Emaily sú náš skrytý pracovný nepriateľ. Dostupnosť sa mení na povinnosť, varuje psychologička (ROZHOVOR)

Či už patríš k tým, ktorí si emaily triedia do farebných priečinkov, alebo k tým, ktorým na ikonke svieti trojciferné číslo, jedno je isté: zahltený inbox dnes trápi takmer každého. A nielen ako technický problém.

Skrytý zdroj stresu

Z psychologického pohľadu ide o skrytý zdroj stresu, ktorý nenápadne vyčerpáva našu pozornosť, kreativitu aj duševné zdravie.

Prečo sa cítime previnilo, keď neodpovieme hneď? Ako e-maily ovplyvňujú našu schopnosť sústrediť sa? A ako si nastaviť zdravé hranice, ak práca nikdy nekončí? Na tieto otázky odpovedá psychologička a expertka na mentálne zdravie Lenka Valuš, ktorá dnes pôsobí ako odborná garantka a analytička v spoločnosti headmap.

• Ovplyvňuje plná mailová schránka našu schopnosť sústrediť sa?
• Prečo sa cítime previnilo, ak na email neodpovedáme hneď?
• Ako si nastaviť zdravé hranice v emailovej komunikácii?
• Čo je digitálny perfekcionizmus a prečo ním trpíme?
• Aké dlhodobé dôsledky môže mať neustále digitálne preťaženie na naše fyzické a duševné zdravie?

Prečo nás zahltená e-mailová schránka tak veľmi stresuje?

Zaplnený inbox v nás vyvoláva pocit, že niečo zanedbávame alebo strácame kontrolu. Keď vidíme desiatky neprečítaných správ, mozog ich automaticky vyhodnocuje ako hrozbu – môže nám unikať niečo dôležité, čosi sme zabudli, niekto čaká na odpoveď. Tento stav spôsobuje mentálne preťaženie (tzv. cognitive load) a zvyšuje hladiny stresových hormónov.

Počas dňa vám prídu desiatky e-mailov. Niektoré vyžadujú reakciu, iné sú len informatívne. Aj keď ich zatiaľ nečítate, mozog si ich podvedome „zapíše“ ako nedokončené úlohy – a to zvyšuje psychický tlak.

Okrem toho e-maily prichádzajú v nepravidelných intervaloch, čo nás drží v neustálom strehu. Nikdy nevieme, kedy sa objaví niečo naliehavé, dôležité alebo nepríjemné. Táto nepredvídateľnosť vytvára cyklus napätia a očakávania, ktorý vedie k častej kontrole inboxu. Výsledkom je vyčerpanie a problém odpojiť sa od práce – aj vo voľnom čase.

Aký vplyv má neustále kontrolovanie e-mailov na našu schopnosť sústrediť sa?

Každé kontrolovanie emailov počas inej činnosti nás vytrhne zo sústredenia a núti mozog prepínať medzi úlohami – čo si vyžaduje čas aj energiu. Tento jav sa nazýva „prepínací náklad“ (tzv. switching cost) a aj po krátkom prerušení trvá niekoľko minút, kým sa opäť naplno vrátime k pôvodnej úlohe. Opakovane tak strácame koncentráciu, čo znižuje našu výkonnosť, pamäť aj schopnosť riešiť zložitejšie úlohy.

Predstavte si, že pripravujete prezentáciu, no každých 10 minút skontrolujete inbox. Nielenže si prácu predĺžite, ale aj kvalita výstupu bude nižšia. Zároveň vzniká ilúzia, že je človek nonstop zaneprázdnený, no na konci dňa má pocit, že nič poriadne neurobil. Preto sa odporúča kontrolovať emaily len v konkrétnych časových blokoch – ideálne oddelene od práce, ktorá vyžaduje sústredenie.

zdroj: Unsplash/Brett Jordan

Prečo máme vnútornú potrebu odpovedať na emaily čo najrýchlejšie, aj keď to narúša našu prácu alebo oddych?

