Prestaň multitaskovať a spravíš toho viac

  • Niekedy sa určite aj tebe zdá, že deň skrátka nemá dostatočný počet hodín na to , aby si stihol urobiť všetko potrebné. Aj to je dôvod, prečo sa čoraz viac ľudí obracia na multitasking, s cieľom splniť čo najviac úloh. Ale vyzerá to tak, že veci nie sú tak, ako sme si doteraz mysleli.
  • Niekedy sa určite aj tebe zdá, že deň skrátka nemá dostatočný počet hodín na to , aby si stihol urobiť všetko potrebné. Aj to je dôvod, prečo sa čoraz viac ľudí obracia na multitasking, s cieľom splniť čo najviac úloh. Ale vyzerá to tak, že veci nie sú tak, ako sme si doteraz mysleli.

Odborníci zistili, že multitasking nie je taký efektívny, ako sa o ňom doteraz tvrdilo, pretože limituje tvoju produktivitu a celkovo má dopad aj na tvoje zdravie. Podľa atlétky a spíkerky Katie Brauer nastáva vyššia produktivita vtedy, keď eliminuješ multitasking a sústredíš sa na dokončenie jednej veci. Štúdie ukazujú, že vďaka multitaskingu sme o 40% menej produktívni a dokonca zvyšuje stres. O-ou.

man-1191845_1280

foto: pixabay.com

Na tomto tvrdení sa zhodujú viacerí ľudia, medzi ktorými je aj Danielle Dietz-LiVolsi, zakladateľka a prezidentka spoločnosti NuttZo, ktorá sa špecializuje na zdravú stravu. Pre ňu je dôležitá aj ranná príprava na celý deň, kedy sa treba najviac sústrediť. Sústrediť sa podľa jej názoru môžeš aj tak, že si nebudeš ako prvú vec každé ráno kontrolovať telefón.

„Nekontrolujte si mobilné telefóny alebo emaily hneď po prebudení“, hovorí Danielle. „Počkajte aspoň 60 minút, aby ste neskočili hneď do reaktívnej časti mysle.“ Danielle verí, že je možné sa do dňa dostať postupne, nenásilne. Odporúča začať deň rozcvičkou, pohárom limonády a meditáciou. „Všimnete si pokoj a veľa vecí sa vám vyjasní. Ďalej začnite ráno tým, že si vytvoríte zoznam piatich osôb, ktorým v ten deň potrebujete zavolať alebo poslať mail. Začnite svoj deň tým, že vybavíte veci s týmito piatimi osobami. Ja osobne dosiahnem poslednú osobu na zozname do desiatej hodiny ráno. Je to môj najproduktívnejší čas dňa.“

standing-meeting

foto: acceler8.ph

Emaily sa vo veľkom objavujú aj v prípade Carson Tate, autorky Work Simply. Navrhuje, že by sme mali zostavovať efektívnejšie emaily, aby sme mohli byť produktívnejší. Hovorí, že ak samému sebe položíš otázky ‘kto, čo, kedy, kde a ako‘ predtým, ako klikneš na „Odoslať“, môžeš eliminovať nekončené vysvetľujúce a objasňujúce emaily. Tate hovorí, že takéto emaily pomôžu ušetriť množstvo času a zároveň prikladá niekoľko tipov efektívnej mailovej komunikácie:

  • KTO? Rozlož mail na dve podotázky: Kto potrebuje odpovedať, reagovať, alebo rozhodnúť o tejto informácií? Toto meno alebo mená napíš do časti „komu“. Na rad prichádza otázka číslo dva: Kto potrebuje o tejto informácií tiež vedieť? A toto meno pripíš ku kópií mailu.

 

  • PREČO? Pozri sa opäť na mená, ktoré si napísal. Pri každom z mien si polož otázku, prečo je táto konkrétna osoba zainteresovaná do projektu, prečo tejto osobe píšeš, prečo to potrebuje vedieť, prečo je táto informácia vôbec podstatná a prečo je podstatná pre toľko ľudí?

 

  • ČO? Polož sám sebe pár otázok typu „čo“: čo je podstata emailu, čo sú hlavné body, ktoré chceš mailom komunikovať, čo sú kľúčové fakty, čo potrebuje každý vedieť, čo tam potrebuješ zahrnúť, aké referencie alebo výskumy? Neodosielaj nič, pokiaľ si do správy nezahrnul každý z potrebných detailov.

 

  • AKO? Spýtaj sa sám seba, ako chceš, aby príjemcovia správy odpovedali. Ak sa dá, zahrň to do správy, nech nedostaneš odpoveď na niečo iné. Ak si zadal deadline, oznám to. Ak očakávaš odpoveď mailom, povedz aj to. Ak potrebuješ termíny stretnutí, mená možných partnerov na projekt, zoznam otázok alebo kľúčoví návrhy, ktoré treba vziať do úvahy, alebo čokoľvek iné, opíš to. Nikdy nepredpokladaj, že ľudia pochopia všetko, čo chceš. Vždy im to povedz tak jasne, ako len môžeš.

 

Ako posledná podáva svoje návrhy Elisette Carlson, zakladateľka Smack! Media. Carlsonová opísala unikátny spôsob, ako môžeš redukovať to, čo ťa rozptyľuje, aby si bol produktívnejší. „Predstav si, že si v lietadle. V lietadle ťa nič nerozptyľuje a máš stanovený čas na to, aby si niečo dokončil. Niekedy sa toto prostredie snažím vytvoriť v kancelárií tak, že si telefón položím na miesto, kde o ňom neviem a skrátka ma neruší.“

shutterstock_292925033

foto: despegar.com 

Carlsonová odporúča tento malý trik skúsiť aspoň na 60 až 90 minút a možno budeš sám prekvapený, koľko práce sa ti podarilo dokončiť. Tiež hovorí, že hodnotu určite vidí aj v kratších deadline-och. Odporúča skrátiť hovory na polovicu. Predsa nechceš tvrdiť, že sa potrebuješ s kolegom alebo klientom rozprávať 30 minút. Radšej spomeň len to podstatné a dostaň sa priamo k veci. Stanov si o polovicu alebo tretinu menej času na prezentáciu a vynechaj vtipnú historku. Ak nemulitaskuješ, zmákneš to.

Tieto tipy majú jednu spoločnú vlastnosť: snažia sa dohnať jednotlivcov k väčšej organizovanosti, a to najmä tej mentálnej. Brauerová tiež radí vypnúť zvuky a notifikácie, pokiaľ pracuješ na projekte, aby ťa zbytočne nevyrušovali, spraviť si zoznam a postupovať po jednotlivých zložkách podľa vopred stanoveného času. Prvý krok je vziať si trochu voľna, ísť von, zbaviť sa aspoň na chvíľu všetkých elektronických hračiek a stráviť nejaký čas s priateľmi a rodinou.

Ak aj ty obľubuješ multitasking, ale uvedomuješ si, že si menej produktívny, ako si očakával, asi je najvyšší čas skúsiť niečo nové. Dúfam, že ti týchto pár trikov pomôže. Za pokus nič nedáš, treba to len skúsiť.

handsome hipster modern man designer working home using laptop at home

foto: lifehack.org

Zdroj: entrepreneur.com, zdroj titulnej fotografie: theregister.co.uk

Najnovšie video

Fontech

ĎALŠIE ČLÁNKY Z FONTECH.SK

Fontech