9 jednoduchých spôsobov, ako dosiahneš v práci maximálnu produktivitu

1. Vyhýbaj sa rušivým elementom

Je pochopiteľné, že sa v práci asi neuzavrieš natoľko, aby ťa tvoje okolie vôbec nerozptyľovalo. Netreba si však zamieňať prestávky s rušivými elementmi, medzi ktoré sa najčastejšie zaraďuje surfovanie po rôznych webových stránkach alebo rozptyľovanie zo strany kolegov.

Aj keď by sa nezáväzná konverzácia s kolegom mohla zdať ako úplná banalita, štúdia uskutočnená na Kalifornskej univerzite v Irvine preukázala, že po nej trvá takmer 25 minút, kým sa dokážeš dostať do rovnakého pracovného tempa, v akom si sa nachádzal predtým. Ak sa ti podarí tieto rušivé elementy zredukovať na minimum, budeš sa vedieť lepšie sústrediť aj na plnenie náročnejších pracovných úloh.

Ako na to?

• Vypni si e-mailové notifikácie.
• Popros kolegov, aby ťa počas plnenia pracovných úloh nevyrušovali.
• Urob si poriadok v počítači (pozatváraj nepotrebné karty alebo nedokončené dokumenty, na ktorých aktuálne nepracuješ).

2. Zameraj sa na plnenie jednej pracovnej úlohy

Aj keď by si si možno myslel, že občas musíš stíhať viac vecí naraz, z hľadiska tvojej produktivity to vo väčšine prípadov môže byť skôr kontraproduktívne. Viaceré štúdie potvrdili skutočnosť, že zameriavanie sa na viac ako jednu vec súčasne vedie k častejšiemu robeniu chýb. Navyše sa môže dostaviť aj pocit zúfalstva spôsobený tým, že sa jednoducho nedokážeš naplno sústrediť na viac vecí naraz, aj keby si si to akokoľvek prial.

Ako na to?

• Pokús sa čo najviac zredukovať okolité rušivé vplyvy.
• Urči si priority a pracuj na úlohách, ktoré sú v danom momente najdôležitejšie.
• Menšie úlohy si presuň na neskôr.
• Zvýš svoju opatrnosť pri plnení úloh.

3. Rob si prestávky

Hoci by si chcel mať zadelenú úlohu čo najskôr z krku, sústrediť sa na niečo v maximálnej možnej miere ti môže po čase robiť trošku problém. Vyskúšaj preto tzv. „pomodoro techniku“, ktorá funguje na úplne jednoduchom princípe. Po práci v trvaní 25 minút si urob 5 minútovú prestávku, tento postup opakuj ešte 4-krát, a napokon po 2 hodinách práce si urob čas na dlhšiu prestávku, po ktorej sa opäť vrátiš  k práci. Dodržanie tejto techniky ťa nabije energiou a nadobudneš pocit, že si po hodinách svojej práce dosiahol niečo skutočne hodnotné.

4. Uber na frekvencii kontrolovania e-mailov

Rovnako ako surfovanie po webových stránkach, aj neustále kontrolovanie e-mailov môže mať na tvoj pracovný výkon negatívny vplyv. Aj keď ťa niekedy môže ovládnuť pocit, že musíš byť s okolitým svetom nepretržite v kontakte, pokús sa obmedziť kontrolovanie e-mailov na minimum. Uvedom si, že pokiaľ sa aj vyskytne niečo skutočne naliehavé, riešiť to cez e-mail nie je tá najsprávnejšia voľba.

Ako na to?

• Vypni si e-mailové notifikácie.
• Urči si čas, kedy budeš e-maily kontrolovať – buď hneď ráno, tesne pred obedom alebo neskôr popoludní.
• Píš stručné, ale výstižné e-maily, ktoré majú 5 alebo menej viet. Stráviš pri nich menej času a vytvorí sa ti priestor pre plnenie dôležitejších úloh.

5. Zameraj sa na najdôležitejšie aktivity

Pre dosiahnutie maximálnej produktivity je v rámci tejto problematiky známe tzv. „Paretovo pravidlo“ – 80/20. Je založené na tvrdení, že 80% tvojich výsledkov pochádza z 20 % tvojich aktivít. Ak sa ho budeš držať, podarí sa ti vyselektovať tie činnosti, na ktoré sa oplatí zamerať.

Ako na to?

• Vytvor si zoznam všetkých činností, ktoré potrebuješ urobiť.
• Odpovedz si na otázku: Ak by si si mohol vybrať len jednu činnosť, ktorá z nich by to bola?
• Po skompletizovaní zoznamu sa pokús zamerať väčšinu svojej energie na túto činnosť.

6. Vytvor si zoznam menej dôležitých úloh

Prokrastinácia síce nie je vo všeobecnosti považovaná za príliš lichotivú vlastnosť, nie vždy ju však treba vnímať úplne tragicky. Vytvorenie zoznamu úloh, ktoré nie sú až natoľko dôležité, slúži na to, aby si sa im mohol venovať v čase, kedy sa rozhodneš načas odložiť tú najdôležitejšiu úlohu. Pokiaľ si sa teda aj rozhodol niečo odložiť na neskôr, tento čas môžeš ešte stále využiť produktívne.

Ako na to?

• Vytvor si zoznam úloh.
• Zoraď si ich podľa priority na stupnici od 1 do 5.
• Ak sa prichytíš pri prokrastinácii, zameraj sa na druhú najdôležitejšiu úlohu vo svojom zozname.

7. Vybehni na chvíľu von

Využi prestávky na to, aby si si aspoň na chvíľu oddýchol od miestnosti plnej umelého svetla. Okrem toho, že krátka prechádzka na čerstvom vzduchu je kvalitný odbúravač stresu, pri riešení náročnejšieho problému ti môže priniesť nové nápady. Navyše, výsledky viacerých štúdií preukázali, že sedavé zamestnanie vplýva negatívne na ľudské zdravie. V jednej z nich, ktorej sa zúčastnilo takmer milión ľudí sa zistilo, že častým sedením sa zvyšuje riziko vzniku cukrovky a kardiovaskulárnych ochorení. Čo tak si dobiť baterky a vybehnúť na obed mimo pracoviska?

8. Zredukuj negatívne myšlienky

Buď k sebe kritický, ale v primeranej miere. Mysli pozitívne a nebuď natoľko kritický ku svojím malým prešľapom a nedostatkom. Zredukuj negatívne myšlienky, ktoré ťa ovládajú. Nekritizuj sa za jednoduché chyby, ktorých si sa dopustil, ale sám seba považuj za hodného dosiahnuť to, čo si si zaumienil.

9. Nezabúdaj na duševnú meditáciu

Vďaka nej sa ti podarí zamerať výhradne na vlastné dýchanie a blízke okolie. Naučíš sa nereagovať na vonkajšie, ako aj vnútorné rušivé podnety, ktoré ťa vo väčšine prípadov oberajú o energiu. Meditácia ti navyše pomôže odbúrať stres a umožní ti viac sa sústrediť na svoju produktivitu.

Občas stačia naozaj 2 minúty na to, aby si načerpal dostatok energie a motivácie do plnenia ďalších pracovných úloh. Rátaj však s tým, že spočiatku to nemusí byť také jednoduché. Hlavou ti budú víriť všelijaké myšlienky, ktorých sa nebudeš vedieť len tak jednoducho zbaviť a bude pre teba náročné sa naplno zamerať na dýchanie. Nevzdávaj to. Všetko si vyžaduje len dlhodobejšiu prax. Výsledok bude stáť určite za to.

Zdroj: lifehack.org, lifehacker.com