Za touto potrebou často stojí snaha byť vnímaný ako zodpovedný, flexibilný a „dobrý kolega“. V mnohých pracovných kultúrach sa rýchla odpoveď považuje za štandard – čím skôr odpíšeme, tým profesionálnejšie pôsobíme. Psychologicky však ide aj o úzkosť z možného zlyhania či sklamania očakávaní – vlastných aj cudzích. Rýchlou reakciou si tak vlastne zmierňujeme vnútorné napätie.

Počas večere príde email od nadriadenej. Otvoríte ho „len na chvíľu“ a zrazu sa pristihnete, že už odpovedáte – hoci ste si chceli oddýchnuť. Problém nie je v odpovedi samotnej, ale v návyku: čím častejšie reagujeme okamžite, tým viac sa to stáva normou. A nielen pre ostatných, ale aj pre nás samotných. Dostupnosť sa zmení na povinnosť – a hranice medzi pracovným a osobným časom sa postupne strácajú. Ak sa to opakuje často, ide o jasný signál, že si potrebujeme vedome nastaviť digitálne hranice.

Je v poriadku ignorovať email mimo pracovného času? Prečo sa pri tom cítime previnilo?

Áno, nereagovať na pracovné emaily po pracovnej dobe je úplne v poriadku – a z pohľadu duševného zdravia dokonca nevyhnutné. Výskumy ukazujú, že neustála dostupnosť výrazne zvyšuje riziko vyhorenia a narúša našu schopnosť regenerovať.

Napriek tomu sa pri ignorovaní emailu večer či cez víkend často cítime previnilo. Spravidla sme totiž vyrastali a(lebo) pracujeme v prostredí, kde sa výkonnosť cení viac než rovnováha. Oddych sa v takej kultúre môže vnímať ako znak lenivosti alebo nedostatku ambícií. Navyše, ak vidíme, že kolegovia alebo nadriadení bežne odpovedajú aj o 21:00, vzniká tichý tlak: „Aj ja by som mal/a.“

Ak dostanete email v sobotu doobeda. Hoci autor naznačí, že to nie je naliehavé, aj tak vám to ostáva v mysli a vyvoláva vnútorný nepokoj. Vtedy si pripomeňte: oddych nie je privilégium, ale podmienka dlhodobej výkonnosti. A emaily počkajú.

Rakovine slepého čreva čelia mileniáli štyrikrát častejšie ako ich rodičia. Príznaky sa často prehliadajú

Existuje psychologický rozdiel medzi „neprečítaným emailom“ a „nevybavenou úlohou“? Prečo nás tie čísla tak trápia?

Áno, hoci sa na prvý pohľad môže zdať, že ide o rovnaký problém, v skutočnosti ich náš mozog spracúva odlišne. Neprečítaný email v sebe nesie neistotu – nevieme, čo sa v ňom skrýva. Môže to byť urgentná požiadavka, kritická spätná väzba alebo niečo, čo si vyžaduje rýchlu reakciu. Už len samotná prítomnosť „neznámeho“ môže vyvolať stresovú reakciu.

Naopak, nevybavená úloha je konkrétna – vieme, o čo ide a kedy sa k nej asi dostaneme. Mozog navyše prirodzene venuje viac pozornosti nedokončeným veciam (tzv. Zeigarnikovej efekt), a preto nás červené číslo na ikonke emailu tak dráždi.

Ako si nastaviť zdravé hranice v emailovej komunikácii, najmä v prostredí, kde sa očakáva okamžitá reakcia?

Nastavenie zdravých hraníc si vyžaduje nielen osobnú disciplínu, ale aj jasnú komunikáciu smerom k okoliu. Základom je vytvoriť si jednoduchý systém – napríklad kontrolovať emaily len dvakrát denne, v konkrétnych časoch (napr. o 10:00 a o 15:00). Pomôcť môže aj obmedzenie rušivých podnetov – napríklad vypnutie notifikácií či zobrazenia náhľadu nových správ.

