Meetingy a porady sú na nič, zmeňte to!

Brandon Turner / Marek Lavčák / 16. júna 2015 / Lifehacking

Meetingy a porady môžu Vašu firmu buď zničiť alebo ju zachrániť. Tieto dve tvrdenia si navzájom odporujú, no bohužiaľ také je podnikanie. Ako podnikateľ žijete podľa iných pravidiel ako zvyšok spoločnosti. Zvyknite si na to, ale skončite kým môžete.

 

Ale späť k veci. Meetingy – sú na nič.

Ako povedal David Barry : „Ak by ste mali identifikovať jedno slovo, ktoré vystihne dôvod prečo ľudstvo doteraz nedosiahlo svoj plný potenciál, to slovo by bolo „meetingy.“

Meetingy požierajú najcennejší zdroj, ktorý Váš tým má: ČAS.

Hodinová porada s piatimi členmi Vášho tímu je v skutočnosti 5 hodín stratenej produktivity. Nemusím ani hovoriť o 30 minútach pred a po porade, kým sa ľudia dajú zase do práce, nehovoriac o tisícoch eur, o ktoré týmto mrhaním času prichádzate. Slávny podnikateľ Peter Drucker raz povedal, „Meetingy sú ukazovateľom zlej organizácie vo firme, čím menej ich je, tým lepšie.”

 

 

Nemôžem s tým viac než súhlasiť. Porady alebo meetingy sú väčšinou len priestor na to aby sa šéf cítil produktívne, zatiaľ čo v skutočnosti zabíja produktivitu u všetkých ostatných. Šéf odtiaľ odchádza z pocitom konečného pochopenia a nabudenia celej firmy, kým ostatní väčšinou odchádzajú viac zmätení a znechutení.

Možno som doteraz trochu preháňal no uznajte, že meetingy sú nutné zlo. Veci sa dokončujú, stanovia sa plány, zadajú úlohy. Biznis sa potom hýbe.

Takže, ako podnikateľ alebo iný manažér, ako sa dá nájsť balans medzi týmito dvomi postojmi? Ako dosiahnuť aby boli meetingy naozaj užitočné a nezabíjali produktivitu v tíme?

Základné pravidlo znie : MEETINGY MUSIA MAŤ ÚČEL!

Vo firme kde som pracoval niekoľko rokov sme si stanovili nasledujúcich 5 pravidiel pre porady a videli sme, že to neskutočne vplývalo na produktivitu v tíme. Možno nemusia fungovať všade, no skúste sa zamyslieť nad týmito otázkami:

 

 

1. Má porada, ktorú sa chystáte zvolať program?

Porady bez programu sú len prestávky na kávu, a tie Vám nepomôžu vybudovať miliónovú firmu.

Každý meeting by mal mať detailne popísaný program, ktorý by mal minimálne obsahovať:

  •       Kto poradu vedie
  •       Čo je cieľom porady
  •       Ako budeme vedieť, že meeting skončil ( Nie kedy! )

Program by ste mali pred poradou rozoslať všetkým, ak to neurobíte – meeting sa považuje za zrušený.

 

2. Dá sa problém, kvôli ktorému zvolávate poradu riešiť cez email?

Väčšina porád je zbytočná, nie pre ich obsah ale kvôli médiu, cez ktoré sa uskutočňujú.

Verím, že väčšina porád by mohla pokojne prebiehať aj emailom. Napríklad, ak chcete skontrolovať ako člen vášho tímu pokročil a chcete mu zadať úlohy,  nemusíte byť v jednej miestnosti. Pošlite mu proste email s úlohami a poproste ho nech napíše v akom stave sú predošlé úlohy.

Ďalším spôsobom ako sa vyhnúť zbytočným poradám je používanie skupinového chatu, ako napríklad HipChat alebo Slack. Tieto chatovacie aplikácie dovolia tímu spolupracovať , zdieľať nápady a aj súbory bez toho aby ste nevyhnutne potrebovali meeting. Len samotný HipChat dokáže pravdepodobne ušetriť 100 hodín mesačne vo vašej firme, ktoré by ste inak obetovali meetingom.

Ak to nejde inak a musíte sa stretnúť osobne alebo prostredníctvom video konferencie, nech sa páči… Ale dám vám jednu užitočnú radu: Robte všetky meetingy postojačky.

Nežartujem!

Všetci budú musieť stáť na nohách celý čas. Vyskúšajte túto fintu ako rýchlo a efektívne budú vaše porady prebiehať (okrem toho je to zdravšie pre chrbticu).

 

 

3. Musí byť na tomto meetingu každý?

Bežnou chybou, ktorú veľa šéfov robí je, že ak na poradu pozvú viac ľudí z ich tímu bude to niečo v zmysle : Viac hláv- viac rozumu…

Ale nebude…

Čím viac ľudí na porade je, tým dlhšie sa vlečie a o menej veciach sa rozhodne. Namiesto toho pozvite len nevyhnutných ľudí na prijatie rozhodnutí, ostatných informujte emailom.

 

4. Priniesol tento meeting konkrétne akčné rozhodnutia?

Na to, aby ste zmenili Vaše porady z požieračov času na prostriedok k rastu firmy, musí každý meeting nevyhnutne končiť jasne definovanými akčnými krokmi. Ak niekto odchádza bez jasne stanovenej úlohy, nemal tam čo robiť.

Ani nedokážem spočítať, koľko meetingov som v živote absolvoval s koncom: „Jasné, znie to fajn. Stretnime sa budúci týždeň v rovnakom čase.“ Nebol stanovený žiaden následný postup, žiadne rozhodnutie nepadlo. Vačšinou to boli stretnutia, kde jeden človek predniesol report o progrese v rámci určitého obdobia a ostatní ležali v kreslách ako tulene na vyhriatych skalách. Reporty sa posielajú mailom! Meetingy sú na rozhodovanie a stanovenie konkrétnych krokov.

Uistite sa, že každý odchádza z porady s úlohou do tej nasledujúcej. A uistite sa, že je to veľká úloha – nie na deň-dva, ale na týždeň a viac. Žiadna porada nemá končiť slovami: „Dobre stretnime sa zajtra a uvidíme ako sme pokročili.“

Dajte ľuďom väčšie úlohy a čas na prácu, nesnažte sa riadiť ich čas a ich prácu denne zadávanými úlohami a zbytočnými poradami – zabíjajú vo vašich ľuďoch kreativitu.

 

 

5. Ako viete, že meeting sa skončil?

Ako ste už zodpovedali na všetky predošlé otázky, číslo 5 bude pre Vás jednoduché: skončite poradu úspešne a stručne.

Aby ste to spravili, musíte ukončiť meeting v ten pravý čas – to je vtedy, keď ste vyriešili otázky a stanovili ciele uvedené vo vopred rozoslanej agende (ani minútu skôr, ani minútu neskôr). Keď skončíte poradu, vráťte sa späť k reálnej práci – tú potrebuje vaša firma viac ako porady.

 

Zdroj: www.entrepreneur.com

 

Pridať komentár (0)