Pre­staň mul­ti­tas­ko­vať a spra­víš toho viac

Michaela Líšková / 29. marca 2016 / Lifehacking

Nie­ke­dy sa urči­te aj tebe zdá, že deň skrát­ka nemá dosta­toč­ný počet hodín na to , aby si sti­hol uro­biť všet­ko potreb­né. Aj to je dôvod, pre­čo sa čoraz viac ľudí obra­cia na mul­ti­tas­king, s cie­ľom spl­niť čo naj­viac úloh. Ale vyze­rá to tak, že veci nie sú tak, ako sme si dote­raz mys­le­li.

Odbor­ní­ci zis­ti­li, že multi­tas­king nie je taký efek­tív­ny, ako sa o ňom dote­raz tvr­di­lo, pre­to­že limi­tu­je tvo­ju pro­duk­ti­vi­tu a cel­ko­vo má dopad aj na tvo­je zdra­vie. Pod­ľa atlét­ky a spí­ker­ky Katie Brau­er nastá­va vyš­šia pro­duk­ti­vi­ta vte­dy, keď eli­mi­nu­ješ mul­ti­tas­king a sústre­díš sa na dokon­če­nie jed­nej veci. Štú­die uka­zu­jú, že vďa­ka mul­ti­tas­kin­gu sme o 40% menej pro­duk­tív­ni a dokon­ca zvy­šu­je stres. O-ou.

man-1191845_1280

foto: pixabay.com

Na tom­to tvr­de­ní sa zho­du­jú via­ce­rí ľudia, medzi kto­rý­mi je aj Daniel­le Dietz-LiVol­si, zakla­da­teľ­ka a pre­zi­dent­ka spo­loč­nos­ti Nutt­Zo, kto­rá sa špe­cia­li­zu­je na zdra­vú stra­vu. Pre ňu je dôle­ži­tá aj ran­ná príp­ra­va na celý deň, kedy sa tre­ba naj­viac sústre­diť. Sústre­diť sa pod­ľa jej názo­ru môžeš aj tak, že si nebu­deš ako prvú vec kaž­dé ráno kon­tro­lo­vať tele­fón.

Nekon­tro­luj­te si mobil­né tele­fó­ny ale­bo emai­ly hneď po pre­bu­de­ní“, hovo­rí Daniel­le. „Počkaj­te aspoň 60 minút, aby ste nesko­či­li hneď do reak­tív­nej čas­ti mys­le.“ Daniel­le verí, že je mož­né sa do dňa dostať postup­ne, nená­sil­ne. Odpo­rú­ča začať deň roz­cvič­kou, pohá­rom limo­ná­dy a medi­tá­ci­ou. „Všim­ne­te si pokoj a veľa vecí sa vám vyjas­ní. Ďalej začni­te ráno tým, že si vytvo­rí­te zoznam pia­tich osôb, kto­rým v ten deň potre­bu­je­te zavo­lať ale­bo poslať mail. Začni­te svoj deň tým, že vyba­ví­te veci s tými­to pia­ti­mi oso­ba­mi. Ja osob­ne dosiah­nem posled­nú oso­bu na zozna­me do desia­tej hodi­ny ráno. Je to môj naj­pro­duk­tív­nej­ší čas dňa.“

standing-meeting

foto: acceler8.ph

Emai­ly sa vo veľ­kom obja­vu­jú aj v prí­pa­de Car­son Tate, autor­ky Work Sim­ply. Navrhu­je, že by sme mali zosta­vo­vať efek­tív­nej­šie emai­ly, aby sme moh­li byť pro­duk­tív­nej­ší. Hovo­rí, že ak samé­mu sebe polo­žíš otáz­ky ‘kto, čo, kedy, kde a ako‘ pred­tým, ako klik­neš na “Odo­slať”, môžeš eli­mi­no­vať nekon­če­né vysvet­ľu­jú­ce a objas­ňu­jú­ce emai­ly. Tate hovo­rí, že také­to emai­ly pomô­žu ušet­riť množ­stvo času a záro­veň pri­kla­dá nie­koľ­ko tipov efek­tív­nej mai­lo­vej komu­ni­ká­cie:

  • KTO? Roz­lož mail na dve podo­táz­ky: Kto potre­bu­je odpo­ve­dať, rea­go­vať, ale­bo roz­hod­núť o tej­to infor­má­cií? Toto meno ale­bo mená napíš do čas­ti „komu“. Na rad pri­chá­dza otáz­ka čís­lo dva: Kto potre­bu­je o tej­to infor­má­cií tiež vedieť? A toto meno pri­píš ku kópií mai­lu.