Užitočné je aj nastaviť automatickú odpoveď, ktorá druhú stranu s rešpektom informuje o vašom štýle práce, napríklad: „Emaily spracúvam vo vyhradených časoch. V prípade urgentnej záležitosti ma, prosím, kontaktujte telefonicky.“

Do e-mailového podpisu môžete napríklad uviesť vetu „Odpovedám do 48 hodín“ – čím nielen nastavíte očakávania, ale aj predídete zbytočnému stresu z pocitu, že musíte reagovať hneď. V tímoch, kde panuje kultúra okamžitej dostupnosti, je dôležité otvoriť tému spoločných dohôd – napríklad, že správy mimo pracovného času nevyžadujú reakciu.

Kľúčovú úlohu v nastavovaní týchto pravidiel zohráva líder – ideálne by mal ísť príkladom. Firmy môžu podporiť zdravé digitálne návyky aj zavedením jasných smerníc, e-mail-free blokov či preferovaním alternatívnych foriem spolupráce – ako sú stand-up porady, projektové nástroje či videohovory.

 

 

 

 

 

View this post on Instagram

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A post shared by headmap | from psychology to growth (@headmap_psychology)

Čo robí e-mail s našou mentálnou kapacitou, ak si ho kontrolujeme 20- až 30-krát denne?

Pričastá kontrola emailov nenápadne „ukrajuje“ z našej mentálnej kapacity. Každé pozretie do inboxu totiž od nás niečo vyžaduje – rozhodnúť, či správu otvoriť, odpovedať hneď, odložiť na neskôr alebo ju len označiť ako prečítanú. Hoci ide o drobné rozhodnutia, môžu sa ich každodenne nahromadiť desiatky až stovky. Postupne nás vyčerpávajú bez toho, aby sme si to uvedomovali. To vedie k tzv. rozhodovacej únave – stavu, keď je čoraz náročnejšie sústrediť sa, myslieť tvorivo a robiť premyslené rozhodnutia.

Mozog má obmedzenú zásobu mentálnej energie, ktorú denne využíva na zameranie pozornosti, premýšľanie, spracovanie podnetov a vlastných emócií. Výskumy ukazujú, že časté prepínanie medzi úlohami – napríklad medzi pracovnou činnosťou a e-mailmi – znižuje aktivitu v mozgových centrách súvisiacich s pracovnou pamäťou a kognitívnou kontrolou. Výsledkom je nižšia mentálna výdrž, väčší sklon k rozptýleniu a rozhodovacia únava.

Po dni strávenom neustálou kontrolou doručenej pošty sa večer márne snažíte sústrediť – mozog je preťažený neviditeľnými, no početnými mikrorozhodnutiami. Mentálnu kapacitu, ktorú by ste potrebovali na podstatné veci – či už v práci alebo v súkromí – odčerpal váš inbox.

Má e-mailová komunikácia iný psychologický dopad, ako napríklad telefonát alebo videohovor? Prečo?

Áno, každý spôsob komunikácie pôsobí na našu psychiku trochu inak. E-mail je asynchrónny – nevyžaduje okamžitú reakciu, čo môže byť výhodou, ale zároveň otvára priestor na domýšľanie, neistotu a obavy. Bez tónu hlasu, mimiky či kontextu si ľahko vysvetlíme stručnú alebo chladne pôsobiacu správu negatívne – napríklad ako kritiku či nezáujem, aj keď to tak nebolo myslené. Práve absencia neverbálnych signálov robí z emailu médium, ktoré si vyžaduje citlivé formulovanie.

