčiť so zbytočnou byrokraciou
  • Elektronizáciu dokumentov za podnikateľov vyriešia firmy
  • Na rozpoznanie dokumentov sa používa umelá inteligencia vyvinutá na Slovensku

Aj keď majú ľudia s podnikaním veľké ciele, papierovačky sú obrovskou skúškou ich odhodlania. Množstvo kopírovania, prepisovania, triedenia a odkladania všetkých dokumentov, ktoré súvisia s podnikaním – to je nočná mora mnohých živnostníkov či malých firiem. Vďaka elektronizácii je to však oveľa ľahšie.

Čo sa mení novelou zákona?

Jednou z naozaj nelákavých súčastí podnikania pre menšie firmy je množstvo byrokracie. Vďaka navrhovanej zmene v zákone jej však má byť oveľa menej. Ministerstvo financií zaradilo kompletnú elektronizáciu účtovných dokumentov medzi svoje priority a čoskoro by sa o novele malo aj hlasovať. 

Doteraz platilo, že menšie firmy, organizácie či nadácie síce mohli svoje dokumenty previesť do elektronickej podoby, stále však museli uchovávať aj fyzické papiere. Novela o elektronizácii účtovníctva hovorí o tom, že dokumenty budú môcť byť archivované už len elektronicky, a to nezávisle od veľkosti firmy, organizácie či nadácie. Ak novela v januári 2022 nadobudne účinnosť, fyzická podoba účtovníctva sa môže vytratiť. Týkať by sa to malo približne pol milióna subjektov na Slovensku.

zdroj: Unsplash/Viktor Talashuk

V súčasnosti existujú presné pravidlá, podľa ktorých sa musia všetky faktúry, bločky, dodacie listy a podobné dokumenty zbierať, katalogizovať a archivovať.

Pri faktúrach napríklad prebieha proces prepisovania do účtovného systému, schvaľovania, pridelenia účtovných predpisov, kategorizácie, pridelenie strediskám a podobne. A čím viac dokumentov archív potrebuje, tým viac fyzického priestoru zaberá.

Elektronizácia je pre podnikateľské subjekty veľkou príležitosťou – presun online im môže ušetriť množstvo času a zapojiť môžu aj inovatívne technológie.

Doklady môže triediť umelá inteligencia

Elektronizáciou dokumentov sa šetrí čas, priestor, financie a v neposlednom rade aj životné prostredie. Aj tá by však bola namáhavá, nebyť firiem, ktoré elektronizáciu zrealizujú za samotné subjekty.

Slovenský startup Archiles sa zaoberá elektronizáciou a automatizáciou účtovníctva. Technológie na archiváciu si spoločnosť vyvinula sama a roky ich dolaďovala do dokonalosti.

Za všetky doklady klientov je zodpovedná ich vlastná umelá inteligencia, ktorá je schopná rozpoznať jednotlivé údaje a zatriediť ich na správne miesto. Spolu s AI na dokumentoch pracuje aj image recognition softvér

Zo startupu, ktorý zachytil tú správnu potrebu firiem v správny čas, sa Archiles za 7 rokov pôsobenia vypracoval na spoľahlivú firmu so stovkami klientov, medzi ktorých patria malé s. r. o. aj veľké korporáty, ktoré každý deň prijímajú a vydávajú kvantá faktúr.

Na služby Archiles sa spoliehajú aj najväčšie spoločnosti na Slovensku, vrátane výrobných a stavebných firiem, e-shopov, bánk, poisťovní či telekomunikačných, konzultačných a energetických spoločností. Okrem Slovenska pôsobí firma aj v Českej republike a dá sa tak nepochybne hovoriť o ďalšom úspešnom príbehu zo Slovenska.

zdroj: Facebook/Archiles -Firma bola zvolená za najlepší startup z pohľadu investorov v súťaži Vodafone Napad roku v Prahe v roku 2017.

Ako funguje inovatívny slovenský systém?

Výhodu svojej služby vidí Archiles v jej komplexnosti a dlhoročných skúsenostiach: „Naše riešenie sme vedeli za 7 rokov vyriešiť end-to-end, teda zaoberáme sa všetkými časťami procesu od prijatia dokladu v papierovej forme až po samotné zaúčtovanie dokladu,“ vysvetľuje zakladateľ Archilesu Karol Mareš.

Každý klient Archilesu dostane e-mailovú adresu, na ktorú môže posielať všetky prijaté dokumenty. Systém ich po prijatí zaeviduje, zakategorizuje a archivuje. Okrem e-mailu sa dá použiť napríklad aj smartfón či skener.

„Napríklad dostanete faktúru do svojho bežného e-mailu a jediné, čo musíte spraviť je, že tento e-mail prepošlete do nášho systému, v ktorom máte priradenú emailovú adresu ako firma a to je všetko. Systém ju prijme, automaticky z nej vytiahne potrebné dáta a uloží ich do archívu,“ vysvetľuje Mareš jednoduchý proces, ktorý by čoskoro mohol pomôcť tisícom podnikateľov.

zdroj: Archiles - Ako funguje služba.

Slovenská appka sa môže stať trhovým benchmarkom

Po uložení dokladu do elektronického archívu je možné ho kedykoľvek vyhľadať. Všetko je na jednom mieste, zorganizované, schválené a vždy dostupné. Vďaka prehľadnosti je jednoduché sledovať aj cashflow a údaje je možné aj exportovať.

Všetky archivované dokumenty sú klientom k dispozícii aj v mobilnej aplikácii, v ktorej ich môžu aj schvaľovať. Navyše, vďaka nej sa môžu nahrávať do systému napríklad aj bločky. Stačí ich odfotiť a o zvyšok sa postará práve spomínaný softvér na rozpoznávanie obrázkov.

zdroj: Archiles - Ukážky užívateľského prostredia.

Korporáty už Archiles využívajú, malé firmy môžu skúsiť trial zadarmo

Prelomová slovenská služba je tak prepracovaná, že má potenciál stať sa trhovým benchmarkom – veď už teraz zaujala pozornosť mnohých korporátov. Cena závisí od počtu spracovaných dokladov či od množstva individuálnych prispôsobení podľa potrieb konkrétnej firmy. 

Služby spoločnosti Archiles doteraz využívali hlavne veľké a stredné spoločnosti s približne 10-tisíc dokladmi ročne. Vďaka blížiacej sa novele o elektronizácii účtovníctva však môže ísť o ideálnu alternatívu pre prakticky každého, kto na dennej báze fakturuje, či už ide o živnostníkov, alebo malé firmy.

Za archiváciu zaplatí firma podľa množstva dokumentov mesačne, ale je tu možnosť službu vyskúšať aj zadarmo pre tých, ktorí potrebujú spracovať do 10 dokladov mesačne.

Najnovšie video

Fontech

ĎALŠIE ČLÁNKY Z FONTECH.SK

Fontech