  • PRE­ČO? Pozri sa opäť na mená, kto­ré si napí­sal. Pri kaž­dom z mien si polož otáz­ku, pre­čo je táto kon­krét­na oso­ba zain­te­re­so­va­ná do pro­jek­tu, pre­čo tej­to oso­be píšeš, pre­čo to potre­bu­je vedieť, pre­čo je táto infor­má­cia vôbec pod­stat­ná a pre­čo je pod­stat­ná pre toľ­ko ľudí?

  • ČO? Polož sám sebe pár otá­zok typu „čo“: čo je pod­sta­ta emai­lu, čo sú hlav­né body, kto­ré chceš mai­lom komu­ni­ko­vať, čo sú kľú­čo­vé fak­ty, čo potre­bu­je kaž­dý vedieť, čo tam potre­bu­ješ zahr­núť, aké refe­ren­cie ale­bo výsku­my? Neodo­sie­laj nič, pokiaľ si do sprá­vy neza­hr­nul kaž­dý z potreb­ných detai­lov.

  • AKO? Spý­taj sa sám seba, ako chceš, aby prí­jem­co­via sprá­vy odpo­ve­da­li. Ak sa dá, zahrň to do sprá­vy, nech nedos­ta­neš odpo­veď na nie­čo iné. Ak si zadal dead­li­ne, oznám to. Ak oča­ká­vaš odpo­veď mai­lom, povedz aj to. Ak potre­bu­ješ ter­mí­ny stret­nu­tí, mená mož­ných par­tne­rov na pro­jekt, zoznam otá­zok ale­bo kľú­čo­ví návrhy, kto­ré tre­ba vziať do úva­hy, ale­bo čokoľ­vek iné, opíš to. Nikdy nepred­po­kla­daj, že ľudia pocho­pia všet­ko, čo chceš. Vždy im to povedz tak jas­ne, ako len môžeš.

Ako posled­ná podá­va svo­je návrhy Eli­set­te Carl­son, zakla­da­teľ­ka Smack! Media. Carl­so­no­vá opí­sa­la uni­kát­ny spô­sob, ako môžeš redu­ko­vať to, čo ťa rozp­ty­ľu­je, aby si bol pro­duk­tív­nej­ší. „Pred­stav si, že si v lie­tad­le. V lie­tad­le ťa nič nerozp­ty­ľu­je a máš sta­no­ve­ný čas na to, aby si nie­čo dokon­čil. Nie­ke­dy sa toto pro­stre­die sna­žím vytvo­riť v kan­ce­lá­rií tak, že si tele­fón polo­žím na mies­to, kde o ňom neviem a skrát­ka ma neru­ší.“

shutterstock_292925033

foto: despegar.com 

Carl­so­no­vá odpo­rú­ča ten­to malý trik skú­siť aspoň na 60 až 90 minút a mož­no budeš sám prek­va­pe­ný, koľ­ko prá­ce sa ti poda­ri­lo dokon­čiť. Tiež hovo­rí, že hod­no­tu urči­te vidí aj v krat­ších dead­li­ne-och. Odpo­rú­ča skrá­tiť hovo­ry na polo­vi­cu. Pred­sa nech­ceš tvr­diť, že sa potre­bu­ješ s kole­gom ale­bo kli­en­tom roz­prá­vať 30 minút. Rad­šej spo­meň len to pod­stat­né a dostaň sa pria­mo k veci. Sta­nov si o polo­vi­cu ale­bo tre­ti­nu menej času na pre­zen­tá­ciu a vyne­chaj vtip­nú his­tor­ku. Ak nemu­li­tas­ku­ješ, zmák­neš to.

Tie­to tipy majú jed­nu spo­loč­nú vlast­nosť: sna­žia sa dohnať jed­not­liv­cov k väč­šej orga­ni­zo­va­nos­ti, a to naj­mä tej men­tál­nej. Brau­e­ro­vá tiež radí vypnúť zvu­ky a noti­fi­ká­cie, pokiaľ pra­cu­ješ na pro­jek­te, aby ťa zby­toč­ne nevy­ru­šo­va­li, spra­viť si zoznam a postu­po­vať po jed­not­li­vých zlož­kách pod­ľa vopred sta­no­ve­né­ho času. Prvý krok je vziať si tro­chu voľ­na, ísť von, zba­viť sa aspoň na chví­ľu všet­kých elek­tro­nic­kých hra­čiek a strá­viť neja­ký čas s pria­teľ­mi a rodi­nou.

Ak aj ty obľu­bu­ješ mul­ti­tas­king, ale uve­do­mu­ješ si, že si menej pro­duk­tív­ny, ako si oča­ká­val, asi je naj­vyš­ší čas skú­siť nie­čo nové. Dúfam, že ti tých­to pár tri­kov pomô­že. Za pokus nič nedáš, tre­ba to len skú­siť.

handsome hipster modern man designer working home using laptop at home

foto: lifehack.org

Zdroj: entrepreneur.com, zdroj titul­nej foto­gra­fie: theregister.co.uk

Pridať komentár (0)