Ak vám kolega odpovie na dlhší email iba jednou vetou – napríklad „Dobre, vybavím.“ –, môže to vo vás vyvolať pochybnosti: Je nahnevaný? Zaneprázdnený? Napísal/a som niečo nevhodné? Telefonát a videohovor nám umožňujú okamžite si veci vyjasniť, zachytiť emócie a znížiť napätie. E-mail síce ponúka kontrolu nad obsahom a možnosť vrátiť sa k textu, ale práve jeho „tichosť“ môže psychicky zaťažovať viac, než si uvedomujeme. Preto je dobré voliť formu komunikácie aj podľa povahy a kontextu danej správy.

Ako ovplyvňuje chronické preťaženie emailmi našu schopnosť rozhodovať sa alebo byť kreatívni?

Keď sme zahltení e-mailmi, náš mozog funguje väčšinu dňa v režime nepretržitého reagovania. Namiesto sústredenej práce odpovedáme na správy, triedime a posúvame informácie ďalej. Prefrontálny kortex – oblasť mozgu zodpovedná za plánovanie, rozhodovanie a tvorivé myslenie – pri takomto preťažení stráca pružnosť a efektivitu, a prepína sa do úsporného režimu. V tomto stave sa pozornosť triešti, myšlienky ostávajú na povrchu a klesá naša kapacita myslieť strategicky a tvorivo.

Chcete naplánovať novú kampaň alebo vymyslieť riešenie na zlepšenie interných procesov, no zakaždým, keď sa do toho pustíte, príde nový email, ktorý vás vyruší. Myšlienková niť sa opakovane trhá, prestávate myslieť v súvislostiach a vaše nápady sa nedostanú do hĺbky. Kreativita potrebuje čas, pokoj a priestor. Zahltený inbox prináša presný opak – neustále rozptyľuje, oddeľuje nás od podstaty a brzdí našu schopnosť riešiť veci s nadhľadom.

Čo odporúčate ľuďom, ktorí sa večer nevedia „odpútať“ od práce kvôli nekončiacim správam v inboxe?

Ak sa večer neviete odpojiť od pracovných emailov, môže pomôcť zaviesť si tzv. prechodový rituál – vedomý moment, ktorým pracovný deň uzavriete. Napríklad si po poslednej kontrole schránky spíšte 2-3 hlavné úlohy na zajtra, zavrite pracovné aplikácie a vedome odložte notebook či pracovný telefón na iné miesto. Dobre funguje aj tzv. „digitálny západ slnka“ – teda pevne stanovený čas (napr. 18:30), po ktorom už neotvárate emailovú aplikáciu.

Namiesto toho, aby ste si večer „pre istotu“ pozreli inbox, vytvorte si zvyk, že v tom čase otvoríte knihu, zapnete podcast alebo si pripravíte čaj. Telo aj myseľ si tak postupne zvyknú, že pracovný režim sa skončil. Ak sa opakovane pristihnete, že emaily kontrolujete automaticky, môže to signalizovať vnútorné napätie, ktoré stojí za to preskúmať. Niekedy nepotrebujeme viac disciplíny, ale viac pochopenia vlastných potrieb.

zdroj: Freepik/yanalya

Existuje niečo ako „digitálny perfekcionizmus“ – túžba mať vždy inbox nula a byť ideálnym kolegom?

Určite áno – a mnohí ho poznajú až príliš dôverne. Je to ten vnútorný tlak, ktorý vám nedovolí zavrieť laptop, kým nesvieti číslo „0“ pri doručenej pošte. Nielen preto, že chcete mať poriadok, ale aj preto, že vás hryzie svedomie – čo ak niekto čaká, čo ak sa niečo zanedbá, čo ak pôsobím nedostupne alebo neochotne?

Digitálny perfekcionizmus často nie je o výkone, ale o potrebe uistiť sa, že robíme dosť – pre druhých aj pre svoj vlastný pocit hodnoty. V skutočnosti však dôveryhodnosť nerovná sa rýchlosť odpovede. Niekedy je profesionálnejšie odpovedať s odstupom a jasnou hlavou než okamžite, len aby „tam nič neostalo“.

