Zbav sa ťažkých šanónov a ulož si všetky dokumenty do smartfónu

Jarka Fabriová / 14. septembra 2017 / Tech a inovácie

zdroj: pexels.com, dockitin.sk

Aj keď najradšej riešim všetko cez smartfón a cez internet, vždy som si myslela, že dokumenty a faktúry sú nevyhnutne papierovou a fasciklovou záležitosťou. To som však ešte neprišla do styku so spásou pre všetkých, čo chcú mať poriadok a prehľad, ako aj nejaký ten čas navyše – slovenským projektom DOCKitIN.

V snahe zbaviť kanceláriu, či pracovňu klienta, papierov, ponúka táto firma, sídliaca v Bratislave, rozličné služby, ktoré sú však do detailu premyslené. Spracovanie a archivácia dokumentov, vyťažovanie elektronických dokumentov či správa registratúry – toto všetko vie veľmi šikovne uľahčiť život tvojej firmy či domácnosti. 

Mňa osobne zaujala najmä možnosť využitia mobilnej a webovej aplikácie, cez ktoré je možné spravovať neobmedzené objemy dokumentov. Tá mobilná je navyše maximálne praktická a dokumenty máš stále v dosahu ruky, napríklad vo vrecku. Medzi základné funkcie aplikácie patrí pridávanie elektronických dokumentov, triedenie a vyhľadávanie, zdieľanie dokumentov, poznámky k dokumentom či v prípade mobilnej aj nastavenie push notifikácie – napríklad kedy končí splatnosť faktúry.

Zdroj: DOCKitIN

Všetko toto je aj súčasťou Trial balíku, ktorý je zadarmo. Za vyskúšanie nič nedám, preto som sa do toho pustila. Dostala som spracovanie dokumentov v rozsahu až 60 papierových listov a ich uloženie v archíve. Samozrejmosťou je doručenie dokumentov do archívu a ich profesionálna digitalizácia. Pri platených balíčkoch získaš spracovanie väčšieho objemu dokumentov a, ak si to želáš, bude o tvoje fyzické dokumenty príkladne postarané v zabezpečenom archíve.


V prípade, že riadiš väčší podnik, alebo sa ti jednoducho nakopilo viac papierov, ako by aj ten najväčší klasický balík uniesol, v DOCKitIN ti vedia služby nakombinovať a „ušiť“ presne na mieru. 

Ďalším flexibilným prvkom sú doplnkové služby. K takým patrí napríklad vyťažovanie elektronických dokumentov, proces, vďaka ktorému sú z dokumentu vytiahnuté podstatné údaje a uložené do špeciálneho súboru. Na základe týchto údajov sa potom dokumenty ľahšie vyhľadávajú. Jednoducho sa dá pracovať aj s elektronickými súbormi, napríklad si dokumenty necháš poslať na svoj DOCKitIN email, a tie sa ti automaticky nahrajú do tvojho konta v aplikácii a následne si ich môžeš dať aj vyťažiť. 

Zdroj: pexels.com

Ak podnikáš, niektoré dokumenty je potrebné uchovávať až niekoľko rokov. Vyzná sa v tom len málokto, preto veľmi nápomocnou môže byť správa registratúry. DOCKitIN ponúka okrem riešenia aj odbornú konzultáciu, počas ktorej s tebou vypracujú interné smernice registratúrneho poriadku a plánu, úschovu registratúrnych záznamov ako aj vyraďovacie konanie.

Ďalším uľahčením života s papiermi je notárske overenie dokumentov pre SR aj zahraničie, alebo pripravovaná možnosť zriadenia externej poštovej stránky, ktorá ťa odbremení od spracovania pošty. A navyše ti poskytne prehľad v prijatej pošte priamo cez už spomínanú aplikáciu. 

Zdroj: pexels.com

Po zvážení všetkých kladov plánujeme túto pomoc s byrokraciou využívať aj u nás v Startitup, kde máme papierovačiek habadej. Navyše je tento super progresívny nápad Made in Slovakia, preto je presne podľa nášho gusta. :)

Článok vznikol v spolupráci so spoločnosťou Dockitin.

 

Pridať komentár (0)