Inbox nie je zrkadlo našej hodnoty – a trochu neporiadku v ňom ešte nikdy nikomu kariéru nezničilo. K tomuto poznaniu som sa dopracovala časom. Dnes už zámerne nechávam v inboxe zopár neprečítaných správ – ako taký tréning trpezlivosti a dôvery, že svet sa nezrúti, keď niečo ostane chvíľu nevybavené. A ja tiež nie.

Čo hovoríte na trend nastavovania automatických odpovedí v emaile aj počas dňa? Môže to pomôcť psychickej pohode?

Jednoznačne – tento trend má veľký potenciál znížiť psychický tlak, ktorý pramení z neustálej dostupnosti. Automatická správa typu „Momentálne sa venujem sústredenej práci, ozvem sa neskôr“ znižuje tlak na okamžitú reakciu a pomáha nastaviť realistické očakávania – jasne komunikuje, že sme k dispozícii, len nie okamžite. Zároveň odľahčuje vnútorný pocit, že musíme odpovedať hneď, lebo niekto čaká.

Namiesto neustáleho odbiehania od úlohy môžete s pokojom a rešpektom dať vedieť, že kolega dostane odpoveď – len o čosi neskôr, a bez toho, aby ste museli viac vysvetľovať. Takýto krok posilňuje zdravé digitálne návyky a mení spôsob, akým vnímame email – z neustáleho prerušovateľa sa stáva nástroj, ktorý rešpektuje náš rytmus. Ak sa tento prístup stane bežnou súčasťou pracovnej kultúry, výrazne tým prispieva k zníženiu mentálneho preťaženia a väčšiemu rešpektu k práci aj ľuďom.

ChatGPT mi naplánoval dovolenku, expert ju rozobral do detailu: Návrh je zrealizovateľný. No na toto vôbec nemyslel (ROZHOVOR)

Ako rozoznať, kedy ide o zdravú pracovnú morálku a kedy už o digitálne vyhorenie?

Zdravá pracovná morálka vychádza z vnútornej motivácie – do práce vkladáme energiu dobrovoľne, s jasným cieľom a pocitom zmyslu. Digitálne vyhorenie nastáva, keď sa z motivácie stane nutkanie – sme stále online, odpovedáme aj v noci, nedokážeme sa mentálne odpojiť a čoraz viac cítime únavu a frustráciu. Rozdiel často spočíva v pocite kontroly. Pri zdravej angažovanosti máme veci vo vlastných rukách. Pri vyhorení len reagujeme – automaticky, vyčerpane, bez radosti.

Ak odpovedáte na pracovné správy aj počas výletu s rodinou a nedokážete sa sústrediť na rozhovor, pravdepodobne nejde o pracovné nasadenie, ale o varovný signál. Aj strata uspokojenia z práce je ukazovateľom, že niečo nie je v poriadku. Prevenciou je jednoduchý pravidelný „check-in“: Robím to, čo naozaj chcem – alebo už len udržiavam tempo, ktoré mi nevyhovuje?

Aké dlhodobé dôsledky môže mať neustále digitálne preťaženie na naše fyzické a duševné zdravie?

Digitálne preťaženie sa neprejaví zo dňa na deň. Začína nenápadne – ako únava, podráždenosť, nepokojný spánok či pocit, že hlava ide „na plné obrátky“ aj večer v posteli. Postupne však ovplyvňuje naše telo aj psychiku: pridávajú sa bolesti hlavy a chrbta, častejšie prechladnutia, pokles motivácie či neschopnosť sústrediť sa. Náš mozog jednoducho nie je stavaný na nepretržitý prúd podnetov, notifikácií a mikrorozhodnutí.

Čo pomáha? Pár jednoduchých pravidiel digitálnej psychohygieny:

Technológie sú skvelý sluha, ale zlý pán. Digitálny svet si vždy nájde cestu k vám – otázka je, kedy mu vy určíte hranice. Aj obrazovky si zaslúžia pauzu. A vy ešte viac.

Čítajte viac z kategórie: Rozhovory